Ontspannen door de audit met de Spend Cloud
De audit is voor veel organisaties een verplicht jaarlijks fenomeen. Daar kan niemand omheen en het is helaas niet het leukste onderdeel van een werkdag.
Hoe fijn zou het zijn om een audit ontspannen af te ronden? In deze blog lees je hoe de Spend Cloud voorziet in belangrijke onderdelen van een audit.
Samenwerking met/Ondersteuning van Mazars
Mazars IT Audit & Advisory onderzoekt jaarlijks of de data van de database van de Spend Cloud webapplicatie overeenkomt met de data van de output die is gegenereerd op het moment van onderzoek. Je kunt dus met een gerust hart data opvragen voor jouw eigen audit.
Spend Cloud rapportages
De Spend Cloud zorgt dat de benodigde rapportages met een druk op de knop aangeleverd kunnen worden. Wat zijn onderdelen van deze rapportage?
- Informatie over het auditrapport van Mazars, zoals hierboven benoemd
- Rol geschiedenis: een overzicht van alle actuele rollen inclusief plaatsgevonden mutaties binnen de geselecteerde periode.
- Beoordeling van facturen: alle goedkeuringen die hebben plaatsgevonden op de factuurregels binnen de selectie op factuurdatum. Hierin wordt getoond welke medewerker(s) een regel geaccordeerd hebben en wie deze heeft aangeboden.
- Beoordeling van inkooporders: Alle orderregels van orders die besteld zijn binnen de opgegeven data. Het overzicht toont door welke medewerker(s) een regel geaccordeerd is en wie deze heeft aangeboden.
- Saldi: Een overzicht van de begin- en eindsaldi van alle boeken binnen het Expense pakket. Op basis van de geselecteerde periode zie je hiernaast ook het bedrag aan openstaande voorschotten en geldopnames.
Creëer overzicht van actuele rollen inclusief mutaties
Een onderdeel van de Spend Cloud auditfunctionaliteit is een overzicht van wie toegang heeft tot welke applicaties in welke rol. Daarnaast vind je in de auditrapportage een overzicht van alle actuele rollen inclusief de mutaties die hebben plaatsgevonden. Verder kun je terugvinden wie toegang heeft tot de Spend Cloud en wanneer medewerkers voor het laatst hebben ingelogd.
Let op! De Spend Cloud genereert een rollenoverzicht zoals jouw organisatie het heeft ingericht. Daarom, en om belangentegenstelling te voorkomen, adviseren we een goede functiescheiding. Een functiescheiding is praktisch, omdat je dan kunt voorkomen dat een inkoper ook degene is die een aangemaakte order goedkeurt en/of als ontvangen registreert. Door een goede functiescheiding worden de afzonderlijke verantwoordingen per functie betrouwbaarder. Deze duidelijke rol- en functiescheiding kun je uiteraard instellen in de Spend Cloud.
Leg elke stap in het digitale factuurverwerkingsproces vast
In de Spend Cloud kun je alle acties terugleiden naar een bepaald persoon. Zo kun je per medewerker aangeven tot welke administraties ze toegang hebben en in welke onderdelen ze acties mogen uitvoeren. Daarmee zorgt de Spend Cloud bijvoorbeeld dat iedere betaling kan worden herleid naar een bepaalde factuur, de inboekers van die factuur en de beoordelaars(s) van die factuur. Elke stap in het proces is vastgelegd. Dan kan de auditor vaststellen dat er geen ongeautoriseerde betalingen worden verricht.
Optimaliseer beoordelingen in het digitale inkoopproces
Met de Spend Cloud kun je de beoordelingsprocessen eenvoudig optimaliseren en automatiseren. Daarmee kun je tijd en geld besparen. Om het inkoopproces bijvoorbeeld te stroomlijnen, kun je de inkooporders laten registreren bij binnenkomst. Dan is het duidelijk dat de bestelling is binnengekomen voor zowel de inkoopadministratie als de financiële administratie en kan de factuur automatisch worden goedgekeurd.
Geef de accountant eenvoudig toegang
Bespaar jezelf werk (uitzoeken, downloaden, voorleggen) en geef de accountant toegang tot de Spend Cloud. Door een speciale rol aan te maken binnen de Spend Cloud, heeft de accountant alleen rechten om informatie in te zien. Bewerken is dan geen optie. Zo kan de accountant zelf de benodigde informatie vinden en heb jij tijd om je te richten op zaken die echt belangrijk zijn.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
Eén reactie