Digitale factuurverwerking

Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is een tijdrovend en foutgevoelig proces waarin het overzicht makkelijk uit het oog wordt verloren.

De oplossing is eenvoudig met de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud, hiermee automatiseer je dit arbeidsintensieve proces en krijg je inzicht, overzicht en controle over je factuurverwerking.

Voordelen van digitale factuurverwerking

Je raakt facturen nooit meer kwijt

door het digitaliseren van de factuurverwerking heb je nooit meer moeite met het achterhalen waar een factuur zich ter goedkeuring bevindt. De Spend Cloud legt elke stap vast, hierdoor is ook de audit trail altijd in zijn geheel terug te volgen.

Je minimaliseert het aantal handmatige handelingen

door het automatiseren van het fiatteringsproces minimaliseer je het aantal handmatige handelingen en maximaliseer je het overzicht.

De doorlooptijd wordt drastisch verkort

facturen komen automatisch bij de juiste budgethouder terecht. Deze kan facturen eenvoudig met één klik via app of desktop goedkeuren en ontvangt tevens een reminder wanneer de beoordeling niet tijdig gebeurt.

Integratie met vrijwel alle financiële pakketten

Kas & Pas betekent niet dat er alleen met pin kan worden betaald. Of jouw organisatie klaar is voor geheel cashless werken of nog veel kasgeld in omloop heeft, voor elk stadium biedt Kas & Pas de oplossing. Alle zakelijke uitgaven belanden direct in één overzicht ongeacht de betaalmethode.

 

Digitale factuurverwerking, hoe werkt het?

1. Ontvangen

Het automatiseren en digitaliseren begint bij de ontvangst van de facturen. Papieren facturen kunnen worden ingescand, digitale- (PDF) en elektronische facturen (UBL, XML, PEPPOL) kunnen direct worden verwerkt. Op deze manier zul je inkomende facturen niet meer kwijtraken omdat deze nu geregistreerd staan in het systeem.

2. Herkennen/Coderen

De Spend Cloud herkent en codeert de facturen automatisch, hierdoor is het niet meer nodig deze handeling handmatig uit te voeren en wordt de foutgevoeligheid sterk verminderd.

3. Workflow

Na het controleren van de factuur komt deze, door middel van de vooraf ingestelde workflow, automatisch bij de juiste budgethouder terecht. Hier komt een kracht van de Spend Cloud naar voren, de software is namelijk gemaakt om zo min mogelijk gebruikt te hoeven worden. Dankzij de verschillende opties kan de automatische factuurverwerking eenvoudig op maat worden ingericht, zodat deze volledig aansluit op de manier waarop facturen binnen jouw bedrijf worden verwerkt.

4. Beoordelen

Digitale factuurverwerking zorgt ervoor dat ook de beoordeling van facturen eenvoudig en inzichtelijk wordt. Zo zien alle betrokkenen bij wie de factuur beoordeling afwacht, en ontvangt de budgethouder een reminder indien de beoordeling niet tijdig gebeurt.

Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement wordt de beoordeling al bij het inkoopproces gedaan, hierdoor gaat de factuur na stap 2 geheel automatisch door naar de betaling (stap 5).

5. Betalen

Na de laatste goedkeuring is de factuur gereed voor betaling in het financiële pakket. Voor een nauwkeurige verwerking is het belangrijk dat de informatie-uitwisseling tussen pakketten één-op-één verloopt. Daarom heeft ProActive een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.

Factuurverwerking in de Spend Cloud

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Inkoop

Inkoop is een belangrijke uitgavenstroom en daarmee onderdeel van de Spend Cloud. De module Inkoop geeft controle over het bestelgedrag en stroomlijnt het inkoopproces, zo wordt dit proces voor alle betrokkenen eenvoudig en overzichtelijk. Door de modules Inkoop, Factuurverwerking en Contractmanagement te combineren krijg je in één Spend Cloud controle over het hele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop

Factuurverwerking

De module Factuurverwerking is onderdeel van de Spend Cloud. Door deze digitale factuurverwerking krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door een combinatie van de modules Factuurverwerking, Inkoop en Contractmanagement is het mogelijk om het gehele Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud te beheren.

Lees meer over Factuurverwerking

Contractmanagement

De module Contractmanagement is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ook worden ongewenste contractverlengingen voorkomen. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking zorgt ervoor dat het volledige Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud kan worden beheerd.

Lees meer over Contractmanagement

Kas & Pas

De module Kas & Pas is onderdeel van de Spend Cloud. Bij de module Kas & Pas maakt de organisatie gebruik van volledig zelf te beheren betaalpassen. Hierdoor wordt het beheren van de zakelijke uitgaven van medewerkers eenvoudig en overzichtelijk. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules kunnen de volledige uitgavenstromen van de organisatie in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt declareren binnen de organisatie een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties