Purchase to Pay
met de Spend Cloud
Binnen de Spend Cloud hebben we diverse modules voor verschillende doeleinden. Het Purchase to Pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten.
Apart en als geheel hebben ze namelijk een bijzondere meerwaarde, maar wat is Purchase to Pay eigenlijk?
Wat betekent Purchase to Pay en wat is het Purchase to Pay proces?
Heb jij grip op alle zakelijke uitgaven? Kijk je vooraf naar verwachte kosten of alleen naar facturen die al ontvangen zijn? Vind je het belangrijk om inzicht te hebben in de huidige contractuele verplichtingen? Dan is het optimaliseren van het Purchase to Pay proces zeker interessant voor jou.
Het Purchase to Pay proces (P2P) bestaat in de Spend Cloud uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement, Verplichtingen en diverse bonus functionaliteiten. Dit proces loopt van de inkoopaanvraag, via automatische workflows, naar gecontroleerde en goedgekeurde facturen en een betaling. Je kunt ook vanaf een contract, via automatische workflows, naar een digitale factuur en betaling. Daarnaast komt er verplichtingenadministratie bij kijken. Dit gehele Purchase to Pay proces kan nogal overweldigend zijn en daarom is de Spend Cloud een goede ondersteuning.
De voordelen van een digitaal Purchase to Pay proces
-
Facturen sneller verwerken met 3-way matching
De Spend Cloud checkt automatisch of de inkooporder, geregistreerde levering en factuur overeenkomen. Dan wordt de factuur verwerkt zonder handmatige handelingen (touchless!). Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in jouw financiële pakket.
-
Nog snellere digitale factuurverwerking met contractverplichtingen matchen
Met Purchase to Pay kun je facturen koppelen aan een contract. Dit geeft je een overzicht van de uitnutting van het contract. Daarnaast is het mogelijk facturen automatisch te coderen en beoordelen op basis van het bijbehorende contract en/of verplichting. Bij een volledige match met het termijnbedrag en de contractafspraken, is goedkeuring van de factuur niet meer nodig en kan het dus volledig automatisch verwerkt worden.
-
Bespaar naast tijd ook geld
Omdat medewerkers minder handmatige handelingen uit hoeven te voeren en dus ook minder fouten maken, scheelt dit in FTE én verwerkingskosten. Daarnaast is de kans op fraude kleiner, dus dat scheelt ook weer geld!
-
Het volledige plaatje met slimme betaalpassen
Naast Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement en Verplichtingen, kun je met de Spend Cloud nog veel meer. Er zijn diverse analyse en rapportagemogelijkheden, maar vooral de uitbreiding met de module Kas & Pas is interessant. Met de slimme betaalpassen voor medewerkers maak je eenvoudig een einde aan declaratiegedoe. Meer over Kas & Pas vind je op de Kas & Pas modulepagina.
Meer informatie over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
Hoe werkt 3-way matching in het Purchase to Pay proces?
Order
Je stelt een aanvraag samen en maakt een order aan, bijvoorbeeld via een van de diverse OCI koppeling.
Levering
Je krijgt de levering binnen en registreert in de Spend Cloud of deze correct is aangekomen.
Factuur
Herkenning
De factuur wordt door de Spend Cloud herkend.
3-way matching
Kloppen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar? Dan verwerkt de Spend Cloud de factuur volledig automatisch en vindt de betaling plaats.
Benieuwd hoe we jouw Purchase to Pay data veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.
Met een gedigitaliseerd en geautomatiseerd Purchase to Pay proces weet je dus zeker dat een factuur altijd aansluit op een ontvangen bestelling, contract, inkooporder, boekingsvoorstel of aanvullende informatie. Zo maak je jouw inkoop, factuurverwerking- en contractmanagementprocessen efficiënt en eenvoudig. Alle stappen van het Purchase to Pay proces liggen vast en zijn dus duidelijk en helder voor iedereen.
Meer informatie over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
Eén Spend Cloud, 5 modules
Inkoop
Factuurverwerking
Contractmanagement
Kas & Pas
Onkostendeclaraties
Spend Cloud
De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.
Lees meer over de Spend Cloud
Inkoop
De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Inkoop
Factuurverwerking
Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Factuurverwerking
Contractmanagement
Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.
Lees meer over Contractmanagement
Kas & Pas
Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.
Lees meer over Kas & Pas
Onkostendeclaraties
De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.
Lees meer over OnkostendeclaratiesDownload de factsheet
Meer informatie over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet
