Digitale factuurverwerking
Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is een tijdrovend en foutgevoelig proces waarin het overzicht makkelijk uit het oog wordt verloren.
Met de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud, automatiseer je dit arbeidsintensieve proces en krijg je inzicht, overzicht en controle over je factuurverwerking.
De voordelen van digitale factuurverwerking
-
Facturen nooit meer kwijtraken
Door het digitaliseren van de factuurverwerking kun je eenvoudig achterhalen waar een factuur zich ter goedkeuring bevindt. De Spend Cloud legt elke stap vast, hierdoor is ook de audit trail altijd in zijn geheel terug te volgen.
-
Je vermindert het aantal handmatige handelingen en de doorlooptijd
Door het automatiseren van het fiatteringsproces, minimaliseer je het aantal handmatige handelingen dat medewerkers moeten uitvoeren. Hiermee maximaliseer je het overzicht en verkort je de doorlooptijd van facturen drastisch. Facturen komen automatisch bij de juiste budgethouder terecht, die facturen met één klik kan beoordelen om nog meer tijd te besparen.
- Ook beoordelen met de Spend Cloud app
Facturen kunnen via de app of desktop beoordeeld worden. Ook de reminders wanneer acties niet tijdig ondernomen worden, werken op diverse devices.
- XML-facturen versturen via het PEPPOL-netwerk
Naast een integratie met meer dan vijftig ERP-systemen, koppelt de Spend Cloud ook met het PEPPOL-netwerk.
3-weg-matching, Hoe werkt de digitale factuurverwerking, en de opbouw van tarieven vind je in de factsheet.
Digitale factuurverwerking, hoe werkt het?
1. Ontvangen
Het automatiseren en digitaliseren begint bij de ontvangst van de facturen. Papieren facturen kunnen worden ingescand, digitale- (PDF) en elektronische facturen (UBL, XML, PEPPOL) kunnen direct worden verwerkt. Op deze manier zul je inkomende facturen niet meer kwijtraken omdat deze nu geregistreerd staan in het systeem.
2. Herkennen/Coderen
De Spend Cloud herkent en codeert de facturen automatisch. Hierdoor is het niet meer nodig deze handeling handmatig uit te voeren. Daarme wordt de foutgevoeligheid sterk verminderd.
3. Workflow
Na het controleren van de factuur gaat deze via de vooraf ingestelde workflow automatisch bij de juiste budgethouder. Hier komt een kracht van de Spend Cloud naar voren. De software is namelijk gemaakt om zo min mogelijk gebruikt te hoeven worden. Dankzij de verschillende opties kan de automatische factuurverwerking eenvoudig op maat worden ingericht. Zo sluit deze volledig aan op de manier waarop facturen binnen jouw bedrijf worden verwerkt.
4. Beoordelen
Digitale factuurverwerking zorgt ervoor dat ook de beoordeling van facturen eenvoudig en inzichtelijk wordt. Zo zien alle betrokkenen bij wie de factuur beoordeling afwacht. De budgethouder ontvangt een reminder indien de beoordeling niet tijdig gebeurt.
Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement wordt de beoordeling al bij het inkoopproces gedaan, hierdoor gaat de factuur na stap 2 geheel automatisch door naar de betaling (stap 5).
5. Betalen
Na de laatste goedkeuring is de factuur gereed voor betaling in het financiële pakket. Voor een nauwkeurige verwerking is het belangrijk dat de informatie-uitwisseling tussen pakketten één-op-één verloopt. Daarom heeft ProActive een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.
Benieuwd hoe we jouw factuurverwerkingsdata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.
Meer informatie over digitale factuurverwerking?
3-weg-matching, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer. Bekijk alle kenmerken van onze digitale factuurverwerkingsmodule in de factsheet.
Eén Spend Cloud, 5 modules
Inkoop
Factuurverwerking
Contractmanagement
Kas & Pas
Onkostendeclaraties
Spend Cloud
De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.
Lees meer over de Spend Cloud
Inkoop
De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Inkoop
Factuurverwerking
Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Factuurverwerking
Contractmanagement
Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Contractmanagement
Kas & Pas
Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.
Lees meer over Kas & Pas
Onkostendeclaraties
De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.
Lees meer over OnkostendeclaratiesDownload de factsheet
Meer informatie over digitale factuur verwerking?
3-weg-matching, Hoe werkt de digitale factuurverwerking, en de opbouw van tarieven vind je in de factsheet.
