Software voor eenvoudig declareren
Declareren is in veel organisaties een foutgevoelig en arbeidsintensief proces. Ingewikkelde declaratieformulieren, onduidelijkheid over wie de declaratie dient te beoordelen en lang moeten wachten op goedkeuring.
Door digitaal te declareren wordt dit proces eenvoudig en overzichtelijk.
De voordelen van declaratiesoftware
De voordelen van declaratie-software
-
Eenvoudig indienen met de app
Door gebruik te maken van de app kunnen medewerkers na aankoop direct een foto van de bon maken en de declaratie indienen. Daarnaast is er geen administratieve kennis nodig om de gemaakte onkosten te declareren.
-
Kilometers automatisch declareren
Door je route in te voeren kun je direct je kilometers declareren. Aan de hand van de vooraf ingestelde kilometervergoeding worden de onkosten berekend.
-
Met één klik beoordelen
Door de vooraf ingestelde workflow komen declaraties automatisch bij de juiste persoon. De beoordelaar kan de declaratie met slechts één klik beoordelen, ook ontvangt deze een herinnering mocht er niet op tijd actie worden ondernomen.
-
Declaraties raken nooit meer kwijt
Alle declaraties zijn eenvoudig terug te vinden in het digitaal archief.
Ontvang de factsheet direct!
De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.
Digitaal declareren, hoe werkt het?
1. Invoeren
Via de app kunnen medewerkers een foto van de bon maken en de declaratie direct indienen.
2. Verzenden / beoordelen
De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar voor akkoord.
3. Controleren
Afhankelijk van het beleid van de organisatie:
- Controleert de administratie de declaraties
- Of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële systeem voor betaling.
4. Inzien
Declaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft.
1. Invoeren
Digitaal declareren begint bij het invoeren van de declaratie. Dit is heel eenvoudig. Geen ingewikkelde declaratieformulieren, maar een systeem met verschillende duidelijke opties. Via de app kunnen medewerkers een foto van de bon maken en de declaratie direct indienen. Ook wordt gebruik gemaakt van herkenbare opties voor kostensoorten. Dit zorgt ervoor dat medewerker bij het indienen geen enkele administratieve kennis nodig hebben. Op de achtergrond zal de declaratiesoftware de kosten aan de juiste grootboekrekening toekennen.
2. Verzenden/beoordelen
Aan de hand van de vooraf ingestelde workflow komen declaraties na verzending automatisch bij de juiste beoordelaar terecht. De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar voor akkoord. Indien de beoordelaar niet op tijd actie onderneemt, krijgt deze een herinnering. De werknemer kan al deze stappen volgen en ziet bij wie de declaratie op akkoord wacht.
3. Controleren
Afhankelijk van het beleid van de organisatie:
- Controleert de administratie de declaraties
- Of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële systeem voor betaling.
4. Inzien
Declaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft. Ook heeft de administratie hier inzage in de voortgangsrapportages waarbij te zien is hoe lang leidinggevenden doen over de beoordeling.
Benieuwd hoe we jouw declaratiedata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.
Ontvang de factsheet direct!
De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.
Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie?
Eén Spend Cloud
Spend Cloud
Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen, terwijl Finance controle over uitgaven heeft. Spend Cloud Cards zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.
Maak het declaratieproces gebruiksvriendelijk en behapbaar. Combineer declaratiesoftware en slimme Spend Cloud Cards zodat medewerkers tijd besparen die ze aan kerntaken kunnen besteden. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.
‘Het nieuwe declareren’. Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan. Meer vrijheid voor medewerkers, meer controle over uitgaven voor Finance.
Klaar voor een gebruiksvriendelijk declaratieproces, gecombineerd met betaalpassen?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Advanced maak je gebruik van factuurverwerking- én inkoopsoftware. Dat geeft je de zekerheid van 3-way matching, controle over bestelgedrag, een gestroomlijnd inkoopproces en bestelopties bij 200+ webshops.
Benieuwd hoe contractmanagement software kan bijdragen?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerking software.
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.
Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?
Met Purchase to Pay Advanced perfectioneer je het volledige Purchase to Pay-proces door geavanceerde factuurverwerking en contractmanagement te integreren. Profiteer van kunstmatige intelligentie voor snelle boekingsvoorstellen en gestructureerd contractbeheer om ongewenste verlengingen te voorkomen.
Deze allesomvattende oplossing biedt een geconsolideerde Spend Cloud-omgeving, waarmee je niet alleen de efficiëntie optimaliseert, maar ook kosten strategisch beheert.
Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.
Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.
De Spend Cloud is jouw ultieme spend assistent. Eén digitale omgeving voor alle uitgaven van jouw organisatie. Van het gehele Purchase to Pay proces tot slimme betaalpassen voor medewerkers.
Klik hier op de verschillende onderdelen om meer over de Spend Cloud te ontdekken.
Ontvang de factsheet direct!
De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.