Digitale factuurverwerking

Bespaar 1.000 uur per jaar aan handmatig werk met de Spend Cloud! 

Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is een tijdrovend en foutgevoelig proces waarin het overzicht makkelijk uit het oog wordt verloren. Met digitale factuurverwerking van de Spend Cloud, automatiseer je dit arbeidsintensieve proces en krijg je inzicht, overzicht en controle.

De voordelen van digitale factuurverwerking

Door het digitaliseren van factuurverwerking kun je eenvoudig zien waar een factuur zich ter goedkeuring bevindt. De Spend Cloud legt elke stap vast, hierdoor is de audit trail altijd terug te volgen.

Door het automatiseren van het fiatteringsproces, minimaliseer je het aantal handmatige handelingen dat medewerkers moeten uitvoeren. Facturen komen automatisch bij de juiste budgethouder terecht, die facturen met één klik kan beoordelen om nog meer tijd te besparen.

Facturen kunnen via de app of desktop beoordeeld worden. Ook de reminders wanneer acties niet tijdig ondernomen worden, werken op diverse devices.

Naast een integratie met meer dan vijftig ERP-systemen, koppelt de Spend Cloud ook met het PEPPOL-netwerk.

Ontvang de factsheet direct!

Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!

Digitale factuurverwerking, hoe werkt het?

1. Ontvangen

Het automatiseren en digitaliseren begint bij de ontvangst van de facturen. Papieren facturen kunnen worden ingescand, digitale- en elektronische facturen kunnen direct worden verwerkt. 

2. Herkennen/Coderen

De Spend Cloud herkent en codeert de facturen automatisch. 

3. Workflow

Na het controleren van de factuur gaat deze via de vooraf ingestelde workflow automatisch naar de juiste budgethouder. 

4. Beoordelen

Alle betrokkenen zien bij wie de factuur beoordeling afwacht. De budgethouder ontvangt een reminder indien de beoordeling niet tijdig gebeurt. 

5. Betalen

Na de laatste goedkeuring is de factuur gereed voor betaling in het financiële pakket. De Spend Cloud heeft een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.

1. Ontvangen

Het automatiseren en digitaliseren begint bij de ontvangst van de facturen. Papieren facturen kunnen worden ingescand, digitale- (PDF) en elektronische facturen (UBL, XML, PEPPOL) kunnen direct worden verwerkt. Op deze manier zul je inkomende facturen niet meer kwijtraken omdat deze nu geregistreerd staan in het systeem.

2. Herkennen/Coderen

De Spend Cloud herkent en codeert de facturen automatisch. Hierdoor is het niet meer nodig deze handeling handmatig uit te voeren. Daarmee wordt de foutgevoeligheid sterk verminderd.

3. Workflow

Na het controleren van de factuur gaat deze via de vooraf ingestelde workflow automatisch bij de juiste budgethouder. Hier komt een kracht van de Spend Cloud naar voren. De software is namelijk gemaakt om zo min mogelijk gebruikt te hoeven worden. Dankzij de verschillende opties kan de automatische factuurverwerking eenvoudig op maat worden ingericht. Zo sluit deze volledig aan op de manier waarop facturen binnen jouw bedrijf worden verwerkt.

4. Beoordelen

Digitale factuurverwerking zorgt ervoor dat ook de beoordeling van facturen eenvoudig en inzichtelijk wordt. Zo zien alle betrokkenen bij wie de factuur beoordeling afwacht. De budgethouder ontvangt een reminder indien de beoordeling niet tijdig gebeurt. 

Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement wordt de beoordeling al bij het inkoopproces gedaan, hierdoor gaat de factuur na stap 2 geheel automatisch door naar de betaling (stap 5).

5. Betalen

Na de laatste goedkeuring is de factuur gereed voor betaling in het financiële pakket. Voor een nauwkeurige verwerking is het belangrijk dat de informatie-uitwisseling tussen pakketten één-op-één verloopt. Daarom heeft de Spend Cloud een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.

Benieuwd hoe we jouw factuurverwerkingsdata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Ontvang de factsheet direct!

Alle voordelen van de Spend Cloud Cards van Kas & Pas voor zowel medewerkers als Finance vind je in de factsheet.

Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie? 

Eén Spend Cloud, 5 modules

pijl_links pijl_rechts

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Lees meer over de Spend Cloud
pijl_links pijl_rechts

Inkoop

De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop
pijl_links pijl_rechts

Factuurverwerking

Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Factuurverwerking
pijl_links pijl_rechts

Contractmanagement

Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Contractmanagement
pijl_links pijl_rechts

Kas & Pas

Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas
pijl_links pijl_rechts

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Klantervaringen:

Centraal Museum - Klaas den Boer
“Het systeem zit logisch in elkaar. Daardoor is de acceptatie bij gebruikers erg goed.”
Bekijk de case
Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen - Monique van de Haar
“Dankzij de rapportages kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar.”
Bekijk de case
LUMICKS - Vito Havik
“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, dus we kunnen blijven groeien terwijl we de uren die we aan administratie besteden, terugbrengen. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.”
Bekijk de case
Previous
Next
LUMICKS - Vito Havik
“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, dus we kunnen blijven groeien terwijl we de uren die we aan administratie besteden, terugbrengen. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.”
Bekijk de case
Stadsschouwburg Utrecht -Joost Kok
“Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug!”
Bekijk de case
Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen - Monique van de Haar
“Dankzij de rapportages kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar.”
Bekijk de case
Previous
Next

Meer informatie over digitale factuurverwerking?

Ontvang de factsheet direct!

Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!