Software voor duidelijke inkoopprocessen

Software voor duidelijke inkoop-processen

Een inkoopproces is foutgevoelig en brengt voor de betrokkenen vaak een hoop onduidelijkheid met zich mee. Pas bij de factuurverwerking komt men er vaak achter dat het inkoopbeleid niet goed is nageleefd.

De inkoopsoftware van de Spend Cloud automatiseert dit proces waardoor het voor alle betrokkenen eenvoudig, overzichtelijk en duidelijk wordt.

Hero-image-medewerker-gebruikt-spend-cloud-inkoop-om-pakket-te-registreren

De voordelen van inkoopsoftware

Vooraf het bestelbedrag, de artikelen en de leveranciers instellen waar medewerkers mogen inkopen. Zo wordt het fiatteringsproces naar voren gehaald en het inkoopbeleid automatisch nageleefd.

Medewerkers kunnen eenvoudig bestellen bij de ingestelde leveranciers. Met een geavanceerde webshopkoppeling kun je die order na het bestellen nog aanpassen. Ben je een pot pindakaas vergeten? Dan voeg je die real-time toe bij de geplaatste order. Budgethouders kunnen met één druk op de knop via app of desktop fiatteren.

Door de combinatie met de module Factuurverwerking wordt de factuur door middel van 3 way matching automatisch herkend en goedgekeurd. Zo ontstaat een nog efficiënter Purchase to Pay proces.Wist je dat we ook gebruik maken van kunstmatige intelligentie zoals Autosuggest om het proces te versnellen? 

De analyse functionaliteit is gekoppeld aan de leveranciers, zo maak je eenvoudig analyses van het inkoopproces. De top 25 leveranciers op basis van inkoopvolume of de inkoopcijfers per productgroep zijn slechts voorbeelden van analyses die binnen deze functionaliteit te maken zijn.

Ontvang de factsheet direct!

Catalogusmanagement, de meer dan 200 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.

Inkoopmanagement, hoe werkt het?

1. Samenstellen

Vooraf bepaal je het bestelbedrag, de artikelen en bij welke leverancier medewerkers mogen inkopen.
Medewerkers krijgen zo drie manieren om een order samen te stellen:

  1. In de webshop van de leverancier via een geavanceerde OCI punchout koppeling
  2. Uit de interne catalogus
  3. Op een vrij bestelformulier

2. Akkoord

 In de inkoopsoftware wordt van te voren aangegeven welke orders een akkoord vereisen, deze komen vervolgens automatisch bij de juiste persoon terecht.

3. Plaatsing

Na het akkoord wordt de bestelling automatisch bij de leverancier geplaatst. Wil je na het moment van bestellen nog iets aanpassen? Dan kan dat direct in de Spend Cloud via de geavanceerde webshopkoppeling.

4. Controle

Na controle of de volledig bestelling daadwerkelijk is geleverd, wordt deze geregistreerd in de Spend Cloud. 

5. 3-way-matching

De Spend Cloud checkt of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.

1. Samenstellen

Vooraf bepaal je het bestelbedrag, de artikelen en bij welke leverancier medewerkers mogen inkopen.
Medewerkers krijgen zo drie manieren om via de inkoopsoftware een order samen te stellen:

  1. In de webshop van de leverancier In de webshop van de leverancier via een geavanceerde OCI punchout koppeling
  2. Uit de interne catalogus
  3. Op een vrij bestelformulier

2. Akkoord

Bij bestellingen in de webshops van leveranciers of uit de interne catalogus zien medewerkers alleen artikelen waarvoor zij gerechtigd zijn. Zo worden de inkoopafspraken automatisch nageleefd en is controle voor deze bestellingen niet nodig. In de inkoopsoftware wordt van te voren aangegeven welke orders een akkoord vereisen, deze komen vervolgens automatisch bij de juiste persoon terecht.

3. Plaatsing

Na het akkoord wordt de bestelling automatisch bij de leverancier geplaatst. Wil je na het moment van bestellen nog iets aanpassen? Dan kan dat direct in de Spend Cloud via de geavanceerde webshopkoppeling.

4. Controle

De orderstatus is continu te raadplegen door de besteller en geautoriseerde collega’s. Na controle of de volledig bestelling daadwerkelijk is geleverd, wordt deze geregistreerd in de Spend Cloud. Dan kan de factuur verder worden verwerkt.

5. 3-way-matching

In combinatie met de module Factuurverwerking vindt vervolgens 3 way matching plaats. De Spend Cloud checkt of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.

Benieuwd hoe we jouw inkoopdata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Ontvang de factsheet direct!

Catalogusmanagement, de meer dan 200 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.

Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie? 

Eén Spend Cloud

Spend Cloud
Spend Cloud Cards

Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen, terwijl Finance controle over uitgaven heeft. Spend Cloud Cards zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.

Declareren

Maak het declaratieproces gebruiksvriendelijk en behapbaar. Combineer declaratiesoftware en slimme Spend Cloud Cards zodat medewerkers tijd besparen die ze aan kerntaken kunnen besteden. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.

Expense Pakket

‘Het nieuwe declareren’. Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan. Meer vrijheid voor medewerkers, meer controle over uitgaven voor Finance.

Klaar voor een gebruiksvriendelijk declaratieproces, gecombineerd met betaalpassen?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced maak je gebruik van factuurverwerking- én inkoopsoftware. Dat geeft je de zekerheid van 3-way matching, controle over bestelgedrag, een gestroomlijnd inkoopproces en bestelopties bij 200+ webshops.

Benieuwd hoe contractmanagement software kan bijdragen?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Inkoop

Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerking software.

Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.

Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.

Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?

Purchase to Pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced perfectioneer je het volledige Purchase to Pay-proces door geavanceerde factuurverwerking en contractmanagement te integreren. Profiteer van kunstmatige intelligentie voor snelle boekingsvoorstellen en gestructureerd contractbeheer om ongewenste verlengingen te voorkomen.

Deze allesomvattende oplossing biedt een geconsolideerde Spend Cloud-omgeving, waarmee je niet alleen de efficiëntie optimaliseert, maar ook kosten strategisch beheert.

Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.

Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.

Spend Cloud

De Spend Cloud is jouw ultieme spend assistent. Eén digitale omgeving voor alle uitgaven van jouw organisatie. Van het gehele Purchase to Pay proces tot slimme betaalpassen voor medewerkers.

Klik hier op de verschillende onderdelen om meer over de Spend Cloud te ontdekken.

Klantervaringen:

Land van Horne - Jorg Eurlings
“De match met onze werkwijze in de zorg is er gewoon. De hele procuratie zit er namelijk in en de Spend Cloud verwerkt het hele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.”
Bekijk de case
Prisma - André Koolwijk
“De meeste medewerkers waren binnen een week al enthousiast over de Spend Cloud en vaak staken ze zelfs collega’s aan.”
Bekijk de case
Welthuis - Ton van Dorp
“Zonder cursus over de Spend Cloud, kon ik alsnog direct aan het werk. Het systeem spreekt voor zich.”
Bekijk de case
Previous slide
Next slide

Ontvang de factsheet direct!

Catalogusmanagement, de meer dan 200 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.