CSG Liudger

By juli 27, 2018Geen categorie

CSG Liudger

Met de nodige terughoudendheid ging CSG Liudger op zoek naar een passende oplossing voor de te lange doorlooptijden van facturen. Na referentiebezoeken waren zij overtuigd dat ProActive eenvoudig genoeg was om geaccepteerd te worden door medewerkers en tegelijkertijd effectief genoeg om hun problemen op te lossen. De doorlooptijd is met gemak sterk verminderd. Het werk is zelfs dusdanig versimpeld, dat ze met een half FTE minder hetzelfde werk verzetten als eerst.

“Als iedereen ermee kan werken, is het draagvlak vanzelfsprekend groter.”

Halbe van der Wal, hoofd Financiële administratie

Keer op keer sloeg de Christelijke Scholengemeenschap (CSG) Liudger de aanbiedingen van Purchase-to-Pay softwareleveranciers af. Pas toen ProActive na een paar jaar een vernieuwde versie introduceerde, was hun interesse gewekt.

CSG Liudger is een brede, christelijke scholengemeenschap met vijf locaties voor voortgezet onderwijs in Friesland. Halbe van der Wal vertelt als hoofd Financiële administratie over het keerpunt, waarna ze besloten ProActive een kans te geven.

“Een paar jaar geleden kwamen facturen op verschillende locaties binnen via de posten. Daarvandaan gingen de facturen door naar de budgethouder. Soms zat er nog een beoordelaar tussen, dan waren er drie handtekeningen nodig. Vervolgens moest de factuur eerst langs de locatiedirecteur om uiteindelijk bij ons te belanden. In totaal nam dit vijf tot tien dagen in beslag.”

Hoewel de doorlooptijd van de facturen een heikel punt was, was de software die zij tot nog toe hadden gezien niet overtuigend genoeg. Het zette hen wel aan het denken.

Vriendelijkheid en gemak
“Wij waren op zoek naar zeer gebruiksvriendelijke software. Als iedereen ermee kan werken, is het draagvlak vanzelfsprekend groter. Er kwamen meerdere organisaties langs voor een demonstratie, daar kozen wij de twee meest geschikte uit.”

“Tijdens referentiebezoeken zagen wij hoe simpel ProActive in de praktijk werkt. Het is de gebruiksvriendelijkheid, het duidelijk ingerichte systeem én de gesprekken met de accountmanager, waardoor wij voor ProActive hebben gekozen. Het gaat natuurlijk niet alleen om de software zelf, maar ook om de mensen waarmee je te maken hebt.”

De implementatie verliep soepel. Na de training ging CSG Liudger zelf aan de slag. “Wij waren vrij snel gewend aan de overstap van papier naar digitaal, al dachten sommige collega’s dat de herinneringsmail SPAM was. Bijna alle facturen komen centraal binnen, waarvan de helft rechtstreeks in de digitale inbox. De paar facturen die nog per post binnenkomen, gaan na scan door naar de financiële administratie. Zij zetten de facturen door voor de betaling vanuit ons financieel pakket AFAS. Dit duurt in totaals minder dan vijf dagen.

Naast de dagelijkse facturen, heeft CSG Liudger ook te maken met bijzondere facturen. “De facturen van de energieleverancier verdelen wij over meerdere kostenplaatsen. Dit doen wij wanneer ze richting de tekenbevoegde gaan. Ook hebben wij facturen die we over meerdere periodes verdelen; facturen voor de Besturenraad bijvoorbeeld. Hiervoor betalen we een x bedrag per leerling per leerjaar.”

Een half FTE minder
CSG Liudger koos ProActive om de doorlooptijd van facturen te verminderen met een praktische gedigitaliseerd proces. Een zeer gunstig bij-effect is dat zij nu met een half FTE minder werken, en dat is niet het enige positieve bij-effect. “Ik merk ook dat onze budgethouders met een kritischere blik naar de facturen kijken. Het komt vaker voor dat zij aan de codering opmerken dat de factuur voor een andere locatie is. Dit komt doordat de facturen nu meer gespreid binnenkomen en niet meer eens in grote stapels die budgethouders dan snel doorspitten en van een handtekening voorzien.

ProActive levert concrete resultaten. Veel mensen zijn gebaat bij het vergemakkelijken van deze bedrijfsprocessen. De status van facturen is continu inzichtelijk en ik zie waarom een beoordelaar een factuur afkeurt. Ik zou niet meer terug willen naar de oude situatie.”

Factsheet

In de factsheet staat specifieke informatie over de functionaliteit die CSG Liudger gebruikt: Factuurverwerking.

Download factsheet

Of neem contact met ons op

023 – 54 222 99

Zelf zien hoe het werkt?

 

Wij komen graag bij u langs of verzorgen een online demonstratie. Of als uw voorkeur daar naar uitgaat, plannen wij een referentiebezoek in bij één van onze klanten.

Referentiebezoek inplannen

Home

ProActive: verwijder complexiteit en leg de focus op belangrijke zaken.

Spend Cloud

Eén volledige oplossing waarbij u bepaalt welke functionaliteiten nodig zijn.

Functionaliteiten

Factuurverwerking, inkoop, kas & pas, contractmanagement, budgetteren & analyseren.

Cases

Onze klanten over hoe de Spend Cloud in de praktijk werkt.

ProActive gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Ten slotte plaatst SalesFeed cookies voor het aansturen van Liquid Content functionaliteiten. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy- en cookieverklaring.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten