Wat is 3 way matching en wat zijn de 3 grootste voordelen?
Je combineert digitale factuurverwerking namelijk met je inkoopproces. Niet alleen gaan inkomende facturen automatisch in de juiste volgorde langs budgethouders voor een akkoord. Budgethouders ontvangen ook een automatisch herinnering als dit te lang duurt. Zo heb je met 3 way matching nog extra controle op dit gestroomlijnde proces.
Wat is 3 way matching?
3 way matching is de afstemming tussen de drie belangrijkste momenten in het inkoopproces: de bestelling, de levering en de factuur. Het begint bij het digitaal vastleggen van een bestelorder. Vervolgens wordt de levering geregistreerd en wanneer de factuur binnenkomt kan het systeem op zoek naar een match. De match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur wordt gemaakt. Daarna kan met een gerust hart de factuur betaalbaar worden gesteld. Tips voor hoe je de ontvangstregistratie extra eenvoudig kunt maken voor medewerkers, lees je in deze blog.
Wat zijn de voordelen van 3 way matching?
Wanneer je gebruik maakt van 3 way matching, weet je zeker dat je een kloppende factuur betaald. Omdat een factuur altijd aan een order gematcht is, ben je ervan verzekerd dat ze overeenkomen. Daarnaast weet je zeker dat de order geleverd is op de manier die jij besteld hebt. De status is namelijk altijd terug te vinden. Verder heb je met 3 way matching nog meer voordelen:
- De controle van facturen is geautomatiseerd. Je hoeft zelf niet handmatig te checken of er een order aan de factuur is voorafgegaan en of de order daadwerkelijk is geleverd. De kans op fouten is veel kleiner.
- Je hoeft alleen de afwijkingen te beoordelen. Stel dat er iets niet klopt aan de factuur in combinatie met de order of levering. Dan zijn dit de enige facturen die de budgethouder dient te beoordelen. Dat scheelt werk, tijd en zorgen.
- Je bespaart tijd bij het verwerken van facturen. Doordat de factuur wordt afgeboekt op een order, kan het systeem bepaalde gegevens overnemen. Deze zijn namelijk al in het bestelproces geregistreerd.
Hoe werkt 3 way matching in de Spend Cloud?
Alle organisaties die Factuurverwerking en Inkoop gebruiken, kunnen gebruikmaken van 3 way matching binnen de Spend Cloud. In Inkoop worden de bestelling en de levering geregistreerd. Ontvangstregistratie kan eenvoudig via de Spend Cloud App. In Factuurverwerking vindt het matchen plaats nadat de factuur is binnengekomen.
Als de Spend Cloud omgeving goed is ingesteld, hoef je bijna niets meer te doen voor het matchen. In sommige gevallen dien je de match alleen nog maar te controleren. Het proces verloopt verder volledig automatisch. Lees meer over volledig touchless factuurverwerking.
Hoe kan ik aan de slag met 3 way matching?
Eenvoudig instellen in de Spend Cloud
In de Spend Cloud is 3 way matching in een paar stappen ingesteld. Hou er rekening mee dat dit niet over elk ander spend management systeem geldt.
- Koppel een leverancier aan een crediteur
- Schakel “automatisch” goedkeuren in
- Werk samen met de leverancier, zodat jullie kunnen zorgen dat:
- De factuur duidelijk is (het liefst XML-formaat)
- Het ordernummer duidelijk leesbaar is op de factuur
- De crediteurgegevens duidelijk op de factuur staan
- Het crediteurenbestand op orde is
- Er zoveel mogelijk overeenkomsten tussen de factuur en order zijn
Als je deze drie stappen hebt doorlopen, is de Spend Cloud optimaal ingericht voor factuurverwerking met zo min mogelijk handmatige handelingen.
Spend Cloud 3 way matching in actie zien
Ben jij nog niet helemaal overtuigd van de kracht van de Spend Cloud? Wil je de software in actie zien? Vraag dan een online demo aan! Die kunnen we volledig afstemmen op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Spreken we je binnenkort?
