Herken je deze 6 frustraties van meerdere softwarepakketten gebruiken voor uitgavenbeheer?
In 2025 en voorgaande jaren zien we de trend dat klanten met zo min mogelijk verschillende systemen willen werken. We voorzien dat deze wens zich ook in de toekomst doorzet.
Het werken met meerdere systemen heeft namelijk behoorlijk wat tastbare nadelen. Bijvoorbeeld: 1) Koppelingen moeten worden onderhouden. 2) Je wordt van het kastje naar de muur gestuurd als er iets stuk gaat. 3) Automatiseren is lastig. 4) Er is nergens overzicht van het totaalplaatje. 5) Het is niet duidelijk wat de volgende verbeterstap kan zijn. 6) Je kunt niet innoveren en het is moeilijk om mee te gaan met de moderne tijd.
Kortom: je blijft vastzitten in huidige processen en komt niet verder. Hoe doorbreek je deze cyclus? Door het aantal systemen te reduceren. Alles weergeven in maar één softwarepakket klinkt misschien intimiderend. Waar begin je? Daar gaan we in deze blog dieper op in.
Benieuwd welke andere trends we voor 2025 zien op gebied van uitgavenbeheer? Dat lees je in deze ‘Purchase to Pay trends’-blog.
Het startpunt is een lijst maken van welke criteria het belangrijkst zijn voor jouw systemen
Het werken met maar één systeem voor uitgavenbeheer heeft diverse voordelen. Afhankelijk van welke daarin het meeste prioriteit krijgen, kun je strategische keuzes maken. We zetten de voordelen hieronder op een rijtje.
Voordeel 1: Overzicht van alle uitgaven in één softwarepakket
Het grootste voordeel van alle uitgavenprocessen in één systeem onderbrengen, is dat je overzicht, inzicht en controle heb over al die uitgaven. Dan hoef je geen schermen naast elkaar te houden of zelf spreadsheets samen te stellen. Als jouw organisatie het belangrijk vindt om écht grip te hebben op alle uitgaven, is het cruciaal om met één druk op de knop het totaalplaatje te kunnen zien.
Voordeel 2: Kostenbesparing
Afhankelijk van hoeveel verschillende systemen er momenteel in gebruik zijn bij jouw organisatie, kan het behoorlijk wat kosten schelen om naar één omgeving over te stappen. Stel dat je allemaal aparte systemen hebt voor factuurverwerking, inkoop, contractmanagement, declaraties, het beheren van betaalpassen voor medewerkers en meer. Dat zijn meer dan 5 abonnementen!
Hier komen eenmalige implementatiekosten en mogelijk periodieke onderhoudskosten nog bovenop. Genoeg reden dus om een overzicht te maken van de huidige kosten aan dit soort software. Zo kun je leveranciers makkelijk met elkaar vergelijken.
Hou er ook rekening mee dat het mogelijk goedkoper is om meer processen onder te brengen bij een huidige leverancier, dan om weer een nieuwe partij in te schakelen. Weeg goed af welke leveranciers momenteel naar tevredenheid voorzien in software, service, toekomstperspectief en het kostenplaatje.
Voordeel 3: Werken zoals je gewend bent
Een ander groot voordeel van werken met maar één systeem is uniformiteit. Als alle uitgavenprocessen met dezelfde logica zijn ontworpen, kun je dus altijd ‘werken zoals je gewend bent’. In één totaal-omgeving werk je namelijk met een consistente uitstraling, knoppen die er hetzelfde uitzien en een intuïtieve logica die niet afwijkt. Bijvoorbeeld: het beoordelen van een factuur is vergelijkbaar met het beoordelen van een inkooporder.
Een bonusvoordeel hierbij: het is makkelijker om nieuwe medewerkers in te werken als je ze maar één keer uitleg hoeft te geven voor alle uitgavenprocessen. Dit in plaats van dat ze voor elk systeem een andere werkwijze moeten aanleren.
Voordeel 4: Minder arbeidsintensief onderhoud en minder frustratie
‘Werken zoals je gewend bent’ gaat ook op voor applicatiebeheer en algemeen onderhoud. Als je in één systeem werkt, hoef je organisatorische wijzigingen maar één keer door te voeren. Ook hoeven koppeling niet constant geüpdatet te worden, omdat je werkt met één geïntegreerd systeem. Dit betekent ook dat de kans op bugs en storing kleiner is dan bij het werken met meerdere systemen. Dit alles bij elkaar scheelt medewerkers tijd en frustratie.
Voordeel 5: Eén softwarepakket, één aanspreekpunt
Over koppelingen updaten en bugs gesproken: wat doe je nu als een koppeling tussen twee systemen stuk gaat? Benader je dan eerst leverancier A of B? En wat doe je als ze naar elkaar wijzen?
Als je werkt met één totaal-omgeving zit daar één leverancier achter die precies weet waar het fout gaat en dit ook zelf kan oplossen. Door zo min mogelijk leveranciers te hanteren die afhankelijk zijn van elkaar, reduceer je de tijd die wordt besteed aan het oplossen van eventuele bugs. Het is veel efficiënter om één aanspreekpunt voor problemen te hebben, dan een aanspreekpunt per uitgavensysteem.
Overweeg je de Spend Cloud? Dan biedt deze totaaloplossing aanvullende voordelen
Voordeel 6: Efficiënte implementatie met vast tarief, gebaseerd op best-practices
Zoals eerder benoemd is het efficiënter om één implementatie te hebben (voor een vast tarief) dan meerdere implementaties. Dit geldt natuurlijk voor iedere leverancier. Spend Cloud-implementaties zijn echter altijd gebaseerd op 25 jaar aan best-practices. Dit systeem bestaat namelijk al sinds 1999 en we blijven continu innoveren.
Die jarenlange ervaring resulteert in praktische en specifieke adviezen. Spend Cloud Consultants kunnen namelijk tips geven om weerstand te voorkomen bij medewerkers en om aan efficiënt stakeholdermanagement te doen tijdens een implementatie. Ook kunnen ze je meer vertellen over hoe je kunstmatige intelligentie slim inzet voor Finance en hoeveel tijd je ongeveer kwijt zult zijn aan Spend Cloud applicatiebeheer. Zo weet je altijd waar je aan toe bent.
Voordeel 7: Overkoepelende best-practices
Niet alleen kunnen Spend Cloud Consultants algemene best-practices delen en tips geven voor en tijdens de implementatie. Ze kunnen diepgaand advies geven voor alle uitgavenprocessen: inkoop, factuurverwerking, contractmanagement, declareren en betaalpasbeheer. Omdat je het totaalplaatje vormgeeft in één Spend Cloud, kunnen Consultants ook overkoepelende best-practices toepassen. Zo weten ze precies hoe je alle processen naadloos op elkaar aan laat sluiten, zodat zelfs touchless factuurverwerking mogelijk is.
Voordeel 8: Volledige archief-inzage
Omdat alle uitgavenprocessen inzichtelijk zijn in één omgeving, heb je ook een digitaal archief waar alles in terug te vinden is. In het Spend Cloud archief kun je eenvoudig zoeken op titel en einddatum, maar ook op complexere data zoals crediteur en contracteigenaar. Archieffunctionaliteiten zijn zelfs makkelijk over te dragen aan een nieuwe medewerker. Zo heb je altijd een volledig overzicht van alle organisatie-uitgaven.
Voordeel 9: Spend Cloud App en webversie binnen één softwarepakket
Aanvullend op de Spend Cloud webversie die je van alle uitgavenbeheer-functionaliteiten voorziet, kun je ook werken met de Spend Cloud App. Daarmee beoordeel je niet alleen facturen en inkooporders, maar kun je ook kosten verantwoorden, reiskostendeclaraties indienen en pakbonnen toevoegen aan de inkooporder. Het gemak van één omgeving voor alle organisatie-uitgaven, zit dus ook op je smartphone of tablet.
Stap 2: Leveranciers vergelijken
Zodra het voor jouw organisatie duidelijk is welke criteria prioriteit krijgen, kun je leveranciers gaan vergelijken. Welke softwarepakketten kunnen jou de voordelen bieden die het belangrijkst zijn voor jouw specifieke situatie? Nu en in de toekomst?
Ontdek de Spend Cloud
De Spend Cloud is één omgeving voor inkoop, factuurverwerking, contractmanagement, declareren en slimme betaalpassen voor medewerkers. Het uitgangspunt hierbij is om klanten te helpen zoveel als gewenst te automatiseren. De factuurverwerkingssoftware wordt bijvoorbeeld gevoed vanuit inkooporders en contractverplichtingen. Daardoor is het voor de financiële administratie direct zichtbaar welke verplichting hoort bij een binnenkomende factuur. Ook zien ze meteen door wie de verplichting aan de voorzijde is gestart. Het ultieme eindresultaat hierbij is touchless factuurverwerking, maar dat is zeker geen vereiste om met de Spend Cloud te starten.
Accountmanager Danny vertelt: “We willen klanten op hun tempo in staat stellen om zo veel mogelijk tijd vrij te maken op de financiële administratie. Dit doen we door de rompslomp van traditionele factuurverwerkings- en declaratieprocessen te minimaliseren. Het doel waar we naar streven is om de tijd te minimaliseren die organisaties nu kwijt zijn voor het afhandelen van hun uitgavenproces. Die tijd kan dan namelijk beter worden ingezet. We willen eigenlijk dat klanten geen omkijken meer hebben naar hun processen, behalve de uitzonderingen. Als touchless factuurverwerking een brug te ver is, pakken we dit stapsgewijs op.”
Vraag een live demo aan
Ga het gesprek met ons aan! Tijdens een live demo laten we graag zien wat de Spend Cloud kan en hoe we de behoeftes van jouw organisatie kunnen vormgeven. Spreken we je binnenkort?
Ontdek hoe naadloos de Spend Cloud jou van spend management voorziet
Lees meer over Spend Cloud Purchase to Pay: inkoop, factuurverwerking en contract-management, in combinatie met slimme betaalpassen voor medewerkers (Spend Cloud Expense).
3 reacties