Software voor duidelijke inkoopprocessen
Software voor duidelijke inkoop-processen
Een inkoopproces is foutgevoelig en brengt voor de betrokkenen vaak een hoop onduidelijkheid met zich mee. Pas bij de factuurverwerking komt men er vaak achter dat het inkoopbeleid niet goed is nageleefd.
De inkoopsoftware van de Spend Cloud automatiseert dit proces waardoor het voor alle betrokkenen eenvoudig, overzichtelijk en duidelijk wordt.
De voordelen van inkoopsoftware
-
Vooraf controle over het bestelgedrag
Vooraf het bestelbedrag, de artikelen en de leveranciers instellen waar medewerkers mogen inkopen. Zo wordt het fiatteringsproces naar voren gehaald en het inkoopbeleid automatisch nageleefd.
-
Gestroomlijnd inkoopproces
Medewerkers kunnen eenvoudig bestellen bij de ingestelde leveranciers. Met een geavanceerde webshopkoppeling kun je die order na het bestellen nog aanpassen. Ben je een pot pindakaas vergeten? Dan voeg je die real-time toe bij de geplaatste order. Budgethouders kunnen met één druk op de knop via app of desktop fiatteren.
-
3 way matching
Door de combinatie met de module Factuurverwerking wordt de factuur door middel van 3 way matching automatisch herkend en goedgekeurd. Zo ontstaat een nog efficiënter Purchase to Pay proces.Wist je dat we ook gebruik maken van kunstmatige intelligentie zoals Autosuggest om het proces te versnellen?
-
Overzichtelijke analyses
De analyse functionaliteit is gekoppeld aan de leveranciers, zo maak je eenvoudig analyses van het inkoopproces. De top 25 leveranciers op basis van inkoopvolume of de inkoopcijfers per productgroep zijn slechts voorbeelden van analyses die binnen deze functionaliteit te maken zijn.
Ontvang de factsheet direct!
Catalogusmanagement, de meer dan 200 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.
Inkoopmanagement, hoe werkt het?
1. Samenstellen
Vooraf bepaal je het bestelbedrag, de artikelen en bij welke leverancier medewerkers mogen inkopen.
Medewerkers krijgen zo drie manieren om een order samen te stellen:
- In de webshop van de leverancier via een geavanceerde OCI punchout koppeling
- Uit de interne catalogus
- Op een vrij bestelformulier
2. Akkoord
In de inkoopsoftware wordt van te voren aangegeven welke orders een akkoord vereisen, deze komen vervolgens automatisch bij de juiste persoon terecht.
3. Plaatsing
4. Controle
Na controle of de volledig bestelling daadwerkelijk is geleverd, wordt deze geregistreerd in de Spend Cloud.
5. 3-way-matching
De Spend Cloud checkt of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.
1. Samenstellen
Vooraf bepaal je het bestelbedrag, de artikelen en bij welke leverancier medewerkers mogen inkopen.
Medewerkers krijgen zo drie manieren om via de inkoopsoftware een order samen te stellen:
- In de webshop van de leverancier In de webshop van de leverancier via een geavanceerde OCI punchout koppeling
- Uit de interne catalogus
- Op een vrij bestelformulier
2. Akkoord
Bij bestellingen in de webshops van leveranciers of uit de interne catalogus zien medewerkers alleen artikelen waarvoor zij gerechtigd zijn. Zo worden de inkoopafspraken automatisch nageleefd en is controle voor deze bestellingen niet nodig. In de inkoopsoftware wordt van te voren aangegeven welke orders een akkoord vereisen, deze komen vervolgens automatisch bij de juiste persoon terecht.
3. Plaatsing
4. Controle
De orderstatus is continu te raadplegen door de besteller en geautoriseerde collega’s. Na controle of de volledig bestelling daadwerkelijk is geleverd, wordt deze geregistreerd in de Spend Cloud. Dan kan de factuur verder worden verwerkt.
5. 3-way-matching
In combinatie met de module Factuurverwerking vindt vervolgens 3 way matching plaats. De Spend Cloud checkt of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.
Benieuwd hoe we jouw inkoopdata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.
Ontvang de factsheet direct!
Catalogusmanagement, de meer dan 200 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.
Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie?
Eén Spend Cloud
Spend Cloud
Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen, terwijl Finance controle over uitgaven heeft. Spend Cloud Cards zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.
Maak het declaratieproces gebruiksvriendelijk en behapbaar. Combineer declaratiesoftware en slimme Spend Cloud Cards zodat medewerkers tijd besparen die ze aan kerntaken kunnen besteden. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.
‘Het nieuwe declareren’. Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan. Meer vrijheid voor medewerkers, meer controle over uitgaven voor Finance.
Klaar voor een gebruiksvriendelijk declaratieproces, gecombineerd met betaalpassen?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerkingssoftware.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Advanced maak je gebruik van factuurverwerking- én inkoopsoftware. Dat geeft je de zekerheid van 3-way matching, controle over bestelgedrag, een gestroomlijnd inkoopproces en bestelopties bij 200+ webshops.
Benieuwd hoe contractmanagementsoftware kan bijdragen?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerkingssoftware.
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerkingssoftware.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagementsoftware.
Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.
De Spend Cloud is één omgeving voor Purchase to Pay, jouw declaratieproces en slimme betaalpassen voor medewerkers. Je hebt Purchase to Pay Basic geselecteerd. Dan maak je wel gebruik van factuurverwerkingssoftware en analyses, maar nog niet van contractmanagement- en inkoopsoftware.
De Spend Cloud is één omgeving voor Purchase to Pay, jouw declaratieproces en slimme betaalpassen voor medewerkers. Je hebt Purchase to Pay Advanced geselecteerd. Dan maak je gebruik van factuurverwerking- inkoopsoftware en analyses, maar nog niet van contractmanagementsoftware.
De Spend Cloud is één omgeving voor Purchase to Pay, jouw declaratieproces en slimme betaalpassen voor medewerkers. Je hebt Purchase to Pay Professional geselecteerd. Dan koppel je het factuurverwerkings-, contractmanagement- en inkoopproces in één systeem, precies wanneer ze invloed op elkaar hebben. En je kunt analyses doen om te blijven verbeteren!
Klantervaringen:
Ontvang de factsheet direct!
Catalogusmanagement, de meer dan 200 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.
