Waarom kiezen voor de Spend Cloud ten opzichte van een ERP-systeem?
Overstappen op een nieuwe werkwijze is een grote verandering die impact heeft op de hele organisatie.
Voordat je software aanschaft die een behulpzame tool, maar ook een onverwachte kosten- en lastpost kan zijn, wil je zeker weten dat je de juiste keuze maakt. Daarom maken we hier een vergelijking tussen het gemiddelde ERP-systeem en de specialistische cloud-based Spend Cloud.
Wat is een ERP-systeem?
Je kunt een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) gebruiken om diverse processen te verbinden en automatiseren. Dit kan op gebied van spend, maar ERP’s zijn breed inzetbaar. De kern van een ERP-systeem is dat data centraal wordt opgeslagen, zodat het overal digitaal bereikbaar is. Verder verlicht het de werkdruk door processen te automatiseren. Werken met een ERP heeft daarnaast nog meer voordelen.
Waarom zou je voor een ERP-systeem kiezen?
ERP’s zijn voornamelijk aantrekkelijk vanwege het feit dat ze volledig bestaan vanuit maatwerk. Dat zorgt ervoor dat zo’n systeem naadloos aansluit op de huidige manier van werken, maar het heeft ook een keerzijde. Daar gaan we zo dieper op in. Het maatwerk is dan ook de reden dat ERP-systemen zoveel van elkaar kunnen verschillen. Voor organisaties die ervan overtuigd zijn dat ze de optimale workflows en werkwijzen al bereikt hebben, is een ERP-systeem ideaal.
Met ERP-systemen kun je verder:
- Rapportages opvragen
- Gegevens centraal beheren
- Een uniforme werkwijze implementeren
- Automatiseren
Hiermee kun je efficiënter werken en geld besparen.
Waarom is de Spend Cloud anders?
Ten eerste is het belangrijk om te beseffen dat bovenstaande dingen ook allemaal binnen de Spend Cloud kunnen, en meer. Je kunt werkprocessen inrichten voor Factuurverwerking, Inkoop, Contractmanagement en Declareren en je kunt met Spend Cloud Cards voor medewerkers aan de slag gaan. Je kunt er zelfs voor kiezen om het volledige Purchase-to-Pay proces te automatiseren, zodat je facturen touchless kunt verwerken. Daarnaast is het opvragen van rapportages én het exporteren daarvan geen probleem en je kunt de Spend Analytics functionaliteit gebruiken om echt de data in te duiken. Zo wordt optimaliseren steeds makkelijker.
Natuurlijk is data centraal te beheren in de Spend Cloud, maar daarnaast is de Spend Cloud in alle gevallen ook daadwerkelijk een volledig cloud-based oplossing. Dat geldt helaas niet voor alle ERP-systemen. ‘Cloud-based’ houdt in dat de Spend Cloud overal online toegankelijk is, zolang er een werkende internetconnectie is. Er is geen receiver of plug-in nodig, dus dat scheelt in gebruiksgemak, kosten en onderhoud. Daarnaast is thuiswerken met een cloud-based oplossing eenvoudig te realiseren, zoals ze bij GGZ Rivierduinen al hebben ervaren.
Hans van der Pluijm
Manager Finance & Control bij GGZ Rivierduinen
“Wat hebben we een goede keuze gemaakt met de Spend Cloud. Facturen die rechtstreeks naar de mailbox verstuurd worden, worden keurig op tijd betaald. Zo houden we het proces ook voor thuiswerkende collega’s op gang.”
Een uniforme werkwijze implementeren en gebruik maken van eenvoudige workflows is ook geen probleem en daar komen we graag in de volgende alinea op terug.
Waarom kiezen voor de Spend Cloud ten opzichte van een ERP-systeem?
De nadelen van het implementeren van een ERP-systeem
Voor deze alinea maken we gebruik van een metafoor. Het aanschaffen van een ERP-systeem is als het kopen van een huis. In dit geval koop je alleen geen huis, maar een geraamte. Dit skelet is een standaard template waar allerlei maatwerk functionaliteiten in passen. Dat zijn dus bouwstenen die je allemaal zelf moet gaan uitzoeken. Op de nadelen van werken met een maatwerk oplossing gaan we zo dieper in. Ook de hele inrichting moet je of zelf doen of uitbesteden en vaak werk je via ERP-systemen zelfs nog met gedateerde techniek. Kun je er wel op vertrouwen dat het toekomstbestendig is? Past dat ook bij de verwachtingen van jongere medewerkers? Is dit het huis waar je de komende jaren prettig in gaat wonen?
De nadelen van werken met een ERP-systeem
- Een nieuwe manier van werken kan weerstand oproepen onder medewerkers. Dit gebeurt al snel wanneer die werkwijze niet gebruiksvriendelijk of intuïtief is.
- ERP-systemen zijn maatwerk.
- Dit betekent vaak dat de implementatie intensief, tijdrovend en dus vaak ‘duur’ is. Iedere maand dat het ERP-systeem niet online is, is een maand waarin je geld had kunnen besparen door efficiënter te werken.
- Voor ERP-systemen zijn er wel templates. Als je voor een op maat gemaakte omgeving kiest, kost dat veel tijd en geld. Misschien zelfs meer dan je van tevoren verwacht had.
- Dit betekent dat jouw oplossing vaak de eerste in zijn soort is en er dus nog geen mogelijkheid is geweest om de kinderziektes eruit te werken.
- Dit betekent dat een training ook de eerste in zijn soort is. Het is na een toepassing in de praktijk pas duidelijk of medewerkers de instructies begrepen hebben. Als je er dan achterkomt dat je aanvullende ondersteuning moet aanvragen, kan dat nog wel eens voor onvoorziene kosten zorgen.
- Maatwerk kan ook inhouden dat er met sommige financiële systemen bijvoorbeeld niet gekoppeld kan worden. Stel dat je op een nieuw financieel systeem wilt overstappen, moet je op zoek naar een hele nieuwe oplossing. Dat kost weer tijd en geld. Ondanks dat maatwerk als erg flexibel klinkt, kan je uiteindelijk dus toch vast komen te zitten aan software die eigenlijk niet prettig werkt.
- Het implementeren van een nieuw systeem kost veel geld, tijd en moeite. Soms is het lastig af te wegen of een andere werkwijze zich wel terugbetaalt, helemaal wanneer er onvoorziene kosten bij komen kijken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onderhoudskosten. Dat maakt het extra belangrijk om van tevoren te weten waar je aan begint.
- Omdat je alle software van één leverancier afneemt, wordt je gedwongen mee te gaan in updates. Je wordt dus afhankelijk van een systeem waar je zelf na implementatie weinig controle meer over hebt, tenzij je flink kosten gaat maken voor het bouwen van aanvullende functionaliteiten. Daarnaast kunnen die updates conflicteren met de maatwerk inrichten en bugs veroorzaken.
Onvoorziene kosten
We noemden ze al eerder, maar voor klanten die van een ERP-systeem overstappen naar de Spend Cloud zijn onvoorziene kosten zo’n probleem, dat we er een volledige alinea aan wijden. Ze zijn voorbereid op bijvoorbeeld het maandelijkse abonnement, de implementatie-, eenmalige trainings- en onderhoudskosten, maar vaak is er meer aan de hand wanneer je gebruik maakt van een ERP-systeem.
Werken met een ERP-systeem heeft vaak als gevolg dat er minimaal 0,8 tot 1 FTE in het beheer gaat zitten, en voor grotere organisaties natuurlijk nog veel meer. Is er een update? Dan betaal je voor aanvullende uitleg. Verandert er iets in de omgeving? Dan kan het hele circus van inrichten dat consultants voor je gedaan hebben weer opnieuw beginnen. Daar komen ook weer kosten bij kijken. Kan het systeem toch niet wat je ervan verwacht had? Dan moet je aanvullende tooling aanschaffen en ook betalen voor de nieuwe koppeling natuurlijk. Dit werkt dus compleet anders dan een oplossing met gespecialiseerde modules, zoals de Spend Cloud. Bij die systemen komen dan ook diverse onvoorziene kosten kijken, die je met de Spend Cloud niet hebt.
De voordelen van werken met de Spend Cloud
Ook hier vallen we even terug op de metafoor. Het aanschaffen van de Spend Cloud is als het kopen van een volledig gestoffeerd en gemeubileerd huis. Je hoeft alleen zelf de schilderijen nog recht te hangen. Je werkt namelijk met een standaard oplossing en een maatwerk inrichting. Die standaarden hebben we gebaseerd op meer dan twintig jaar ervaring en specialistische expertise. Je kunt er dus op rekenen dat de kinderziektes er al uit zijn en dat we je over werkwijzen adviseren waar je misschien nog niet eens over had nagedacht. Zo zorgen we er samen voor dat je zo efficiënt mogelijk te werk gaat en dat de Spend Cloud volledig kan voldoen aan de behoeftes van jouw organisatie.
Een maatwerk oplossing is dus helemaal niet nodig en wij communiceren altijd transparant. ‘Be honest, don’t sell shit’ is niet voor niets een van onze kernwaarden. Je kunt er dus ook op rekenen dat je niet ineens vastzit aan onvoorziene kosten. Daarnaast zijn we flexibel genoeg om met diverse financiële systemen (zoals Visma.net Financials en de basispakketten van Exact en AFAS) te koppelen.
Halbe van der Wal
Hoofd financiële administratie bij CSG Liudger
“Omdat iedereen ermee kan werken, is het draagvlak vanzelfsprekend groter.”
Kortom, werken met de Spend Cloud is:
- Werken met volledig cloud-based software die thuiswerken eenvoudig maakt.
- Werken met een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem, ook voor medewerkers zonder administratieve kennis.
- Werken met een gestandaardiseerd systeem en een maatwerk inrichting, zodat de software naadloos aansluit op de behoeftes van jouw organisatie.
- Werken met specialistische software, met een human touch. We denken mee en zorgen dat jij de regie in handen houdt. Samen komen we tot de beste oplossing.
- Eén systeem onderhouden in plaats van een systeem met diverse aanvullende tools. Denk aan Scan & Herken en betalingstooling, terwijl dit bij de Spend Cloud ingebouwd zit.
- Nooit meer verborgen kosten!
Ben jij overtuigd van de kracht van de Spend Cloud?
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
