Digitale factuurverwerking met Autosuggest (AI)
“Nemen robots dan mijn werk over?” Ja en nee. De Autosuggest functionaliteit die sinds 2021 beschikbaar is in de Spend Cloud, zorgt dat je minder handmatige handelingen hoeft uit te voeren om facturen te coderen.
Autosuggest reikt je eigenlijk een puzzelstukje aan. Dus ja, je hoeft minder te muteren en te klikken. Daar staat tegenover dat je kritisch moet controleren of het proces correct verloopt. Autosuggest doet je werk niet voor je, het ondersteunt jouw processen. Zie het als een samenwerking. Die samenwerking leggen we in deze blog uit.
Wat doet Autosuggest?
Autosuggest is een functionaliteit van Spend Cloud Factuurverwerking. Het maakt met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen op basis van jouw historische data. Daarbij leert de software van de manier waarop jij zelf facturen codeert en suggesties accepteert of afwijst. Digitale factuurverwerking wordt dus alleen maar beter! Denk bijvoorbeeld aan het veld voor een grootboekrekening waar een factuur op geboekt moet worden. Deze verandert dan van kleur, zodat het duidelijk is dat het een suggestie is. Deze suggestie is daarna handmatig nog aan te passen wanneer nodig.
Maar dan kan Autosuggest dus ook ‘verkeerde’ voorstellen doen?
Autosuggest kan bijvoorbeeld verkeerde voorstellen doen, als de software nog niet veel tijd gehad om te leren. Na een jaar zijn de voorstellen steeds beter. Om dat constant handmatig te moeten aanpassen is natuurlijk veel te omslachtig, dus daar hebben we een oplossing voor!
Naast ‘automatisch vullen’ zoals in de bovenste alinea is uitgelegd, kun je namelijk ook kiezen voor ‘alleen suggesties’. Dan blijft het veld leeg en kun je gebruik maken van een uitklapmenu van suggesties. Je hoeft dus niets te corrigeren en maakt je eigen keuze. Gelukkig leert Autosuggest snel bij en zal het niet lang duren voordat de suggesties steeds beter worden.
En wat als ik bijvoorbeeld nooit een suggestie wil voor het veld ‘eenheden’?
Ook daar hebben we aan gedacht! Een ander voorbeeld van wanneer Autosuggest verkeerde voorstellen doet, is wanneer een bepaalde waarde geen standaard heeft. Stel dat je vier keer per maand een product bestelt, maar iedere keer een andere hoeveelheid. Dan kan Autosuggest moeilijk een goede voorspelling doen en is de functionaliteit eerder frustrerend dan behulpzaam. Daarom kun je in de Spend Cloud ook ‘individuele velden uitschakelen’. Zo kun je bijvoorbeeld het veld ‘eenheden’ uitschakelen, terwijl Autosuggest wel voor alle andere velden een automatische invulling geeft.
Inzicht in optimalisatiemogelijkheden
Statistieken over hoeveel correcte voorstellen de Spend Cloud doet, worden in jouw eigen Spend Cloud omgeving bijgehouden. Zo kun je zelf de percentages van het aantal goede suggesties zien per veld. Op basis van de statistieken kun je dan heel gericht keuzes maken over de instellingen van jouw Spend Cloud. Zo werkt de techniek het beste voor jouw organisatie.
Autosuggest: een flexibele ondersteuning tijdens digitale factuurverwerking
De voordelen van het werken met Autosuggest?
- Tijdsbesparing door een efficiënter werkproces.
- Tijdsbesparing door een minder foutgevoelig proces.
- Geldbesparing door tijdsbesparing.
- Werken met toekomstbestendige en innovatieve software.
- Minder handmatige handelingen voor applicatiebeheerders, omdat deze werkwijze minder onderhoud vereist (updaten van templates is bijvoorbeeld verleden tijd).
- Het optimaliseren van de factuurverwerking wordt eenvoudiger en laagdrempeliger.
- Minder frustratie, omdat de software beter aansluit op de werkwijze van jouw organisatie.
Geavanceerde kunstmatige intelligentie is de toekomst
Benieuwd wat voor functionaliteiten het optimaliseren van de digitale factuurverwerking met de Spend Cloud nog eenvoudiger maken? Of ben je nieuwsgierig naar hoe we blijven innoveren? Neem contact met ons op of vraag gelijk een gratis, vrijblijvende demo aan!
Sneller en overzichtelijker facturen verwerken?
Autosuggest helpt je optimaliseren! Download hieronder de Autosuggest factsheet met meer informatie over deze functionaliteit en digitale factuurverwerking van de Spend Cloud.
Download factsheet
