Declaratiesoftware

Declareren is in veel organisaties een foutgevoelig en arbeidsintensief proces. Ingewikkelde declaratieformulieren, onduidelijkheid over wie de declaratie dient te beoordelen en lang moeten wachten op goedkeuring. Het kan zelfs gebeuren dat een declaratie kwijtraakt. De declaratiesoftware van de Spend Cloud is dé oplossing voor deze veel voorkomende problemen, door digitaal te declareren wordt dit proces eenvoudig en overzichtelijk.

Onkostendeclaraties in de Spend Cloud

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Inkoop

Inkoop is een belangrijke uitgavenstroom en daarmee onderdeel van de Spend Cloud. De module Inkoop geeft controle over het bestelgedrag en stroomlijnt het inkoopproces, zo wordt dit proces voor alle betrokkenen eenvoudig en overzichtelijk. Door de modules Inkoop, Factuurverwerking en Contractmanagement te combineren krijg je in één Spend Cloud controle over het hele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop

Factuurverwerking

De module Factuurverwerking is onderdeel van de Spend Cloud. Door deze digitale factuurverwerking krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door een combinatie van de modules Factuurverwerking, Inkoop en Contractmanagement is het mogelijk om het gehele Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud te beheren.

Lees meer over Factuurverwerking

Contractmanagement

De module Contractmanagement is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, en worden ongewenste contractverlengingen voorkomen. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking zorgt ervoor dat het volledige Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud kan worden beheerd.

Lees meer over Contractmanagement

Kas & Pas

De module Kas & Pas is onderdeel van de Spend Cloud. Bij de module Kas & Pas maakt de organisatie gebruik van volledig zelf te beheren betaalpassen. Hierdoor wordt het beheren van de zakelijke uitgaven van medewerkers eenvoudig en overzichtelijk. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules kunnen de volledige uitgavenstromen van de organisatie in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt declareren binnen de organisatie een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Voordelen van declaratiesoftware

  • Declaraties zeer eenvoudig in te dienen: door gebruik te maken van de app kunnen medewerkers na aankoop direct een foto van de bon maken en de declaratie indienen. Daarnaast is er geen enkele administratieve kennis nodig om de gemaakte onkosten te declareren.
  • Declaraties met één klik te beoordelen: door de vooraf ingesteld workflow komen declaraties automatisch bij de juiste persoon terecht. De beoordelaar kan de declaratie met slechts één klik beoordelen, ook ontvangt deze een herinnering mocht er niet op tijd actie worden ondernomen.
  • Ook kilometers eenvoudig te declareren: door je route in te voeren kun je in de declaratiesoftware direct je kilometers declareren. Aan de hand van de vooraf ingestelde kilometervergoeding worden de onkosten berekend.
  • Declaraties raken nooit meer kwijt: door digitaal te declareren zijn declaraties altijd terug te vinden in het digitaal archief.

Digitaal declareren, hoe werkt het?

1. Invoeren
Digitaal declareren begint bij het invoeren van de declaratie, dit is heel eenvoudig. Geen ingewikkelde declaratieformulieren maar een systeem met verschillende duidelijke opties. Via de app kunnen medewerkers een foto van de bon maken en de declaratie direct. indienen. Ook wordt gebruik gemaakt van herkenbare opties voor kostensoorten, dit zorgt ervoor dat medewerker bij het indienen geen enkele administratieve kennis nodig hebben. Op de achtergrond zal de declaratiesoftware de kosten aan de juiste grootboekrekening toekennen.

2. Verzenden/beoordelen
Aan de hand van de vooraf ingestelde workflow komen declaraties na verzending automatisch bij de juiste beoordelaar terecht. De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar voor akkoord. Indien de beoordelaar niet op tijd actie onderneemt, krijgt deze een herinnering. De werknemer kan al deze stappen volgen en ziet bij wie de declaratie op akkoord wacht.

3. Controleren
Afhankelijk van het beleid van de organisatie, controleert de administratie de declaraties, of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële pakket voor betaling.

4. Inzien
Declaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft. Ook heeft de administratie hier inzage in de voortgangsrapportages waarbij te zien is hoe lang leidinggevenden doen over de beoordeling.

Benieuwd wat de declaratiesoftware van de Spend Cloud voor jou kan betekenen?

Neem contact op


  • Heeft u een support vraag? U kunt deze via onze Support pagina indienen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Eén Spend Cloud voor alle uitgaven

Door de verschillende modules in één Spend Cloud te combineren krijg je volledige controle over alle zakelijke uitgaven.

Bekijk de volledige Spend Cloud