Of het gaat om het realiseren van kostenbesparingen, het verbeteren van werkprocessen, het verkrijgen van overzicht op alle zakelijke uitgaven binnen uw organisatie, of het vergroten van de waarde van uw afdeling. U bent op deze pagina voor een oplossing voor een uitdaging. Onderaan vindt u verschillende uitdagingen, oplossingen en klantcases waar wij dit resultaat eerder hebben geboekt.
Factuurverwerking
Er wordt onnodig veel tijd besteed aan het verwerken van inkoopfacturen. De handmatige werkmethode an sich kost al te veel tijd. Vaak blijven facturen ook nog eens lang op het bureau liggen van degene die fiat moet geven. Soms verdwijnen ze zelfs daarvandaan.
Door het proces te digitaliseren, tackelt u al deze problemen in één klap. Na digitale ontvangst, of scan van een papieren factuur, legt de Spend Cloud elke stap vast, zodat u de audit trail te allen tijde terug kunt volgen.
De challenge:
Factuurverwerking kan een tijdrovende klus zijn. De uitdaging zit erin om in een zo kort mogelijke tijd fiat te krijgen van iedereen die op het procuratieschema staat. En dat dan ook in de juiste volgorde.
Impact:
Onze spend cloud digitaliseert de factuurverwerking en automatiseert het fiatteringsproces. Dit minimaliseert de handmatige handelingen, maximaliseert het overzicht en zorgt voor een drastische vermindering van de doorlooptijd.
Aanpak:
Het begint altijd met kijken naar uw huidige werkwijze. Hoe ontvangt u uw facturen, papier of digitaal? Hoe verloopt de interne verspreiding? En hoe is de procuratie geregeld?
Wat zijn kortetermijndoelstellingen en waar wilt u op de lange termijn naartoe? Als dit duidelijk is, kunnen wij over op het maken van een gezamenlijke planning en kan de implementatie van start.
Download factsheet
In de factsheet vindt u een stappenplan waarin wordt uitgelegd hoe de functionaliteit werkt: ontvangen, herkennen, coderen, workflow, beoordelen en betalen.
In de praktijk:
Eden Hotels had met 20 hotels en 45.000 inkomende facturen op jaarbasis last van veel te lange doorlooptijden. Er kwamen te veel fouten voor, dus ook veel correcties. En dat allemaal omdat de verwerking van de documentenstroom niet efficiënt was ingericht. Met het digitaliseren van het volledige proces vanaf inkoop tot aan de betaling, wilden ze op tijd en kosten besparen. Na een uitvoerig pakketselectietraject bleek ProActive het beste aan te sluiten op de eisen en wensen.
Facturen zeer snel terug te vinden
De eerste stap naar een volledig gedigitaliseerd purchase to pay proces was het digitaliseren van inkoopfacturen. ProActive Factuurverwerking werd eerst 6 weken proefgedraaid in 5 hotels. De nieuwe werkwijze werd direct als prettig ervaren. Bovendien waren de eerste voordelen direct zichtbaar; minder facturen kwijt, minder fouten tijdens het boeken en een snellere, geautomatiseerde workflow. De allergrootste tijdsbesparing wordt behaald uit het terugzoeken en verwerken van facturen.
Om een nog grotere efficiencyslag te slaan heeft Eden Hotels met de top 15 leveranciers afgesproken facturen enkel digitaal via de postbus te ontvangen. Dat heeft ervoor gezorgd dat 90% van de facturen digitaal worden ontvangen en deze dus nóg sneller kunnen worden verwerkt in ProActive.
Factuurmatching
Nadat de module Factuurverwerking in de gehele organisatie was uitgerold, was het tijd voor de volgende stap: namelijk het stroomlijnen van het inkoopproces door middel van ProActive Inkoop. Het mooie van ProActive is dat beide processen, factuurverwerking en inkoop, met elkaar worden verbonden. Het systeem signaleert en matcht inkomende facturen automatisch met de bijbehorende, goedgekeurde inkooporder en de levering. Deze worden vervolgens automatisch afgeboekt en klaargezet voor betaling. Voorheen moesten de medewerkers papieren inkooporders en facturen in archiefkasten terugzoeken om deze te controleren. Nu wordt dit automatisch door ProActive opgevangen. Dat scheelt enorm veel tijd!
Samenwerking voelt als partnership
Joost Peeperkorn concludeert: “Dankzij ProActive is er meer borging van het proces, alles wordt namelijk digitaal vastgelegd. Daarnaast zijn wij erg tevreden over de door ProActive geboden service. Lopende zaken worden zeer snel en accuraat opgepakt. ProActive doet hun naam eer aan!”
Zelf zien hoe het werkt?
Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.
Referentiebezoek inplannen
