tom-dumoulin-gebruikt-spend-cloud-app

Efficiënt werken, met de Spend Cloud App

Wat vind je in deze blog?

  • Wat kan ik allemaal met de Spend Cloud App?
  • Is zo’n app iets voor mij?
  • Hoe kan ik aan de slag met de Spend Cloud App?
  • Veelgestelde vragen

De administratie in je broekzak

Werken op een desktop is voor veel administratieve handelingen erg prettig, omdat je werkt met één of meer grotere schermen. Daarmee ben je wel gebonden aan een vaste plek. De flexibiliteit van een smartphone geeft je de vrijheid om overal jouw taken uit te voeren. Die vrijheid kan veel efficiëntie geven wanneer veel van jouw administratieve handelingen kunnen worden uitgevoerd in de Spend Cloud App. 

We zijn steeds meer bezig met onze smartphone, privé en zakelijk. Sommige dingen gaan nou eenmaal makkelijker op een telefoon. Stel je bent bij de kassa boodschappen voor een cliënt of lunch met een klant aan het afrekenen. Hoe eenvoudig is het om die kosten direct te verantwoorden door een foto van het bonnetje te maken? Je hoeft het bonnetje niet meer te bewaren, je vergeet je declaratie niet in te dienen en je bent er veel minder tijd aan kwijt.

Wat kan ik allemaal met de Spend Cloud App?

De Spend Cloud bestaat uit Factuurverwerking, Inkoop, Contractmanagement, Kas & Pas, Declareren en Spend Analytics. Niet alle modules zijn beschikbaar in de app, omdat een aantal toepassingen niet praktisch zijn voor mobiel gebruik. De visie van onze app is gericht op eindgebruikers. Dat betekent dat niet alle functionaliteiten uit de webversie relevant zijn in de app.

Medewerkers kunnen met de app bijvoorbeeld...

Facturen beoordelen

Wanneer medewerkers bestellingen doen, kun je zowel in de webversie als op een telefoon of gedeelde tablet bijvoorbeeld, de factuur van die bestelling inzien. Dan kun je het met een paar klikken controleren en goedkeuren. In de app zijn alleen facturen waarbij je een actie moet uitvoeren voor jou zichtbaar. Zo blijft het overzicht duidelijk, zelfs op een kleiner scherm.

Inkooporders beoordelen

Een deel van het inkoopproces kan worden afgehandeld in de app. Zo kunnen hier bestellingen worden beoordeeld en kunnen medewerkers die de bestellingen binnenkrijgen deze in de Spend Cloud App registreren als ‘ontvangen’. Een medewerker kan dus bij de deur naast een ontvangen pakket direct een foto maken van de pakbon om deze toe te voegen aan de order en deze registreren als geleverd.

Declaraties indienen

Je kunt aankopen declareren in de Spend Cloud module Declareren. Vanuit de app kun je gemakkelijk een foto van een bon maken en de declaratie versturen.

Aankopen doen met slimme betaalpassen

Als je gebruik maakt van de Spend Cloud module Kas & Pas, zie je gedane uitgaven met jouw slimme bankpas real-time terug in de desktopversie en de app. Deze uitgaven kun je in de app direct verantwoorden (wederom bijvoorbeeld met een foto van een bon). 

Daarnaast kun je met de module Kas & Pas een periode afsluiten en een kastelling doen in de app.

André Koolwijk

teamleider financiële administratie bij Prisma

“De app is een fijne toevoeging aan het systeem, omdat zorgmedewerkers mobiel moeten zijn. Je maakt een foto van het bonnetje en klaar is Kees. Transacties zijn binnen 5 minuten te verwerken en medewerkers zijn binnen een week gewend.”

Meer over hoe zorgorganisatie Prisma met de Spend Cloud werkt, lees je in de Purchase to Pay case, de Kas & Pas case en de Factuurverwerking case

Reiskostenvergoeding

In de Spend Cloud module Declareren wordt reiskostenvergoeding automatisch berekend, net als de onkostendeclaratie met een bon. Je voert de vertreklocatie en de plaats van bestemming in en de app rekent automatisch uit hoeveel kilometer er vergoed zal worden. Verder wordt de datum automatisch ingevuld en hoef je alleen een omschrijving van de kosten in te vullen. 

Reiskostenvergoedingen aanvragen wordt nog makkelijker met het adresboek dat medewerkers zelf kunnen bijhouden. Zo kan je veelbezochte plaatsen meteen aanklikken in plaats van dat het hele adres ingetypt hoeft te worden. 

Kortom: declaraties liggen in drie simpele stappen bij de juiste leidinggevende. 

Is zo’n app wel iets voor mij?

Voor deze vraag geven we het woord graag aan onze klanten. 

“Heel fijn dat ik niet meer hoef in te loggen via de computer. Bij elke uitgave die ik doe, maak ik een foto van het bonnetje en kan hij daarna de prullenbak in. Mijn portemonnee is behoorlijk afgevallen nu er geen bonnenverzameling meer in zit” – Francien Bastiaanse, destijds controller bij Sensire. 

“Zelfs wanneer medewerkers geen telefoon van Prisma hebben, verkiezen ze altijd het installeren van de app boven de dikke portemonnee vol met bonnetjes” – André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma.

Ik wil aan de slag met de Spend Cloud App!

Ik heb een vraag...

Staat jouw vraag hier niet tussen? Neem dan contact op met de supportafdeling

V: Moet ik gebruik maken van minstens één Spend Cloud module voordat ik de app kan gebruiken?

A: Ja, de app werkt alleen in combinatie met de Spend Cloud. Heb je nog geen Spend Cloud module, maar ben je wel geïnteresseerd? Neem dan contact met ons op en vraag eventueel een gratis vrijblijvende demo aan. 

V: Is de app gratis?

A: Ja, te downloaden in de App Store en in de Playstore

V: Hoe lang duurt het implementatietraject van de app?

A: De app is direct beschikbaar. Het zal alleen tijd kosten om je medewerkers te instrueren over het gebruik van de app. Hiervoor kun je ook terecht in de Spend Cloud Portal waarin instructies zijn terug te vinden over het installatie proces van de app, voor het eerst inloggen en diverse andere processen. 

V: Kan er per organisatie met één app verantwoord worden?

A: Ja, je kunt bijvoorbeeld een tablet per locatie aanhouden waar meerdere gebruikers op kunnen inloggen. Daarmee kun je dan alle bonnetjes scannen. Medewerkers hebben een persoonlijke inlog, dus wordt alles netjes geregistreerd onder hun eigen account. Zij zien dus bijvoorbeeld alleen de passen die in hun account beschikbaar zijn gesteld.   

V: Wat als je een bon krijgt zonder BTW, zoals bij bol.com? Kun je die met de app verantwoorden?

A: Ja, je kan de orderbevestiging uploaden die je later per mail toegestuurd krijgt. 

V: Kun je alleen verantwoorden via de app of ook via desktop?

A: Het kan met allebei, maar de app is mobieler, dus wordt vaker gebruikt door onze klanten om te verantwoorden. De uitwisseling van gegevens tussen onze app en webversie is real-time. Uitgaven die je in de app verantwoord, zijn direct zichtbaar in web en andersom.

Meer informatie over de Spend Cloud (App)?

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!

Ik wil een demo

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *