Inkoopsoftware

Een inkoopproces is foutgevoelig en brengt voor de betrokkenen vaak een hoop onduidelijkheid met zich mee. Pas bij de factuurverwerking komt men er vaak achter dat het inkoopbeleid niet goed is nageleefd. De inkoopsoftware van de Spend Cloud automatiseert dit proces waardoor het voor alle betrokkenen eenvoudig, overzichtelijk en duidelijk wordt. De inkoop module zorgt voor een gestroomlijnd inkoopproces, waarbij fiattering voortaan vooraf plaatsvindt en onduidelijkheden in het inkoopbeleid verleden tijd zijn.

Inkoop in de Spend Cloud

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Inkoop

Inkoop is een belangrijke uitgavenstroom en daarmee onderdeel van de Spend Cloud. De module Inkoop geeft controle over het bestelgedrag en stroomlijnt het inkoopproces, zo wordt dit proces voor alle betrokkenen eenvoudig en overzichtelijk. Door de modules Inkoop, Factuurverwerking en Contractmanagement te combineren krijg je in één Spend Cloud controle over het hele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop

Factuurverwerking

De module Factuurverwerking is onderdeel van de Spend Cloud. Door deze digitale factuurverwerking krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door een combinatie van de modules Factuurverwerking, Inkoop en Contractmanagement is het mogelijk om het gehele Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud te beheren.

Lees meer over Factuurverwerking

Contractmanagement

De module Contractmanagement is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, en worden ongewenste contractverlengingen voorkomen. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking zorgt ervoor dat het volledige Purchase-to-Pay proces in één Spend Cloud kan worden beheerd.

Lees meer over Contractmanagement

Kas & Pas

De module Kas & Pas is onderdeel van de Spend Cloud. Bij de module Kas & Pas maakt de organisatie gebruik van volledig zelf te beheren betaalpassen. Hierdoor wordt het beheren van de zakelijke uitgaven van medewerkers eenvoudig en overzichtelijk. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules kunnen de volledige uitgavenstromen van de organisatie in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties is onderdeel van de Spend Cloud. Door gebruik te maken van deze module wordt declareren binnen de organisatie een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Voordelen van inkoopsoftware

  • Vooraf controle over het bestelgedrag: vooraf het bestelbedrag, de artikelen en de leveranciers instellen waar medewerkers mogen inkopen. Zo wordt het fiatteringsproces naar voren gehaald en het inkoopbeleid automatisch nageleefd.
  • Gestroomlijnd inkoopproces: medewerkers kunnen eenvoudig bestellen bij de vooraf ingestelde leveranciers. Budgethouders kunnen met één druk op de knop via app of desktop fiatteren.
  • 3 way matching: door de combinatie met de module Factuurverwerking wordt de factuur door middel van 3 way matching automatisch herkend en goedgekeurd. Zo ontstaat een nog efficiënter purchase-to-pay proces.
  • Overzichtelijke analyses van het inkoopproces: de ingebouwde analyse functionaliteit is gekoppeld aan de leveranciers, zo maak je eenvoudig analyses van het inkoopproces. De top 25 leveranciers op basis van inkoopvolume of de inkoopcijfers per productgroep zijn slechts voorbeelden van analyses die eenvoudig binnen deze functionaliteit te maken zijn.

Inkoopmanagement, hoe werkt het?

1. Samenstellen
Vooraf bepaal je het bestelbedrag, de artikelen en bij welke leverancier medewerkers mogen inkopen.

Medewerkers krijgen zo drie manieren om via de inkoopsoftware een order samen te stellen:
– In de webshop van de leverancier d.m.v. een OCI punchout koppeling
– Uit de interne catalogus
– Op een vrij bestelformulier

2. Akkoord
Bij bestellingen in de webshops van leveranciers of uit de interne catalogus zien medewerkers alleen artikelen waarvoor zij gerechtigd zijn. Zo worden de inkoopafspraken automatisch nageleefd en is controle voor deze bestellingen niet nodig. In de inkoopsoftware wordt van te voren aangegeven welke orders een akkoord vereisen, deze komen vervolgens automatisch bij de juiste persoon terecht.

3. Plaatsing
Na het akkoord wordt de bestelling automatisch bij de leverancier geplaatst.

4. Controle
De orderstatus is continu te raadplegen door de besteller en geautoriseerde collega’s. Na controle of de volledig bestelling daadwerkelijk is geleverd wordt deze geregistreerd in de Spend Cloud en kan de factuur verder worden verwerkt.

5. 3-way-matching
In combinatie met de module Factuurverwerking vindt vervolgens 3 way matching plaats.
De Spend Cloud checkt of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.

Benieuwd naar wat de inkoopsoftware van de Spend Cloud voor jou kan betekenen?

Neem contact op


  • Heeft u een support vraag? U kunt deze via onze Support pagina indienen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Eén Spend Cloud voor alle uitgaven

Door de verschillende modules in één Spend Cloud te combineren krijg je volledige controle over alle zakelijke uitgaven.

Bekijk de volledige Spend Cloud