Case Zorggroep Sint Maarten – Purchase to Pay

“Met de Spend Cloud zijn we steeds meer in control op het inkoopproces,” vertelt Charelle Hassing, adviseur inkoop bij Zorggroep Sint Maarten.

Ze werkt al sinds de implementatie van de module Inkoop bij de zorgorganisatie met 16 vestigingen, meer dan 2600 medewerkers en 1400 vrijwilligers. Charelle was dan ook intensief betrokken bij de implementatie van de inkoopsoftware in 2017. 

Zorgorganisatie-ouderenzorg

Inmiddels werkt Zorggroep Sint Maarten met het gehele Purchase to Pay proces binnen de Spend Cloud. Hoe heeft de Spend Cloud invloed gehad op het professionaliseren van hun inkoopproces?

Hoe werkte Zorggroep Sint Maarten voor de Spend Cloud?

“We kunnen ons haast niet meer voorstellen dat wij inkooporders maakten via spreadsheets en verstuurden via de mail. Of dat al onze bestellers werkten met losse accounts voor verschillende leveranciers,” zegt Charelle. “Denk ook aan AO/IC-criteria van accountants, daar moet je aan kunnen voldoen. Die criteria zijn van belang zodat je als inkoop én als gehele organisatie in control bent. In de Spend Cloud hebben we dit proces goed kunnen regelen. De software biedt ons de mogelijkheid en borging omtrent functiescheiding, formalisatie en direct inzicht in bestelbevoegdheid binnen de organisatie. Daarmee hebben we ook de borging en inrichting van het procuratiereglement op orde. De digitale transformatie van ons inkoopproces heeft ons geholpen het inkoopproces verder te professionaliseren.”

Zorggroep Sint Maarten heeft in 2014 Spend Cloud Factuurverwerking geïmplementeerd. In 2017 was Inkoop aan de beurt en Contractmanagement en Spend Analytics volgden. “We hebben toentertijd gekozen om ook Inkoop in de Spend Cloud vorm te geven, omdat we al werkten met Factuurverwerking en daar tevreden over waren. Toen we zochten naar een inkoopsysteem, keken we hoe de samenwerking tussen factuurverwerking en inkoop zou verlopen. We wilden inkooporders namelijk matchen aan facturen. Dit doet de Spend Cloud nu voor ons, zodat de procuratiehouders het niet meer hoeven te doen. Daarmee hebben we het proces als het ware omgedraaid. Bij leveranciers waar wij inkopen doen op basis van inkooporders, wordt automatisch goedkeuring gegeven op inkooporders uitgaande van een drempelbedrag. Dit in plaats van dat er achteraf goedkeuring wordt gegeven op een factuur. Dat proces verloopt erg goed in de Spend Cloud.”

3 way matching in de Spend Cloud

Door ook het proces van leveringen registreren in de Spend Cloud in te richten, werkt Zorggroep Sint Maarten zelfs met 3 way matching. “Ook 3 way matching met de Spend Cloud werkt goed. Het proces stagneert soms bij het binnenmelden en dat komt vaak door een menselijke factor. Daarin en in het omgaan met afwijkende facturen maken we verbeterstappen. Bij drie leveranciers hebben we ondertussen het hele proces geautomatiseerd, dat werkt echt top. Die mate van stroomlijnen hadden we graag eerder gehad.”

Hoe verliep de implementatie van Purchase to Pay met de Spend Cloud?

“De samenwerking met Visma | ProActive is goed, vrij intensief ook. Tijdens de implementatie en het constant verbeteren van onze processen, hebben we interessante gesprekken gehad met ontwikkelaars en met customer success manager Jasper. We hebben het bijvoorbeeld gehad over de innovatieve OCI-koppelingen die eraan komen. Dat zijn ontwikkelingen die we graag zien en waar we mee aan de slag willen. Het is mooi dat Visma | ProActive doorontwikkelt en iets doet met onze wensen en feedback,” zegt Charelle. 

Daar is onder andere accountmanager Gerjan het helemaal mee eens. Hij ziet Zorggroep Sint Maarten als een vooruitstrevend groep die graag meedenkt. “Charelle is erg kritisch en heeft een drive om het systeem goed te laten werken. Dat is mooi om te zien. Het is altijd een uitdaging als je medewerkers vanaf 0 moet meenemen in het werken met software, maar Zorggroep Sint Maarten is ontzettend ver gekomen. Top dat ze ook zelf achter nieuwe Spend Cloud functionaliteiten aan gaan.”

Spend Cloud Portal en contact met de supportafdeling

Ook het contact met de Visma | ProActive supportafdeling vindt Charelle prettig. “Het is fijn dat de Spend Cloud Portal er is voor wensen en instructies, maar als je er echt niet uitkomt, staat de supportafdeling altijd voor je daar. Dat is erg prettig en ik neem dan ook graag contact met ze op. De Spend Cloud is precies op onze werkwijze afgestemd, dus het is fijn dat een support consultant diepgaand advies kan geven. Die heeft dan het overzicht van hoe alles in elkaar steekt. Het is ook een stukje ontzorging, erg prettig als je het applicatiebeheer van de Spend Cloud naast je andere taken moet doen.”

Hoe is het om nu met Purchase to Pay van de Spend Cloud te werken?

Factuurverwerking en Inkoop steken al goed in elkaar en ook Contractmanagement werkt steeds beter voor Zorggroep Sint Maarten. “Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt goed. XML-facturen zijn echt een uitkomst. We hebben al naar het PEPPOL-netwerk gegeken. Dat is misschien interessant voor de toekomst. Ook is het mooi dat je met de Contractmanagement module een overzicht hebt van alle contracten en dat je kunt instellen wie welke contract in mag zien. Daarnaast is het erg prettig dat we jaarlijks een optimalisatie rapport ontvangen over hoe we de Spend Cloud nog beter kunnen inzetten. Dat heeft ons geholpen het mutatiebeleid beter in te steken en daarmee het functioneel applicatiebeheer te verbeteren.” 

Wat Charelle een van de grootste voordelen van werken met de Spend Cloud vindt? “De software biedt managementinformatie en real-time informatie over openstaande orders waar je anders geen zicht op hebt. De Spend Cloud zorgt écht voor controle over je inkoopprocessen.”

“Werken met Purchase to Pay van de Spend Cloud gaat goed. Het is een mooi product dat zich steeds verder ontwikkelt. Dat is zeker een voordeel. Er zijn nog genoeg kansen om te blijven verbeteren, dus het is fijn dat ik wensen kan indienen in de Spend Cloud Portal om de software te optimaliseren. Daar wordt ook echt wat mee gedaan en dat is prettig. Daarnaast zie ik ook vooruitgang in hoe Visma | ProActive zich ontwikkeld heeft.”

“De Spend Cloud helpt je inkoopproces te professionaliseren”

Voorheen werkte Zorggroep Sint Maarten met verschillende accounts en inloggegevens voor diverse leveranciers. “Nu heeft de organisatie met de Spend Cloud de volledige controle over wie wat waar koopt en werken in één systeem. We konden onder andere professionaliseren, omdat we onze inkoopprocessen opnieuw hebben bekeken. Als afdeling inkoop zijn wij verantwoordelijk voor een groot beïnvloedbaar inkoopvolume waarop gestuurd kan worden. Wij kennen een gecoördineerd inkoop model. Dat wil zeggen dat wij centraal de contracten sluiten en de bestelprocessen zoveel als mogelijk decentraal beleggen. Dit doen wij echter wel bij onze centrale bestellers met specifieke aandachtsgebieden op locatie. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om beter te sturen op productkennis wat ten goede komt aan de kwaliteit van zorg. Onze medewerkers staan in direct contact met de cliënten en weten als geen ander welke behoeftes er spelen. Deze informatie komt nu beter bij ons terug, omdat je veel dichter bij de bestellers staat. Ook voor hun is het prettig dat alles in één Spend Cloud omgeving te vinden is.”

Hoe werkt Inkoop van de Spend Cloud voor zorgmedewerkers?

We zijn als Visma | ProActive continu bezig om de software gebruiksvriendelijker te maken. Daar denken organisaties zoals Zorggroep Sint Maarten gelukkig graag over mee. Wij werken waar nodig met een eigen assortiment, maar het liefst gebruiken we OCI-koppelingen. Die werken gewoon perfect, want je hebt meteen geen applicatiebeheer meer in prijzen doorvoeren en aanpassen.” Het hebben van een OCI-koppeling bij grote leveranciers is dan ook een must geworden. Zorggroep Sint Maarten werkt niet voor niets met meer dan 21 OCI-koppelingen!

Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Wat heeft Zorggroep Sint Maarten met Purchase to Pay bereikt?

Kosten besparen door foutjes voorkomen

De aanleiding voor deze case was dat Charelle bijvoorbeeld opmerkte dat er wel eens kosten werden gefactureerd die niet conform afspraak waren, zoals verzendkosten. De Spend Cloud geeft hier inzicht in en dat is informatie die je kunt gebruiken om te bepalen welke afspraken met leveranciers nog gemaakt kunnen worden. En je kunt controleren of ze ook worden nageleefd. Er kan dan namelijk niet ongezien meer gefactureerd worden dan is afgesproken op de inkooporder. “Nu is de kans dat er een foutieve factuur tussendoor glipt veel kleiner,” vertelt Charelle. “We zijn nu veel meer in control over of hetgeen dat we hebben afgesproken ook zo gefactureerd wordt. Processen zijn transparanter geworden. Onze prijsafspraken zijn niet altijd bekend bij degene die flatteert en ook dat hebben we nu ondervangen. Alle data hebben we nu zelf ook in plaats van dat het alleen bij de leverancier duidelijk is. Dat betekent dat we veel meer kunnen minder afhankelijk zijn. Daarnaast biedt Spend Analytics de mogelijkheid om op basis van data gefundeerde keuzes te maken. Dit geeft bijvoorbeeld inzicht in je ABC-leveranciers.”

Charelle Hassing

Adviseur inkoop bij Zorggroep Sint Maarten

“Als er op een paar facturen een verkeerde prijs staat, kan het best oplopen hoeveel kosten we uiteindelijk besparen met het inzicht dat de Spend Cloud creëert.”

Prettigere samenwerking met leveranciers

Indirect is Zorggroep Sint Maarten ook actiever gaan samenwerken met leveranciers. “We zien nu meteen als er iets niet klopt in de afname of in facturen. We hebben inzicht in de snelheid van handelen en leveren. Met die data kunnen we een gesprek aangaan met leveranciers. Ook dankzij OCI webshop koppelingen is onze samenwerking met leveranciers intensiever geworden. We hebben meer connecties met medewerkers daar en betere relaties. Dat is een mooie bijkomstigheid.”

Benieuwd wat Purchase to Pay voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem contact op of vraag een online demo aan. We laten de kracht van de Spend Cloud graag live zien! Meer informatie over Purchase to Pay met de Spend Cloud vind je op de Purchase to Pay pagina en ook op de losse modulepagina’s: Factuurverwerking, Inkoop en Contractmanagement.

Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jou kan betekenen?