Case Land van Horne – Purchase to Pay

Stichting Land van Horne is een zorgorganisatie die zich specialiseert in ouderenzorg. Met diensten voor inwonen en thuiszorg is het cruciaal om mobiel en flexibel te blijven.

Daar helpt een cloud-based oplossing als de Spend Cloud gelukkig bij. Vooral met de uitgebreide opties om Inkoop te optimaliseren en ondersteuning van partner Intrakoop, heeft Land van Horne flink kunnen besparen.

revalidatie-zorg

Voor Purchase to Pay met de Spend Cloud

Jorg is al sinds 2014 bij Land van Horne in dienst en was ook betrokken bij de implementatie van de Spend Cloud in 2016. Hij weet nog goed hoe alles daarvoor te werk ging. “Het digitale inkoopproces hing houtje touwtje aan elkaar en er kon geen koppeling gemaakt worden met facturen. Het was alsof ik twintig jaar terug in de tijd ging, want bij mijn vorige werkgever was dit al volledig geautomatiseerd. Ook miste ik automatische notificaties voor wanneer contracten dreigden te verlopen. Kortom: het was tijd om daar een passende oplossing voor te vinden. Met de expertise van Intrakoop hebben we toen een selectietraject uitgevoerd en is dat uiteindelijk Purchase to Pay in de Spend Cloud geworden. Daar zijn we nog steeds tevreden mee.”

Zoals voor veel van onze 800+ klanten, springt het digitale archief eruit. “Door de koppeling van het gehele digitale Purchase to Pay proces, hoef je niet meer met de administratie te bellen om allerlei klappers te doorzoeken. Dat scheelt veel tijd en gedoe in het vinden van de juiste documenten.” Gelukkig kan de Spend Cloud nog veel meer! 

Jorg Eurlings

Inkoper

“De match met onze werkwijze in de zorg is er gewoon. De hele procuratie zit er namelijk in en de Spend Cloud verwerkt het hele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.”

Verder is het prettig dat de Spend Cloud duidelijkheid creëert. “Als je via de Spend Cloud een opdracht uitzet, weet je zeker dat deze is goedgekeurd en duidelijk is voordat je het naar een leverancier stuurt. Daarmee voorkom je miscommunicatie via een telefonische opdracht bijvoorbeeld. Je wilt natuurlijk niet dat een schilder er vanuit gaat dat ook de niet-zonzijde van een pand geschilderd moet worden, terwijl je dat geld liever ergens anders aan besteed. Wanneer de factuur al binnen is, kan je niet meer terug. Het risico daarop is veel kleiner met de Spend Cloud.”

Het grootste voordeel van werken met de Spend Cloud

Een van de belangrijkste dingen voor Land van Horne is gebruiksvriendelijkheid voor de zorgmedewerkers. Dat zit met de Spend Cloud gelukkig wel goed! “De Spend Cloud heeft een makkelijke look and feel. Omdat we helaas veel verloop hebben in de zorg, is het belangrijk dat medewerkers er direct mee uit de voeten kunnen. Dat is zeker het geval. Ook de Spend Cloud App is ideaal als je facturen even snel wil goedkeuren, maar het kan ook handig zijn voor te beoordelen orders en ontvangsten.”

Een digitaal inkoopproces met OCI-koppelingen

Land van Horne heeft doorgepakt met de optimalisatie van het inkoopproces, door te gaan werken met webshopkoppelingen. Het nadeel is dat je veel orderregels hebt, maar de voordelen wegen daar in veel gevallen zeker tegenop. Het doel is uiteindelijk om orders aan facturen te kunnen koppelen en daar is zo’n OCI-koppeling handig bij. Het is maar één klik extra om vanuit de webshop de bestelling in de Spend Cloud te laden en dat is ideaal.”

Digitale factuurverwerking met 3-way matching

Nog een voordeel van Purchase to Pay met de Spend Cloud, is dat Land van Horne gebruik maakt van 3-way matching. Dat maakt het mogelijk om facturen volledig automatisch (touchless) te verwerken. De zorgorganisatie maakt graag gebruik van 3-way matching, en daarbij is het erg prettig dat de Spend Cloud flexibel is. “Een 2-way match past goed bij het proces van een bosje bloemen bestellen. Omdat die op een huisadres wordt afgeleverd, heb je nou eenmaal niet altijd een registratie van de levering. Dan is er geen 3-way match mogelijk en kan de Spend Cloud toch een order en factuur koppelen. Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt gewoon hartstikke goed.”

Bestelproces en digitale contractmangement optimaliseren

Natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering. “Het bestelproces loopt gewoon goed en we zijn tevreden over de dienstverlening. We hebben weinig klachten vanuit mensen die echt in de zorg werken. Alleen is er voor de ondersteunende diensten nog wat te optimaliseren aan de werkwijze. Het is fijn dat we over de optimalisatie ook met Intrakoop kunnen sparren.” 

Nadat de Spend Cloud op alle locaties draaide, is Land van Horne met Intrakoop op zoek gegaan naar volgende kleine stappen om het proces en de inrichting te verbeteren. “Dit hebben we met Intrakoop in een aantal verbeterplannen uitgewerkt. Die plannen zijn gericht op tevreden bestellers en op het matchen van contracten aan facturen. In de afgelopen tijd zijn we zelf aan de slag gegaan met het inkoopbeleid en met het zorgen dat de contracten goed ingericht worden. Er is inmiddels een betere aansluiting en duidelijkheid over de rol van inkoop, de contracteigenaren en de leveranciers. Hiermee streven we naar een optimaal gebruik van de mogelijkheden van de contractenmodule.”

Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Hoeveel heeft de Spend Cloud Land van Horne opgeleverd?

Jorgs rol binnen Land van Horne spreekt al boekdelen. Deze zorgorganisatie kan namelijk blijven draaien met maar twee FTE op inkoop: Jorg en de assistent inkoper. Daarnaast kunnen ze onder andere met de Spend Cloud sturen op aanbiedingen op basis van analyses en advies van Intrakoop. 

“Kwalitatieve dienstverlening is onze eerste prioriteit, maar we sturen ook graag op geldbesparingen. Het liefst grote besparingen, maar een besparing van 2.000 euro op voorkeursleveranciers is natuurlijk ook mooi meegenomen. Natuurlijk verdient een geoptimaliseerd inkoopproces zich terug, maar dat is niet de insteek. Het proces moet gewoon soepel lopen en inzichtelijk zijn.” 

Vergeet ook deze tijdsbesparing niet! “De Spend Cloud helpt ook bij de auditcontrole. Dan hoeven we maar een download te maken van wie welke rechten heeft en dat is allemaal goedgekeurd door de directie. Dat scheelt toch weer tijd. Daarnaast hebben we veel minder last van accountantscontrole, omdat alles gewoon vindbaar is in de Spend Cloud in plaats van dat je moet graven in je mailbox.”

Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jou kan betekenen?