Tip: maak ontvangstregistratie van bestellingen makkelijk voor medewerkers
Het inkoopproces kan ingewikkeld en onoverzichtelijk zijn. En dat kan frustratie en fouten veroorzaken. Dit kun je voorkomen door het proces voor medewerkers te vereenvoudigen.
Maar hoe doe je dat? Bijvoorbeeld met inkoopsoftware en een bijbehorende app waarin je bestellingen als ontvangen kan registreren. Zo heb je toch alle uitgaven in één omgeving. In deze blog lees je meer over welke opties de Spend Cloud App hiervoor heeft.
Waarom is bestellingen registreren als ontvangen nodig?
Stel je voor: medewerker Ans maakt een order aan in de Spend Cloud. Deze wordt na goedkeuring doorgezet naar de juiste voorkeursleverancier. De bezorger staat een dag later voor de deur en medewerker Noa neemt het pakket aan. Op het pakket staat dat het voor Ans is en Noa kan ik de Spend Cloud precies terugvinden voor welke afdeling de producten bedoeld zijn. Met de Spend Cloud App is de registratie binnen een mum van tijd geregeld, zodat het voor de hele organisatie duidelijk is wat er met de bestelling is gebeurd. Ook als Ans een paar dagen vrij is, kan ze daarna terugvinden of alles correct is verwerkt.
Wist je dat facturen zelfs automatisch goedgekeurd kunnen worden als je een bestelling als ontvangen registreert? Of dat deze juist nog even in de wacht staat totdat de order is binnengemeld? Daarmee maak je weer een stap in automatisering en verminder je administratieve lasten.
Hoe kan ik een bestelling registreren als ontvangen in de Spend Cloud App?
Noa zou bijvoorbeeld aan de deur naast een ontvangen pakket direct een foto kunnen maken van de pakbon. Deze kan dan eenvoudig worden toegevoegd aan de order om het pakket te registreren als geleverd. Klik en klaar! De informatie is dan real-time in de Spend Cloud beschikbaar voor iedereen met de juiste rechten, in de app en webversie. Benieuwd wat je nog meer met de Spend Cloud App kunt? Lees dan de Spend Cloud App-blog.
Ontvangstregistratie gecombineerd met ontvangstgroepen
Wil jij het inkoopproces extra makkelijk maken voor medewerkers? Dan kun je in de Spend Cloud ontvangstgroepen inrichten. Als je organisatie meerdere locaties heeft kun je bijvoorbeeld een groep aanmaken voor ‘Locatie Haarlem’. Alle medewerkers van deze locatie zet je dan in deze groep. Hiermee ben je niet meer afhankelijk van één medewerker om de ontvangst te registreren. Iedereen in de groep kan dit doen. Dit leidt uiteindelijk tot een sneller proces.
Maak je al gebruik van de Spend Cloud en wil je weten hoe je ontvangstgroepen kunt inrichten? Navigeer dan naar het applicatiebeheer van Inkoop en gebruik de instructies in de Spend Cloud Portal.
Extra voordeel: 3-way matching
Een eenvoudig proces voor het registreren van ontvangen bestellingen is niet alleen prettig voor medewerkers. Ook voor de administratie is het een uitkomst, omdat er automatische 3-way matching kan plaatsvinden. De Spend Cloud controleert hierbij of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Dan kan de factuur via een automatische workflow worden goedgekeurd zonder handmatige handelingen. Touchless factuurverwerking!
Ik wil ook touchless facturen verwerken
Als jij het factuurverwerkingsproces van jouw organisatie wil digitaliseren, automatiseren en optimaliseren, ben je bij ons aan het juiste adres. Is touchless factuurverwerking voor jullie een prioriteit? Of juist focussen op een minder foutgevoelig proces met XML? Of een nóg veiliger proces met PEPPOL? We gaan graag over jullie wensen in gesprek tijdens een online demo. Spreken we je binnenkort?
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
2 reacties