Afbeelding-laptop-factuurverwerking-spend-cloud-scherm

5 voordelen van touchless factuurverwerking

Zit jij net zo graag aan je factuurverwerkingsproces als aan een cactus? Verdiep je dan zeker in touchless factuurverwerking!

Een digitaal factuurverwerkingsproces waar geen handmatige handelingen bij komen kijken; dat wil toch iedereen? Touchless factuurverwerking is haalbaar dankzij de Spend Cloud! In deze blog lees je alle voordelen van je proces op deze manier inrichten.

Wat is touchless factuurverwerking?

Onder touchless factuurverwerking verstaan we een digitale, volledig geautomatiseerde factuurverwerking waar geen handmatige handelingen aan te pas komen. Lees meer over geautomatiseerde factuurverwerking op de factuurverwerkingpagina

Touchless factuurverwerking verloopt in de Spend Cloud als volgt: 

  1. Je doet een bestelling of sluit een contract af
  2. De aanvraag of het contract wordt goedgekeurd door de desbetreffende verantwoordelijke 
  3. Daarna:
    1. Registreer je de levering van je bestelling met de Spend Cloud App
    2. Of ontvang je bijvoorbeeld een dienst op basis van een contract. Ook dit kun je als geleverd registreren in de app
  4. Vervolgens ontvang je een factuur of van je bestelling of contract in de postbus (of deze wordt automatisch naar de postbus doorgestuurd)
  5. De factuurgegevens worden automatisch door de Spend Cloud herkend
  6. De Spend Cloud controleert of er een 3-way match kan plaatsvinden: een match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur
  7. Is een 3-way match niet mogelijk? Dan controleert de Spend Cloud of er een 2-way match kan plaatsvinden: zonder geregistreerde levering
  8. Is ook dat geen optie? Dan controleert de Spend Cloud of de factuur gematcht kan worden aan een contractverplichting
  9. Als ook dit niet mogelijk is, controleert de Spend Cloud of de factuur automatisch kan worden verwerkt door standaard boekingsvoorstellen
  10. Wordt de factuur nergens mee gematcht? Dan krijgt de medewerker de opdracht om zelf de aanvullende gegevens toe te voegen. Zo voorkom je spookfacturen.

Bij een 3-way match kan de factuur automatisch worden verwerkt, zonder handmatige handelingen. Er is dan geen extra goedkeuring op de factuur meer nodig, omdat die al gegeven is bij het bestelproces of het afsluiten van een contract. Gegevens waarborg je op deze manier namelijk bij de bron. Natuurlijk krijg je een melding wanneer er sprake is van afwijkingen en uitzonderingen, zodat facturen nooit “zomaar” automatisch worden verwerkt. Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in het financiële systeem.

Wat zijn de voordelen van touchless factuurverwerking?

  1. Efficiëntie: door handmatige handelingen te voorkomen, is het proces minder arbeidsintensief en minder tijdrovend. Dat betekent dat medewerkers tijd overhouden voor andere belangrijke taken
  2. Minder foutgevoelig: overtypen is verleden tijd en papieren bestanden raken niet meer kwijt in een digitaal proces. Hiermee voorkom je fouten. Als je werkt met XML-facturen via het veilige PEPPOL-netwerk, heb je pas écht een goed ingericht factuurverwerkingsproces
  3. Kostenbesparing: een sneller en correcter proces is een stuk goedkoper dan een proces waarbij veel wijzigingen moeten worden doorgevoerd en waarbij alles nagelopen moet worden
  4. Geruststelling: dankzij het automatische matchingsproces weet je zeker dat facturen niet “blind” worden verwerkt. Er is altijd terug te vinden waar een factuur vandaan komt
  5. Medewerkertevredenheid: medewerkers ervaren in z’n algemeenheid minder administratieve druk. Dit is een stuk prettiger werken, zoals veel van de organisaties die met de Spend Cloud werken benoemen
    1. De crediteurenadministratie ervaart bijvoorbeeld meer medewerkertevredenheid, omdat hun verantwoordelijkheden verschuiven van registreren naar controleren
    2. Voor de budgethouder scheelt een goed ingericht factuurverwerkingsproces de goedkeuring per factuur, waarmee je tijd bespaart
    3. De controller heeft meer grip op kosten en kan rapportages opstellen. Met Spend Cloud analyses kun je diverse optimalisatieprojecten opstarten

Lees diverse Spend Cloud succesverhalen op de referenties-pagina.

Wat zijn alle voordelen van het Spend Cloud factuurverwerkingsproces?

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? Lees meer op de factuurverwerkingspagina en download de whitepaper of vraag meteen een online demo aan. We bewijzen de kracht van onze factuurverwerkingssoftware graag live! Spreken we je binnenkort? 

Meer informatie over de Spend Cloud?

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!

Ik wil een demo

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? 

2 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *