Wat is 3 way matching en wat zijn de 3 grootste voordelen?

Je combineert digitale factuurverwerking namelijk met je inkoopproces. Naast dat inkomende facturen automatisch in de juiste volgorde langs budgethouders gaan voor een akkoord en budgethouders een automatisch herinnering ontvangen als dit te lang duurt, heb je met 3 way matching ook nog extra controle op dit gestroomlijnde proces.

Wat is 3 way matching

3 way matching is de afstemming tussen de drie belangrijkste momenten in het inkoopproces: de bestelling, de levering en de factuur. Het begint bij het digitaal vastleggen van een bestelorder. Vervolgens wordt de levering geregistreerd en wanneer de factuur binnenkomt kan het systeem op zoek naar een match. De match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur wordt gemaakt. Daarna kan met een gerust hart de factuur betaalbaar worden gesteld.

Voordelen van 3 way matching

Wanneer je gebruik maakt van 3 way matching, weet je zeker dat je een kloppende factuur betaald. Omdat een factuur altijd aan een order gematcht is, ben je ervan verzekerd dat ze overeenkomen. Daarnaast weet je zeker dat de order geleverd is op de manier die jij besteld hebt. De status is namelijk altijd terug te vinden. Verder heb je met 3 way matching nog meer voordelen:

1. De controle van facturen is geautomatiseerd. Je hoeft zelf niet handmatig te checken of er een order aan de factuur is voorafgegaan en of de order daadwerkelijk is geleverd. De kans op fouten is veel kleiner.
2. Je hoeft alleen de afwijkingen te beoordelen. Stel dat er iets niet klopt aan de factuur in combinatie met de order of levering. Dan zijn dit de enige facturen die de budgethouder dient te beoordelen. Dat scheelt werk, tijd en zorgen.
3. Je bespaart tijd bij het verwerken van facturen. Doordat de factuur wordt afgeboekt op een order, kan het systeem bepaalde gegevens overnemen. Deze zijn namelijk al in het bestelproces geregistreerd.

3 way matching in de Spend Cloud

Alle organisaties die Factuurverwerking en Inkoop gebruiken, kunnen gebruikmaken van 3 way matching binnen de Spend Cloud. In Inkoop worden de bestelling en de levering geregistreerd. In Factuurverwerking vindt het matchen plaats nadat de factuur is binnengekomen.

Als de Spend Cloud omgeving goed is ingesteld, hoef je bijna niets meer te doen voor het matchen. In sommige gevallen dien je de match alleen nog maar te controleren. Het proces verloopt verder volledig automatisch.

Instellen met gemak

Instellen begint met de leverancier. Koppel deze aan een crediteur en schakel de optie “automatisch goedkeuren” in. Dit zijn de inrichtingsvoorwaarden. Alleen dan kan de Spend Cloud factuurregels automatisch goedkeuren bij een match tussen de order, de levering en de factuur.

Naast de inrichtingsvoorwaarden zijn er functionele voorwaarden. Deze draaien voornamelijk om duidelijkheid. Onder de functionele voorwaarden vallen:

• Een duidelijke factuur (het liefst XML-formaat)
• Een duidelijk leesbaar ordernummer op de factuur
• Duidelijke crediteurgegevens op de factuur
• Een crediteurenbestand dat op orde is
• Zoveel mogelijk overeenkomsten tussen de factuur en order

Door aan deze voorwaarden te voldoen zorg je ervoor dat de Spend Cloud optimaal is ingericht, zodat je zo min mogelijk handelingen hoeft uit te voeren en het systeem het werk kunt laten doen. Benieuwd naar onze module Inkoop of Factuurverwerking die 3 way matching mogelijk maken? Of neem je liever meteen contact op voor meer informatie?