Purchase to Pay
met de Spend Cloud

Binnen de Spend Cloud hebben we diverse modules voor verschillende doeleinden. Het Purchase to Pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten, zoals een real-time geavanceerde webshopkoppeling.

Het Purchase to Pay proces  bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten, zoals een real-time geavanceerde webshopkoppeling.

Apart en als geheel hebben ze namelijk een bijzondere meerwaarde, maar wat is Purchase to Pay eigenlijk?

purchase-to-pay proces

Wat betekent Purchase to Pay en wat is het Purchase to Pay proces?

Heb jij grip op alle zakelijke uitgaven? Kijk je vooraf naar verwachte kosten of alleen naar facturen die al ontvangen zijn? Vind je het belangrijk om inzicht te hebben in de huidige contractuele verplichtingen? Dan is het optimaliseren van het Purchase to Pay proces zeker interessant voor jou. 

Het Purchase to Pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten. Dit proces loopt van de inkoopaanvraag, via automatische workflows, naar gecontroleerde en goedgekeurde facturen en een betaling. Je kunt ook vanaf een contract, via automatische workflows, naar een digitale factuur en betaling. Daarnaast komt er verplichtingenadministratie bij kijken. Dit gehele Purchase to Pay proces kan nogal overweldigend zijn en daarom is de Spend Cloud een goede ondersteuning.

Het Purchase to Pay proces loopt van de inkoopaanvraag naar gecontroleerde en goedgekeurde facturen en een betaling. Je kunt ook vanaf een contract naar een digitale factuur en betaling. Daarnaast komt er verplichtingenadministratie bij kijken. Dit gehele Purchase to Pay proces kan nogal overweldigend zijn en daarom is de Spend Cloud een goede ondersteuning.

De voordelen van een digitaal Purchase to Pay proces

De Spend Cloud checkt automatisch of de inkooporder, geregistreerde levering en factuur overeenkomen. De factuur wordt zonder handmatige handelingen verwerkt. Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in jouw financiële pakket.

Je kunt facturen koppelen aan een contract. Dit geeft je een overzicht van de uitnutting van het contract. Daarnaast is het mogelijk facturen automatisch te coderen en beoordelen op basis van het bijbehorende contract en/of verplichting. Bij een match met het termijnbedrag en de contractafspraken, is goedkeuring van de factuur niet meer nodig en kan het dus automatisch verwerkt worden.

Omdat medewerkers minder handmatige handelingen uit hoeven te voeren en dus ook minder fouten maken, scheelt dit in FTE én verwerkingskosten. Daarnaast is de kans op fraude kleiner, dus dat scheelt ook weer geld!

Naast Purchase to Pay kun je met de Spend Cloud nog veel meer. Er zijn diverse analyse en rapportage mogelijkheden, maar vooral de uitbreiding met de module Kas & Pas is interessant. Met de slimme betaalpassen voor medewerkers maak je eenvoudig een einde aan declaratiegedoe. Meer over Kas & Pas vind je op de Kas & Pas modulepagina.

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Hoe werkt 3-way matching in het Purchase to Pay proces?

Order

Je stelt een aanvraag samen en maakt een order aan, bijvoorbeeld via een van de diverse OCI koppeling. Wil je na het moment van bestellen nog iets aanpassen? Dan kan dat direct in de Spend Cloud via de geavanceerde webshopkoppeling.

Levering

Je krijgt de levering binnen en registreert in de Spend Cloud of deze correct is aangekomen.

Factuur

Je ontvangt de factuur in de Spend Cloud.

Herkenning

De factuur wordt door de Spend Cloud herkend.

3-way matching

Kloppen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar? Dan verwerkt de Spend Cloud de factuur volledig automatisch en vindt de betaling plaats.

Benieuwd hoe we jouw Purchase to Pay data veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Met een gedigitaliseerd en geautomatiseerd Purchase to Pay proces weet je dus zeker dat een factuur altijd aansluit op een ontvangen bestelling, contract, inkooporder, boekingsvoorstel of aanvullende informatie. 

Order

Je stelt een aanvraag samen en maakt een order aan, bijvoorbeeld via een van de diverse OCI koppeling. Wil je na het moment van bestellen nog iets aanpassen? Dan kan dat direct in de Spend Cloud via de geavanceerde webshopkoppeling.

Levering

Je krijgt de levering binnen en registreert in de Spend Cloud of deze correct is aangekomen.

Factuur

Je ontvangt de factuur in de Spend Cloud.

Herkenning

De factuur wordt door de Spend Cloud herkend.

3-way matching

Kloppen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar? Dan verwerkt de Spend Cloud de factuur volledig automatisch en vindt de betaling plaats.

Benieuwd hoe we jouw Purchase to Pay data veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Met een gedigitaliseerd en geautomatiseerd Purchase to Pay proces weet je dus zeker dat een factuur altijd aansluit op een ontvangen bestelling, contract, inkooporder, boekingsvoorstel of aanvullende informatie. Zo maak je jouw inkoop, factuurverwerking- en contractmanagementprocessen efficiënt en eenvoudig. Alle stappen van het Purchase to Pay proces liggen vast en zijn dus duidelijk en helder voor iedereen. 

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie? 

Eén Spend Cloud, 5 modules

pijl_links pijl_rechts

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Lees meer over de Spend Cloud
pijl_links pijl_rechts

Inkoop

De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop
pijl_links pijl_rechts

Factuurverwerking

Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Factuurverwerking
pijl_links pijl_rechts

Contractmanagement

Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Contractmanagement
pijl_links pijl_rechts

Kas & Pas

Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas
pijl_links pijl_rechts

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Meer informatie over Purchase to Pay?

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet