Wat is

uw uitdaging?

Of het gaat om het realiseren van kostenbesparingen, het verbeteren van werkprocessen, het verkrijgen van overzicht op alle zakelijke uitgaven binnen uw organisatie, of het vergroten van de waarde van uw afdeling. U bent op deze pagina voor een oplossing voor een uitdaging. Onderaan vindt u verschillende uitdagingen, oplossingen en klantcases waar wij dit resultaat eerder hebben geboekt.

Contractmanagement

Een ongewenste contractverlenging kunt u alleen voorkomen als u de einddatum van alle lopende contracten binnen uw organisatie kent. Dat is moeilijk als deze verspreid zijn over meerdere locaties. Met de Spend Cloud heeft u overal, op elk gewenst tijdstip inzage in al uw contracten. Ook signaleert de Spend Cloud wanneer de einddatum nadert. Het enige dat u hoeft te doen, is vervolgstappen nemen.

Bekijk alle features

De challenge:

De best mogelijke deal sluiten is een uitdaging op zich. Na het afsluiten van een contract, is het hebben van de best mogelijke deal alleen feitelijk als u het contract uitnut. Maar dat is moeilijk als u meerdere contracten over meerdere kantoren verspreid heeft.

Bij het naderen van de einddatum is het de bedoeling om te kijken of dit nog de beste deal is, maar dat kan natuurlijk alleen als u weet dat die einddatum nadert.

Impact:

In onze spend cloud digitaliseert u al uw contracten en koppelt u daar direct een einddatum, zodat u op tijd een seintje vangt om het contract opnieuw onder de loep te nemen. Doordat er ook betaalverplichtingen aan gekoppeld zijn, ziet u precies hoe de uitnutting van het contract verloopt.

En omdat de contracten in een digitaal archief zijn opgeslagen, kunnen alle belanghebbenden ze eenvoudig vinden.

Aanpak:

Hoeveel contracten heeft u nu? Waar zijn deze gelegen? Wie heeft toegang tot welke contracten? Is dat vanwege een bepaalde rol die vaker voorkomt binnen uw organisatie? Met de antwoorden op deze vragen wordt de spend cloud ingericht, zodat al uw contracten digitaal benaderbaar zijn voor

Download factsheet

In de factsheet vindt u een stappenplan waarin wordt uitgelegd hoe de functionaliteit werkt: toevoegen, registreren, beoordelen, archiveren, signaleren en actie.

Download

In de praktijk:

Bink kinderopvang heeft met 40 locaties voor kinderdagverblijf, peuteropvang en buitenschoolse opvang ook 40 locaties om contracten te bewaren. Met deze verspreiding was het opzoeken van een contract een helse klus. Zij werken al sinds 2006 met de functionaliteit voor kleinschalige uitgaven en factuurverwerking. Toen de tijd rijp was, kwam daar contractmanagement bij.

Geïntegreerd systeem
Dit biedt het voordeel dat het systeem direct een link legt tussen een inkoopfactuur en het bijbehorende contract. Budgethouders die de factuur moeten beoordelen hebben dan ook inzage in het onderliggende contract. Dit komt de inhoudelijke controle op afspraken over de facturering ten goede.

Digitaal contractbeheer
André Kok, manager Financiën: “Het opzoeken van een oud contract is met ProActive Contractbeheer een stuk minder tijdrovend. Op basis van een aantal selectiecriteria is direct inzichtelijk welke contracten er zijn afgesloten. Een bijkomend voordeel is dat het allemaal via het internet gaat. Al onze medewerkers hebben, waar ze ook zijn, altijd toegang tot de contracten!”

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen