Purchase to Pay met de Spend Cloud

Touchless factuurverwerking is binnen handbereik: zonder handmatige handelingen!

Door het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces naadloos te integreren, ervaar je een unieke meerwaarde ten opzichte van de losse processen. End-to-end automatisering is dichterbij dan je denkt! Ontdek wat Spend Cloud Purchase to Pay precies inhoudt op deze pagina. 

Hero-image-medewerker-gebruikt-laptop-voor-oci-inkopen-met-spend-cloud-purchase-to-pay

Wat betekent Purchase to Pay en wat is het Purchase to Pay proces?

Heb jij grip op alle zakelijke uitgaven? Kijk je vooraf naar verwachte kosten of alleen naar facturen die al ontvangen zijn? Vind je het belangrijk om inzicht te hebben in de huidige contractuele verplichtingen? Dan is het optimaliseren van het Purchase to Pay proces zeker interessant voor jou. 

Het Purchase to Pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten. Dit proces loopt van de inkoopaanvraag, via automatische workflows, naar gecontroleerde en goedgekeurde facturen en een betaling. Je kunt ook vanaf een contract, via automatische workflows, naar een digitale factuur en betaling. Daarnaast komt er verplichtingenadministratie bij kijken. Dit gehele Purchase to Pay proces kan nogal overweldigend zijn en daarom is de Spend Cloud een goede ondersteuning.

Het Purchase to Pay proces loopt van de inkoopaanvraag naar gecontroleerde en goedgekeurde facturen en een betaling. Je kunt ook vanaf een contract naar een digitale factuur en betaling. Daarnaast komt er verplichtingenadministratie bij kijken. Dit gehele Purchase to Pay proces kan nogal overweldigend zijn en daarom is de Spend Cloud een goede ondersteuning.

De voordelen van een digitaal Purchase to Pay proces

De Spend Cloud checkt automatisch of de inkooporder, geregistreerde levering en factuur overeenkomen. De factuur wordt met Autosuggest, zonder handmatige handelingen verwerkt. Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in jouw financiële pakket.

Je kunt facturen koppelen aan een contract. Dit geeft je een overzicht van de uitnutting van het contract. Daarnaast is het mogelijk facturen automatisch te coderen en beoordelen op basis van het bijbehorende contract en/of verplichting. Bij een match met het termijnbedrag en de contractafspraken, is goedkeuring van de factuur niet meer nodig en kan het dus automatisch verwerkt worden.

Omdat medewerkers minder handmatige handelingen uit hoeven te voeren en dus ook minder fouten maken, scheelt dit in FTE én verwerkingskosten. Daarnaast is de kans op fraude kleiner, dus dat scheelt ook weer geld!

Naast Purchase to Pay kun je met de Spend Cloud nog veel meer. Er zijn diverse analyse en rapportage mogelijkheden, maar vooral de aanvulling ‘Expense‘ is interessant. Slimme betaalpassen als het kan, declareren als het moet. Maak een einde aan declaratiegedoe! 

Factsheet-Spend-Cloud-Cybersecurity-NL

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Factsheet-Spend-Cloud-Cybersecurity-NL

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Hoe werkt 3-way matching in het Purchase to Pay proces?

1. Order

Medewerkers doen bestellingen via webshop OCI-koppelingen, een interne catalogus of een bestelformulier. De orders komen via automatische workflows bij de juiste persoon terecht voor akkoord.

2. Levering & Factuur

Je krijgt de levering binnen en registreert in de Spend Cloud of deze correct is aangekomen. Dan ontvang je de factuur in de Spend Cloud en herkent de software de gegevens.

3. 3 way matching

Kloppen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar? Dan verwerkt de Spend Cloud de factuur volledig automatisch en vindt de betaling plaats.

Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie? 

Eén Spend Cloud

Spend Cloud
Spend Cloud Cards

Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen.

  • Eenvoudige en volledige controle over saldi van betaalpassen
  • Beoordelingen door budgethouders
  • Volledig pasbeheer in één systeem
  • Ondersteuning online betalingen
Declareren

Slimme betaalpassen als het kan, declareren als het moet. Aanvullende declaratiesoftware met:

  • Eenvoudig betaalbewijzen toevoegen
  • Voortgangsrapportages over doorlooptijd
  • Beoordelen volgens de procuratie
  • Met één klik exporteren
  • Een digitaal archief
Expense Pakket

Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan.

  • Betaalpasmutaties verwerk je digitaal
  • Overal real-time inzicht in pasboeken
  • Gestandaardiseerde verantwoording van pasboeken
  • Mutaties automatische coderen op kostensoort /grootboekrekening
Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:

  • Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
  • Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
  • Een onbeperkt aantal gebruikers
  • Een onbeperkt aantal administraties
  • Een volledige en accountant-proef audittrail
  • Overdraagbare archieffunctie
  • Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.

  • Optimaliseer inkoopstromen
  • Minimaliseer verwerkingskosten
  • Vertrouw op juiste, volledige en actuele data

Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met bijbehorende voordelen:

  • Snellere doorlooptijd
  • Minder handmatige handelingen
  • Altijd voorbereid op verloop
  • Eenvoudig beoordelen via de app
  • XML-facturen en 3-way matching
Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:

  • Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
  • Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
  • Een onbeperkt aantal gebruikers
  • Een onbeperkt aantal administraties
  • Een volledige en accountant-proef audittrail
  • Overdraagbare archieffunctie
  • Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk met:

  • Automatische matching met facturen
  • Signaleringen om ongewenste contractverlengingen te voorkomen
  • Een volledige audittrail
  • Zo zijn mogelijkheden voor besparing duidelijk
Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.

  • Optimaliseer inkoopstromen
  • Minimaliseer verwerkingskosten
  • Vertrouw op juiste, volledige en actuele data

Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced gebruik je factuurverwerking en contractbeheer met bijbehorende voordelen:

  • Boekingsvoorstellen dankzij AI
  • Ongewenste contractverleningen voorkomen
  • Minder handmatige handelingen
Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:

  • Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
  • Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
  • Een onbeperkt aantal gebruikers
  • Een onbeperkt aantal administraties
  • Een volledige en accountant-proef audittrail
  • Overdraagbare archieffunctie
  • Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
Inkoop

Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud.

  • 250+ beschikbare OCI-webshopkoppelingen
  • Automatische (3-way) match met facturen
  • Eenvoudig bestellingen als ontvangen registreren met de Spend Cloud App
  • Onbeperkt aantal bestellers
Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk met:

  • Automatische matching met facturen
  • Signaleringen om ongewenste contractverlengingen te voorkomen
  • Een volledige audittrail
  • Zo zijn mogelijkheden voor besparing duidelijk
Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.

  • Optimaliseer inkoopstromen
  • Minimaliseer verwerkingskosten
  • Vertrouw op juiste, volledige en actuele data

Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional gebruik je factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software:

  • Touchless factuurverwerking
  • End-to-end automatisering
  • Ongewenste contractverlengingen voorkomen
Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met bijbehorende voordelen:

  • Snellere doorlooptijd
  • Minder handmatige handelingen
  • Altijd voorbereid op verloop
  • Eenvoudig beoordelen via de app
  • XML-facturen en 3-way matching
Purchase to Pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced gebruik je factuurverwerking en contractbeheer met bijbehorende voordelen:

  • Boekingsvoorstellen dankzij AI
  • Ongewenste contractverleningen voorkomen
  • Minder handmatige handelingen
Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional gebruik je factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software:

  • Touchless factuurverwerking
  • End-to-end automatisering
  • Ongewenste contractverlengingen voorkomen
Spend Cloud

De Spend Cloud is jouw ultieme spend assistent met:

  • Alles in één 100% cloud-based omgeving
  • Software voor een onbeperkt aantal gebruikers
  • Inclusief een onbeperkt aantal administraties
  • Een volledige audittrail
  • Over te dragen archieven en acties
  • Webversie en Spend Cloud App

Klantervaringen:

Land van Horne - Jorg Eurlings
“De match met onze werkwijze in de zorg is er gewoon. De hele procuratie zit er namelijk in en de Spend Cloud verwerkt het hele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.”
Bekijk de case
Zorggroep Sint Maarten - Charelle Hassing
“Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt goed. XML-facturen zijn echt een uitkomst. Ook is het mooi dat je met de Contractmanagement module een overzicht hebt van alle contracten en dat je kunt instellen wie welk contract in mag zien."
Bekijk de case
Vorige slide
Volgende slide
Land van Horne - Jorg Eurlings
“De match met onze werkwijze in de zorg is er gewoon. De hele procuratie zit er namelijk in en de Spend Cloud verwerkt het hele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.”
Bekijk de case
Zorggroep Sint Maarten - Charelle Hassing
“Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt goed. XML-facturen zijn echt een uitkomst. Ook is het mooi dat je met de Contractmanagement module een overzicht hebt van alle contracten en dat je kunt instellen wie welk contract in mag zien."
Bekijk de case
Vorige slide
Volgende slide
Factsheet-Spend-Cloud-Cybersecurity-NL
Factsheet-Spend-Cloud-Cybersecurity-NL

Ontvang de factsheet direct!

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet