Contractmanagement software

Er zijn contracten afgesloten met leveranciers, na verloop van tijd wil je kijken of een leverancier nog steeds de beste voorwaarden heeft maar je bent te laat om het contract op te zeggen. Ook voor de administratie is het lastig om alle contracten bij te houden, de contracten liggen over meerdere locaties verspreid en zijn vaak moeilijk te achterhalen. Kortom, het managen van contracten kan een onoverzichtelijke taak zijn. Met de contractmanagement software van de Spend Cloud heb je vanaf nu direct inzicht en overzicht over alle contracten.

 

Contractmanagement in de Spend Cloud

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Inkoop

Inkoop is een belangrijke uitgavenstroom en daarmee onderdeel van de Spend Cloud. De module Inkoop geeft controle over het bestelgedrag en stroomlijnt het inkoopproces, zo wordt dit proces voor alle betrokkenen eenvoudig en overzichtelijk. Door de modules Inkoop, Factuurverwerking en Contractmanagement te combineren krijg je in één Spend Cloud controle over het hele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop

Factuurverwerking

De module Factuurverwerking is onderdeel van de Spend Cloud. Door deze digitale factuurverwerking krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door een combinatie van de modules Factuurverwerking, Inkoop en Contractmanagement is het mogelijk om het gehele Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud te beheren.

Lees meer over Factuurverwerking

Contractmanagement

De module Contractmanagement is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, en worden ongewenste contractverlengingen voorkomen. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking zorgt ervoor dat het volledige Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud kan worden beheerd.

Lees meer over Contractmanagement

Kas & Pas

De module Kas & Pas is onderdeel van de Spend Cloud. Bij de module Kas & Pas maakt de organisatie gebruik van volledig zelf te beheren betaalpassen. Hierdoor wordt het beheren van de zakelijke uitgaven van medewerkers eenvoudig en overzichtelijk. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules kunnen de volledige uitgavenstromen van de organisatie in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt declareren binnen de organisatie een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Voordelen van contractmanagement software

 

  • Nooit meer te laat om aflopende contracten te wijzigen: de contractverantwoordelijke krijgt automatisch een melding als een contract binnenkort komt te vervallen, dit betekent je nooit meer voor onnodige kosten door een ongewenste contractverlengingen komt te staan.
  • Direct inzicht en overzicht over alle contracten: door gebruik te maken van de contractmanagement software is het nooit meer lastig te achterhalen waar een contract zich bevindt, alle contracten zijn vanaf nu eenvoudig terug te vinden in het digitale archief.

Contractmanagement software hoe werkt het?

1. Toevoegen
Digitale contracten kunnen door de administratie direct worden toegevoegd, papieren contracten kunnen worden ingescand. In het geval een contract wordt ingescand neemt de contractmanagement software de basisgegevens via slimme tekstherkenning (OCR) over. Alle contracten worden op deze manier uniform geregistreerd.

2. Registreren
Tijdens het registreren deelt de administratie groepen in, deze groepen zijn gebaseerd op afdeling, functie of locatie. Hierdoor is het heel eenvoudig om zowel bestaande als nieuwe medewerkers in één keer toegang te geven tot meerdere contracten.

3. Beoordelen/Archiveren
Na de registratie van een contract komt deze automatisch bij de contractverantwoordelijke terecht, deze verifieert de door de administratie ingevoerde gegevens. Indien de gegevens correct zijn, gaat het contract automatisch het digitale archief in. Medewerkers die toegang hebben tot het contract kunnen deze op titel of einddatum, maar ook specifieker op bijvoorbeeld crediteur of contractverantwoordelijke, opzoeken in het digitale archief.

4. Signaleren/Actie
De contractmanagement software maakt automatisch een overzicht van de contracten die binnenkort komen te vervallen. Op het ingesteld actiemoment stuurt de software een melding naar de contractverantwoordelijke, zodat deze nooit te laat is om een contract voor de verlengdatum te wijzigen. Vervolgens wordt vastgelegd of en welke actie ondernomen is.

Benieuwd wat de module Contractmanagement van de Spend Cloud voor jou kan betekenen?

Neem contact op

Eén Spend Cloud voor alle uitgaven

Door de verschillende modules in één Spend Cloud te combineren krijg je volledige controle over alle zakelijke uitgaven.

Bekijk de volledige Spend Cloud