Software voor eenvoudig declareren
Declareren is in veel organisaties een foutgevoelig en arbeidsintensief proces. Ingewikkelde declaratieformulieren, onduidelijkheid over wie de declaratie dient te beoordelen en lang moeten wachten op goedkeuring.
Door digitaal te declareren wordt dit proces eenvoudig en overzichtelijk.
De voordelen van declaratiesoftware
De voordelen van declaratie-software
-
Eenvoudig indienen met de app
Door gebruik te maken van de app kunnen medewerkers na aankoop direct een foto van de bon maken en de declaratie indienen. Daarnaast is er geen administratieve kennis nodig om de gemaakte onkosten te declareren.
-
Kilometers automatisch declareren
Door je route in te voeren kun je direct je kilometers declareren. Aan de hand van de vooraf ingestelde kilometervergoeding worden de onkosten berekend.
-
Met één klik beoordelen
Door de vooraf ingestelde workflow komen declaraties automatisch bij de juiste persoon. De beoordelaar kan de declaratie met slechts één klik beoordelen, ook ontvangt deze een herinnering mocht er niet op tijd actie worden ondernomen.
-
Declaraties raken nooit meer kwijt
Alle declaraties zijn eenvoudig terug te vinden in het digitaal archief.
Ontvang de factsheet direct!
De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.
Digitaal declareren, hoe werkt het?
1. Invoeren
Via de app kunnen medewerkers een foto van de bon maken en de declaratie direct indienen.
2. Verzenden / beoordelen
De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar voor akkoord.
3. Controleren
Afhankelijk van het beleid van de organisatie:
- Controleert de administratie de declaraties
- Of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële systeem voor betaling.
4. Inzien
Declaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft.
1. Invoeren
Digitaal declareren begint bij het invoeren van de declaratie, dit is heel eenvoudig. Geen ingewikkelde declaratieformulieren maar een systeem met verschillende duidelijke opties. Via de app kunnen medewerkers een foto van de bon maken en de declaratie direct. indienen. Ook wordt gebruik gemaakt van herkenbare opties voor kostensoorten, dit zorgt ervoor dat medewerker bij het indienen geen enkele administratieve kennis nodig hebben. Op de achtergrond zal de declaratiesoftware de kosten aan de juiste grootboekrekening toekennen.
2. Verzenden/beoordelen
Aan de hand van de vooraf ingestelde workflow komen declaraties na verzending automatisch bij de juiste beoordelaar terecht. De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar voor akkoord. Indien de beoordelaar niet op tijd actie onderneemt, krijgt deze een herinnering. De werknemer kan al deze stappen volgen en ziet bij wie de declaratie op akkoord wacht.
3. Controleren
Afhankelijk van het beleid van de organisatie:
- Controleert de administratie de declaraties
- Of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële systeem voor betaling.
4. Inzien
Declaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft. Ook heeft de administratie hier inzage in de voortgangsrapportages waarbij te zien is hoe lang leidinggevenden doen over de beoordeling.
Benieuwd hoe we jouw declaratiedata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.
Ontvang de factsheet direct!
De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.
Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie?
Eén Spend Cloud, 5 modules
Spend Cloud
De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.
Lees meer over de Spend Cloud
Factuurverwerking
Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Factuurverwerking
Inkoop
De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Inkoop
Contractmanagement
Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Contractmanagement
Kas & Pas
Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.
Lees meer over Kas & Pas
Declareren
De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.
Lees meer over Declareren
Ontvang de factsheet direct!
De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.
