Wat is

je uitdaging?

Of het nou gaat om het realiseren van kostenbesparingen, het verbeteren van werkprocessen, het verkrijgen van overzicht op alle zakelijke uitgaven binnen jullie organisatie, of het vergroten van de waarde van je afdeling. Je bent op deze pagina voor een oplossing. Onderaan vind je verschillende uitdagingen, oplossingen en klantcases waar wij dit resultaat eerder hebben geboekt.

Contractmanagement

Een ongewenste contractverlenging kan je alleen voorkomen als je de einddatum van alle lopende contracten binnen de organisatie kent. Dat is moeilijk als deze verspreid zijn over meerdere locaties. Met de Spend Cloud heb je overal, op elk gewenst tijdstip, inzage in al de contracten. Ook signaleert de Spend Cloud wanneer de einddatum nadert. Het enige dat jij hoeft te doen, is vervolgstappen nemen.

Bekijk alle features

De challenge:

De best mogelijke deal sluiten is een uitdaging op zich. Na het afsluiten van een contract, is het hebben van de best mogelijke deal alleen feitelijk als je het contract uitnut. Maar dat is moeilijk als de contracten over meerdere kantoren verspreid zijn.

Bij het naderen van de einddatum is het de bedoeling om te kijken of dit nog de beste deal is, maar dat kan natuurlijk alleen als je weet dat die einddatum nadert.

Impact:

In onze spend cloud digitaliseer je al jullie contracten en koppel je daar direct een einddatum aan. Zo ontvang je op tijd een seintje om het contract opnieuw onder de loep te nemen. Doordat er ook betaalverplichtingen aan gekoppeld zijn, zie je precies hoe de uitnutting van het contract verloopt.

En omdat de contracten in een digitaal archief zijn opgeslagen, kunnen alle belanghebbenden ze eenvoudig vinden.

Aanpak:

Hoeveel contracten hebben jullie nu? Waar zijn deze gelegen? Wie heeft toegang tot welke contracten? Is dat vanwege een bepaalde rol die vaker voorkomt binnen de organisatie? Met de antwoorden op deze vragen wordt de spend cloud ingericht, zodat al jullie contracten digitaal benaderbaar zijn voor degenen die daar belang bij hebben.

Download factsheet

In de factsheet vind je een stappenplan waarin wordt uitgelegd hoe de functionaliteit werkt: toevoegen, registreren, beoordelen, archiveren, signaleren en actie.

Download

In de praktijk:

Bink kinderopvang heeft met 40 locaties voor kinderdagverblijf, peuteropvang en buitenschoolse opvang ook 40 locaties om contracten te bewaren. Met deze verspreiding was het opzoeken van een contract een helse klus. Zij werken al sinds 2006 met de functionaliteit Kas & Pas voor kleinschalige uitgaven en factuurverwerking. Toen de tijd rijp was, kwam daar contractmanagement bij.

Geïntegreerd systeem
De combinatie tussen Kas & Pas, Factuurverwerking en Contractmanagement biedt het voordeel dat het systeem direct een link legt tussen een inkoopfactuur en het bijbehorende contract. Budgethouders die de factuur moeten beoordelen hebben dan ook inzage in het onderliggende contract. Dit komt de inhoudelijke controle op afspraken over de facturering ten goede.

Digitaal contractbeheer
André Kok, manager Financiën: “Het opzoeken van een oud contract is met ProActive Contractbeheer een stuk minder tijdrovend. Op basis van een aantal selectiecriteria is direct inzichtelijk welke contracten er zijn afgesloten. Een bijkomend voordeel is dat het allemaal via het internet gaat. Al onze medewerkers hebben, waar ze ook zijn, altijd toegang tot de contracten!”

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag langs of verzorgen een online demonstratie. Of als de voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

 

Referentiebezoek inplannen