Purchase to Pay met de Spend Cloud

Het Purchase to Pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten, zoals een real-time geavanceerde webshopkoppeling.

Apart en als geheel hebben ze namelijk een bijzondere meerwaarde, maar wat is Purchase to Pay eigenlijk?

Hero-image-medewerker-gebruikt-laptop-voor-oci-inkopen-met-spend-cloud-purchase-to-pay

Wat betekent Purchase to Pay en wat is het Purchase to Pay proces?

Heb jij grip op alle zakelijke uitgaven? Kijk je vooraf naar verwachte kosten of alleen naar facturen die al ontvangen zijn? Vind je het belangrijk om inzicht te hebben in de huidige contractuele verplichtingen? Dan is het optimaliseren van het Purchase to Pay proces zeker interessant voor jou. 

Het Purchase to Pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten. Dit proces loopt van de inkoopaanvraag, via automatische workflows, naar gecontroleerde en goedgekeurde facturen en een betaling. Je kunt ook vanaf een contract, via automatische workflows, naar een digitale factuur en betaling. Daarnaast komt er verplichtingenadministratie bij kijken. Dit gehele Purchase to Pay proces kan nogal overweldigend zijn en daarom is de Spend Cloud een goede ondersteuning.

Het Purchase to Pay proces loopt van de inkoopaanvraag naar gecontroleerde en goedgekeurde facturen en een betaling. Je kunt ook vanaf een contract naar een digitale factuur en betaling. Daarnaast komt er verplichtingenadministratie bij kijken. Dit gehele Purchase to Pay proces kan nogal overweldigend zijn en daarom is de Spend Cloud een goede ondersteuning.

De voordelen van een digitaal Purchase to Pay proces

De Spend Cloud checkt automatisch of de inkooporder, geregistreerde levering en factuur overeenkomen. De factuur wordt met Autosuggest, zonder handmatige handelingen verwerkt. Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in jouw financiële pakket.

Je kunt facturen koppelen aan een contract. Dit geeft je een overzicht van de uitnutting van het contract. Daarnaast is het mogelijk facturen automatisch te coderen en beoordelen op basis van het bijbehorende contract en/of verplichting. Bij een match met het termijnbedrag en de contractafspraken, is goedkeuring van de factuur niet meer nodig en kan het dus automatisch verwerkt worden.

Omdat medewerkers minder handmatige handelingen uit hoeven te voeren en dus ook minder fouten maken, scheelt dit in FTE én verwerkingskosten. Daarnaast is de kans op fraude kleiner, dus dat scheelt ook weer geld!

Naast Purchase to Pay kun je met de Spend Cloud nog veel meer. Er zijn diverse analyse en rapportage mogelijkheden, maar vooral de aanvulling ‘Expense‘ is interessant. Slimme betaalpassen als het kan, declareren als het moet. Maak een einde aan declaratiegedoe! 

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Hoe werkt 3-way matching in het Purchase to Pay proces?

Order

Je stelt een aanvraag samen en maakt een order aan, bijvoorbeeld via een van de diverse OCI koppeling. Wil je na het moment van bestellen nog iets aanpassen? Dan kan dat direct in de Spend Cloud via de geavanceerde webshopkoppeling.

Levering

Je krijgt de levering binnen en registreert in de Spend Cloud of deze correct is aangekomen.

Factuur

Je ontvangt de factuur in de Spend Cloud.

Herkenning

De factuur wordt door de Spend Cloud herkend.

3-way matching

Kloppen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar? Dan verwerkt de Spend Cloud de factuur volledig automatisch en vindt de betaling plaats.

Benieuwd hoe we jouw Purchase to Pay data veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Met een gedigitaliseerd en geautomatiseerd Purchase to Pay proces weet je dus zeker dat een factuur altijd aansluit op een ontvangen bestelling, contract, inkooporder, boekingsvoorstel of aanvullende informatie. 

Order

Je stelt een aanvraag samen en maakt een order aan, bijvoorbeeld via een van de diverse OCI koppeling. Wil je na het moment van bestellen nog iets aanpassen? Dan kan dat direct in de Spend Cloud via de geavanceerde webshopkoppeling.

Levering

Je krijgt de levering binnen en registreert in de Spend Cloud of deze correct is aangekomen.

Factuur

Je ontvangt de factuur in de Spend Cloud.

Herkenning

De factuur wordt door de Spend Cloud herkend.

3-way matching

Kloppen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar? Dan verwerkt de Spend Cloud de factuur volledig automatisch en vindt de betaling plaats.

Benieuwd hoe we jouw Purchase to Pay data veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Met een gedigitaliseerd en geautomatiseerd Purchase to Pay proces weet je dus zeker dat een factuur altijd aansluit op een ontvangen bestelling, contract, inkooporder, boekingsvoorstel of aanvullende informatie. Zo maak je jouw inkoop, factuurverwerking- en contractmanagementprocessen efficiënt en eenvoudig. Alle stappen van het Purchase to Pay proces liggen vast en zijn dus duidelijk en helder voor iedereen. 

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie? 

Eén Spend Cloud

Klantervaringen:

Land van Horne - Jorg Eurlings
“De match met onze werkwijze in de zorg is er gewoon. De hele procuratie zit er namelijk in en de Spend Cloud verwerkt het hele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.”
Bekijk de case
Zorggroep Sint Maarten - Charelle Hassing
“Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt goed. XML-facturen zijn echt een uitkomst. Ook is het mooi dat je met de Contractmanagement module een overzicht hebt van alle contracten en dat je kunt instellen wie welk contract in mag zien."
Bekijk de case
LUMICKS - Vito Havik
“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, dus we kunnen blijven groeien terwijl we de uren die we aan administratie besteden, terugbrengen. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.”
Bekijk de case
Previous slide
Next slide
Land van Horne - Jorg Eurlings
“De match met onze werkwijze in de zorg is er gewoon. De hele procuratie zit er namelijk in en de Spend Cloud verwerkt het hele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.”
Bekijk de case
Zorggroep Sint Maarten - Charelle Hassing
“Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt goed. XML-facturen zijn echt een uitkomst. Ook is het mooi dat je met de Contractmanagement module een overzicht hebt van alle contracten en dat je kunt instellen wie welk contract in mag zien."
Bekijk de case
LUMICKS - Vito Havik
“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, dus we kunnen blijven groeien terwijl we de uren die we aan administratie besteden, terugbrengen. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.”
Bekijk de case
Previous slide
Next slide

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet