Purchase to Pay neemt zorgorganisatie Prisma werk uit handen
Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen met de Spend Cloud.
Purchase to Pay in de Spend Cloud bestaat uit de het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementprocessen. Afzonderlijk levert het digitaliseren van deze processen al een drastische vermindering in handmatige handelingen en werkdruk op. Wist je dat deze processen naadloos integreren in de Spend Cloud? Dat biedt zorgorganisatie Prisma een hoop voordelen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld efficiënter werken en houden tijd over voor kerntaken. Een naadloze koppeling zorgt zelfs voor een extra stap in optimalisatie. In dit succesverhaal lees je meer over wat Prisma precies bereikt heeft met de Spend Cloud.
Wist je dat Prisma ook gebruik maakt van slimme betaalpassen voor medewerkers? Lees verder in het Spend Cloud Card-succesverhaal.
Prisma - Inkoop en digitale Factuurverwerking
Als je werkt met 35.000 facturen per jaar en een lange lijst aan crediteuren, zoals zorgverlener Prisma, kun je het overzicht gemakkelijk verliezen. Automatiseren van het proces is dan eerder noodzakelijk dan een keuze.
“Met de juiste tools kun je voorkomen dat de ene medewerker bestelt bij bol.com en dat de andere medewerker zelf naar de winkel rijdt. Daarmee krimpt je crediteurenlijst en voorkom je willekeur,” vertelt André Koolwijk, toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma.
Wanneer je het inkoopproces wil gaan digitaliseren, automatiseren en optimaliseren, zul je vaak wat weerstand krijgen. Met alle veranderingen ervaar je vaak een zekere mate van weerstand. Dit is des te meer waar voor het inkoopproces, omdat je dan te maken hebt met een omslag in cultuur.
Teamleiders die gewend zijn zelf uit te zoeken waar ze hun bestellingen doen, worden ineens gedwongen om zich aan strengere richtlijnen te houden. Plots wordt er meer focus gelegd op het volgen van het inkoopbeleid. Daarnaast is dit een verandering die impact heeft op meerdere afdelingen. Natuurlijk zijn er altijd medewerkers die het moeilijk vinden als er dingen zijn die opeens anders gaan. Gelukkig valt het allemaal mee zodra ze eenmaal werken met nieuwe software.
Hoeveel tijd én geld ga jij besparen met Purchase to Pay?
Download de factsheet om alle voordelen van deze automatisering te bekijken!
Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen
Met Spend Cloud inkoopsoftware kun je gericht kijken naar een oplossing op maat. Je zoekt een oplossing die volledig past bij jouw organisatie en jouw behoeftes. Dan hoeft een bepaalde leverancier niet altijd de goedkoopste oplossing te zijn. Leverbetrouwbaarheid en kwaliteit kunnen opwegen tegen een iets hogere prijs. Of je kunt juist kiezen om alleen nog met lokale leveranciers een relatie aan te gaan. Denk hierbij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, maar het kan ook veel bezorgkosten schelen.
Door jouw criteria in kaart te brengen, kun je werken naar een efficiënt proces op maat. Het aanbieden van voorgeselecteerde leveranciers is daar een goed voorbeeld van.
Automatische facturen op basis van contracten
Dankzij de Spend Cloud gebruikt Prisma tegenwoordig ook 3-way matching. Het automatisch matchen van facturen, inkooporders en de geregistreerde levering. Een veelgehoorde term bij Purchase to Pay. Minder veelvoorkomend is dat in de Spend Cloud ook periodiek terugkerende (contractuele) verplichtingen heel eenvoudig automatisch kunnen worden gematcht.
“Onze energiefacturen konden heel bewerkelijk zijn. Echter, omdat we het energiecontract in de Spend Cloud hebben vastgelegd, wordt het voorschot dat we krijgen automatisch gematcht. Dat neemt veel werk uit handen. De teamleider VIF is daar ontzettend blij mee. Hij moest 160 locaties maal tot 20 adressen is 1.900+ factuurregels per maand verwerken. Dat is nu verleden tijd. Hij hoeft alleen in te grijpen bij afwijkingen en de jaarafrekening kritisch te controleren,” zegt André.
Benieuwd hoe we jouw Purchase to Pay proces kunnen optimaliseren?
Hoeveel tijd én geld ga jij besparen met Purchase to Pay?
Download de factsheet om alle voordelen van deze automatisering te bekijken!
