Je combineert digitale factuurverwerking namelijk met je inkoopproces. Naast dat inkomende facturen automatisch in de juiste volgorde langs budgethouders gaan voor een akkoord en budgethouders een automatisch herinnering ontvangen als dit te lang duurt, heb je met 3 way matching ook nog extra controle op dit gestroomlijnde proces.
3 way matching is de afstemming tussen de drie belangrijkste momenten in het inkoopproces: de bestelling, de levering en de factuur. Het begint bij het digitaal vastleggen van een bestelorder. Vervolgens wordt de levering geregistreerd en wanneer de factuur binnenkomt kan het systeem op zoek naar een match. De match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur wordt gemaakt. Daarna kan met een gerust hart de factuur betaalbaar worden gesteld.
Wanneer je gebruik maakt van 3 way matching, weet je zeker dat je een kloppende factuur betaald. Omdat een factuur altijd aan een order gematcht is, ben je ervan verzekerd dat ze overeenkomen. Daarnaast weet je zeker dat de order geleverd is op de manier die jij besteld hebt. De status is namelijk altijd terug te vinden. Verder heb je met 3 way matching nog meer voordelen:
Alle organisaties die Factuurverwerking en Inkoop gebruiken, kunnen gebruikmaken van 3 way matching binnen de Spend Cloud. In Inkoop worden de bestelling en de levering geregistreerd. In Factuurverwerking vindt het matchen plaats nadat de factuur is binnengekomen.
Als de Spend Cloud omgeving goed is ingesteld, hoef je bijna niets meer te doen voor het matchen. In sommige gevallen dien je de match alleen nog maar te controleren. Het proces verloopt verder volledig automatisch.
Instellen begint met de leverancier. Koppel deze aan een crediteur en schakel de optie “automatisch goedkeuren” in. Dit zijn de inrichtingsvoorwaarden. Alleen dan kan de Spend Cloud factuurregels automatisch goedkeuren bij een match tussen de order, de levering en de factuur.
Naast de inrichtingsvoorwaarden zijn er functionele voorwaarden. Deze draaien voornamelijk om duidelijkheid. Onder de functionele voorwaarden vallen:
Door aan deze voorwaarden te voldoen zorg je ervoor dat de Spend Cloud optimaal is ingericht, zodat je zo min mogelijk handelingen hoeft uit te voeren en het systeem het werk kunt laten doen. Benieuwd naar onze module Inkoop of Factuurverwerking die 3 way matching mogelijk maken? Of neem je liever meteen contact op voor meer informatie?
Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08:00 uur tot 17:00.
info@proactive.nl
(+31) 23 54 22 299
De Spend Cloud naadloos op de wensen van jouw organisatie aan laten sluiten? Onze Accountmanagers gaan graag met je in gesprek over een precies aanbod dat specifiek is afgestemd op jouw organisatie.
De Spend Cloud naadloos op de wensen van jouw organisatie aan laten sluiten? Onze Accountmanagers gaan graag met je in gesprek over een precies aanbod dat specifiek is afgestemd op jouw organisatie.
Ontvang direct de factsheet en zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!