Digitale factuurverwerking

Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is een tijdrovend en foutgevoelig proces waarin het overzicht makkelijk uit het oog wordt verloren.

Met de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud, automatiseer je dit arbeidsintensieve proces en krijg je inzicht, overzicht en controle over je factuurverwerking.

De voordelen van digitale factuurverwerking

  • Facturen nooit meer kwijtraken

Door het digitaliseren van de factuurverwerking heb je nooit meer moeite met het achterhalen waar een factuur zich ter goedkeuring bevindt. De Spend Cloud legt elke stap vast, hierdoor is ook de audit trail altijd in zijn geheel terug te volgen.
  • Je vermindert het aantal handmatige handelingen en de doorlooptijd

Door het automatiseren van het fiatteringsproces, minimaliseer je het aantal handmatige handelingen dat medewerkers moeten uitvoeren. Hiermee maximaliseer je het overzicht en verkort je de doorlooptijd van facturen drastisch. Facturen komen automatisch bij de juiste budgethouder terecht, die facturen met één klik kan beoordelen om nog meer tijd te besparen.

  • Ook beoordelen met de Spend Cloud app

Facturen kunnen via de app of desktop beoordeeld worden. Ook de reminders wanneer acties niet tijdig ondernomen worden, werken op diverse devices.

  • XML-facturen versturen via het PEPPOL-netwerk

Naast een integratie met meer dan vijftig ERP-systemen, koppelt de Spend Cloud ook met het PEPPOL-netwerk.

Meer informatie over digitale factuur verwerking?

3-weg-matching, Hoe werkt de digitale factuurverwerking, en de opbouw van tarieven vind je in de factsheet.

Digitale factuurverwerking, hoe werkt het?

1. Ontvangen

Het automatiseren en digitaliseren begint bij de ontvangst van de facturen. Papieren facturen kunnen worden ingescand, digitale- (PDF) en elektronische facturen (UBL, XML, PEPPOL) kunnen direct worden verwerkt. Op deze manier zul je inkomende facturen niet meer kwijtraken omdat deze nu geregistreerd staan in het systeem.

2. Herkennen/Coderen
De Spend Cloud herkent en codeert de facturen automatisch, hierdoor is het niet meer nodig deze handeling handmatig uit te voeren en wordt de foutgevoeligheid sterk verminderd.
3. Workflow
Na het controleren van de factuur komt deze, door middel van de vooraf ingestelde workflow, automatisch bij de juiste budgethouder terecht. Hier komt een kracht van de Spend Cloud naar voren, de software is namelijk gemaakt om zo min mogelijk gebruikt te hoeven worden. Dankzij de verschillende opties kan de automatische factuurverwerking eenvoudig op maat worden ingericht, zodat deze volledig aansluit op de manier waarop facturen binnen jouw bedrijf worden verwerkt.
4. Beoordelen

Digitale factuurverwerking zorgt ervoor dat ook de beoordeling van facturen eenvoudig en inzichtelijk wordt. Zo zien alle betrokkenen bij wie de factuur beoordeling afwacht, en ontvangt de budgethouder een reminder indien de beoordeling niet tijdig gebeurt. 

Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement wordt de beoordeling al bij het inkoopproces gedaan, hierdoor gaat de factuur na stap 2 geheel automatisch door naar de betaling (stap 5).

5. Betalen

Na de laatste goedkeuring is de factuur gereed voor betaling in het financiële pakket. Voor een nauwkeurige verwerking is het belangrijk dat de informatie-uitwisseling tussen pakketten één-op-één verloopt. Daarom heeft ProActive een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.

Meer informatie over digitale factuur verwerking?

3-weg-matching, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer. Bekijk alle kenmerken van onze digitale factuurverwerkingsmodule in de factsheet. 

Eén Spend Cloud, 5 modules

pijl_links pijl_rechts

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Lees meer over de Spend Cloud
pijl_links pijl_rechts

Inkoop

De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop
pijl_links pijl_rechts

Factuurverwerking

Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Factuurverwerking
pijl_links pijl_rechts

Contractmanagement

Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Contractmanagement
pijl_links pijl_rechts

Kas & Pas

Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas
pijl_links pijl_rechts

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Download de factsheet

Meer informatie over digitale factuur verwerking?

3-weg-matching, Hoe werkt de digitale factuurverwerking, en de opbouw van tarieven vind je in de factsheet.