Inkoopsoftware

Een inkoopproces is foutgevoelig en brengt voor de betrokkenen vaak een hoop onduidelijkheid met zich mee. Pas bij de factuurverwerking komt men er vaak achter dat het inkoopbeleid niet goed is nageleefd.

De inkoopsoftware van de Spend Cloud automatiseert dit proces waardoor het voor alle betrokkenen eenvoudig, overzichtelijk en duidelijk wordt.

De inkoopsoftware van de Spend Cloud automatiseert dit proces waardoor het voor alle betrokkenen eenvoudig, overzichtelijk en duidelijk wordt.

De voordelen van inkoopsoftware

  • Vooraf controle over het bestelgedrag

Vooraf het bestelbedrag, de artikelen en de leveranciers instellen waar medewerkers mogen inkopen. Zo wordt het fiatteringsproces naar voren gehaald en het inkoopbeleid automatisch nageleefd.

  • Gestroomlijnd inkoopproces

Medewerkers kunnen eenvoudig bestellen bij de vooraf ingestelde leveranciers. Budgethouders kunnen met één druk op de knop via app of desktop fiatteren.

  • 3 way matching

Door de combinatie met de module Factuurverwerking wordt de factuur door middel van 3 way matching automatisch herkend en goedgekeurd. Zo ontstaat een nog efficiënter purchase-to-pay proces.

  • Overzichtelijke analyses

De ingebouwde analyse functionaliteit is gekoppeld aan de leveranciers, zo maak je eenvoudig analyses van het inkoopproces. De top 25 leveranciers op basis van inkoopvolume of de inkoopcijfers per productgroep zijn slechts voorbeelden van analyses die eenvoudig binnen deze functionaliteit te maken zijn.

Meer informatie?

Catalogusmanagement, de meer dan 100 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.

Inkoopmanagement, hoe werkt het?

1. Samenstellen

Vooraf bepaal je het bestelbedrag, de artikelen en bij welke leverancier medewerkers mogen inkopen.
Medewerkers krijgen zo drie manieren om via de inkoopsoftware een order samen te stellen:

  1. In de webshop van de leverancier d.m.v. een OCI punchout koppeling
  2. Uit de interne catalogus
  3. Op een vrij bestelformulier
2. Akkoord

Bij bestellingen in de webshops van leveranciers of uit de interne catalogus zien medewerkers alleen artikelen waarvoor zij gerechtigd zijn. Zo worden de inkoopafspraken automatisch nageleefd en is controle voor deze bestellingen niet nodig. In de inkoopsoftware wordt van te voren aangegeven welke orders een akkoord vereisen, deze komen vervolgens automatisch bij de juiste persoon terecht.

3. Plaatsing

Na het akkoord wordt de bestelling automatisch bij de leverancier geplaatst.

 
4. Controle

De orderstatus is continu te raadplegen door de besteller en geautoriseerde collega’s. Na controle of de volledig bestelling daadwerkelijk is geleverd wordt deze geregistreerd in de Spend Cloud en kan de factuur verder worden verwerkt.

5. 3-way-matching

In combinatie met de module Factuurverwerking vindt vervolgens 3 way matching plaats. 
De Spend Cloud checkt of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.

Meer informatie over inkoopsoftware?

Catalogusmanagement, de meer dan 100 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.

Eén Spend Cloud, 5 modules

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Lees meer over de Spend Cloud

Inkoop

De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop

Factuurverwerking

Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Factuurverwerking

Contractmanagement

Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Contractmanagement

Kas & Pas

Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Download de factsheet

Meer informatie over inkoopsoftware?

Catalogusmanagement, de meer dan 100 beschikbare OCI koppelingen en nog veel meer, bekijk alle features van onze inkoopsoftware in de factsheet.