Zo haal je het maximale uit de Spend Cloud: de best practice aanpak
Veel organisaties werken al jaren met de Spend Cloud, maar benutten lang niet alles wat het systeem te bieden heeft. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat de dagelijkse praktijk weinig ruimte laat om het proces even stil te leggen om te kijken hoe het beter kan.
Herkenbaar? Dan is de best practice aanpak precies wat je nodig hebt.
Wat houden de Spend Cloud best practices in?
De best practices van de Spend Cloud zijn geen theoretisch ideaalplaatje. Ze zijn opgebouwd uit jaren aan ervaring bij honderden organisaties in zorg, onderwijs en non-profit. Wat werkt? Wat levert de meeste tijdwinst op? Waar lopen mensen vast? Die inzichten zijn vertaald naar een concrete, bewezen manier van inrichten, per module.
Het uitgangspunt is altijd hetzelfde: zo min mogelijk applicatiebeheer, zo min mogelijk uitzonderingen, en zo veel mogelijk processen die zichzelf afhandelen. De 80/20-methode in de praktijk: 80% van je processen efficiënt stroomlijnen, zodat tijd en aandacht vrijkomt voor de 20% die echt aandacht vraagt.
Organisaties die de best practice aanpak toepassen zien al snel resultaat: minder handmatig werk, snellere verwerking en meer grip op het proces.
De vier Spend Cloud modules slimmer inrichten
Factuurverwerking: van handmatig naar touchless
Factuurverwerking is voor de meeste organisaties het meest tijdrovende onderdeel van het inkoopproces. De best practice richt zich op één doel: zo veel mogelijk facturen automatisch verwerken, zonder handmatige tussenkomst.
Dat begint bij de ontvangst. Werk met een eigen inkoopfacturen e-mailadres, ontvang facturen als XML en maak gebruik van het PEPPOL-netwerk. Hoe meer facturen digitaal en gestructureerd binnenkomen, hoe minder er handmatig ingevoerd hoeft te worden.
Daarna gaat het om de codering. De Spend Cloud gebruikt historische data als basis voor het automatisch vullen van coderingsvelden. Door standaard grootboekrekeningen per leverancier in te stellen en slim gebruik te maken van sjablonen en de coderingsmatrix, worden facturen automatisch voorzien van de juiste codes. De beoordelaar hoeft alleen nog te kijken bij uitzonderingen.
Het eindresultaat: facturen die binnenkomen, op basis van instellingen direct gecodeerd zijn, goedgekeurd worden en exporteren naar het financiële pakket. Touchless.
Inkoop: controle aan de voorkant
De best practice voor inkoop gaat vooraf aan een goed werkende factuurverwerking. Het uitgangspunt: medewerkers bestellen via de Spend Cloud, de codering zit al in de order, en de factuur matcht automatisch. Geen handmatige controle achteraf, maar regie aan de voorkant.
Praktisch betekent dit: één leveranciersgroep voor alle leveranciers, een eenvoudige structuur zonder onnodige categorieën, en een analyse van de top crediteuren op basis van zowel omzet als aantal facturen en bestellingen, om te bepalen welke leveranciers als eerste worden aangesloten via een OCI-webshop.
De sleutel zit in eenvoud. Hoe minder uitzonderingen, hoe minder applicatiebeheer, hoe minder kans op fouten. Organisaties die overstappen op deze aanpak zien het gebruik van inkooporders vaak in korte tijd sterk groeien, simpelweg omdat bestellingen die voorheen buiten het systeem om gingen nu via de Spend Cloud lopen.
Contractbeheer: centraal registreren en matchen
Contracten worden structureel onderschat. Tot het misgaat. Een contract dat stilzwijgend met drie jaar wordt verlengd omdat de opzegdatum niet was geregistreerd. Een factuur die goedgekeurd wordt terwijl de prijs al lang niet meer klopt met het contract. Het zijn fouten die organisaties onnodig geld kosten.
De best practice voor contractbeheer is eenvoudig: registreer contracten centraal, koppel ze aan facturen en stel in dat periodieke facturen automatisch worden gematcht met het bijbehorende contract, zodat prijsafwijkingen direct zichtbaar worden. Stel notificaties in vóór einddatums, zodat de contracteigenaar tijdig een signaal krijgt en bewust kan beslissen over verlenging of beëindiging. Geen verrassingen meer.
De vier standaard contractsoorten, Facilitair, HRM, ICT en Vastgoed, geven direct een werkbare structuur om mee te starten. Verder geldt ook hier: houd het simpel. Een lange lijst met contractsoorten maakt het voor medewerkers moeilijker om de juiste keuze te maken.
Spend Cloud Cards: efficiënt cashless werken
De best practice voor het werken met Spend Cloud Cards draait om één principe: cashless werken. Geen contant geld, geen bonnetjes die kwijtraken, geen declaraties achteraf. Medewerkers betalen met de Spend Cloud Card binnen ingestelde limieten, de codering wordt automatisch ingevuld via slimme filters, en aan het einde van de maand beoordeelt een leidinggevende de uitgaven voordat ze worden doorgezet naar het financiële pakket.
De inrichting is bewust eenvoudig gehouden. Standaard pasboeken, vaste oplaadmomenten, dezelfde kostensoorten voor alle passen. Hoe uniformer de inrichting, hoe minder onderhoud en hoe minder kans op fouten.
Een goede basisstructuur is de fundering
Alle best practices hebben één gemeenschappelijke voorwaarde: een goede basisstructuur. Rollen en rechten die kloppen. Een kostenplaatsstructuur die aansluit op hoe de organisatie werkt. Functieprofielen die duidelijk vastleggen wie wat mag. De procuratieregeling van de organisatie is daarbij het logische uitgangspunt: wie mag hoeveel bestellen of goedkeuren, en op welk niveau?
Dat klinkt als een detail, maar het is de fundering van alles wat erop volgt. Organisaties die de basis overslaan en direct willen automatiseren, lopen vroeg of laat tegen de grenzen aan. Organisaties die de basis goed leggen, merken dat elke volgende stap makkelijker gaat.
Waar begin je met optimaliseren?
De best practice aanpak is geen alles-of-niets verhaal. Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Begin bij de module die de meeste pijn geeft, of waar de meeste winst te behalen is. Doe een analyse van je top crediteuren. Kijk waar facturen blijven hangen. En bouw van daaruit verder.
Wil je weten waar jouw organisatie staat en wat de volgende stap kan zijn? Bekijk de Purchase to Pay oplossing of neem contact op met een van onze consultants voor een vrijblijvend gesprek.
Ben je al klant?
In onze portal vind je per module de volledige best practice documentatie, stappenplannen en verdiepende artikelen. Alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met optimaliseren, zelfstandig of samen met een consultant van Visma | ProActive.
Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een vrijblijvende demo aan.
Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen?
We laten je graag zien hoe onze best practices zorgen voor minder handmatig werk, maximale automatisering en grip op je processen. Vraag vrijblijvende een demo aan.
