Bereid je voor op vakantieperiodes met deze 3 Spend Cloud tips
Kun jij je verantwoordelijkheden met een gerust hart overdragen als je met vakantie gaat?
Je wil natuurlijk zo min mogelijk werkgerelateerde dingen aan je hoofd hebben in je vrije tijd. Met deze Spend Cloud tips laat je alles netjes achter, zodat je niet meer naar je taken hoeft om te kijken.
1. Zet jezelf op afwezig
Via de Spend Cloud webversie
Stel niet alleen je out-of-office reply in voor je email, maar denk ook aan de Spend Cloud! Herinner jezelf eraan om je afwezigheid in de Spend Cloud te registreren en een vervanger in te stellen. Dan staan de automatische workflows gelijk goed ingesteld en blijven urgente taken niet steken.
Door een vervanger in te stellen (via de app of webversie), worden alle openstaande en nieuwe taken automatisch doorgezet naar de vervangende collega. Dat scheelt handmatig werk en vermindert vertraging. Lees verder in de ‘tips voor applicatiebeheer’-blog.
Of via de Spend Cloud App
Ben je al onderweg naar je vakantieadres en toch vergeten een vervanger in te stellen voor je taken in de Spend Cloud? Geen paniek! Je kunt ook je vakantieperiode instellen via de Spend Cloud App. Binnen een paar klikken kun jij je werk weer helemaal loslaten en zorgeloos van je vakantie genieten.
Daarna niet meer inloggen!
Als je jezelf op afwezig hebt gezet in de Spend Cloud, moet je daarna niet meer inloggen tijdens je vakantie. Je kunt vanaf het moment dat je afwezigheid ingaat dus ook geen acties meer uitvoeren in de Spend Cloud. Ten eerste is dat belangrijk, omdat je in je vakantie tot rust moet komen. Ten tweede wordt je afwezigheid automatisch opgeheven als je toch inlogt. Uiteraard kun jij jezelf daarna gewoon weer op aanwezig zetten, mocht het per ongeluk gebeuren.
2. Wees voorbereid op de maandafsluiting
Is het bij jouw organisatie ook zo dat de medewerkers in het veld verantwoordelijk zijn voor het afsluiten van de pasboeken? Zorg dan dat ze daarvan op de hoogte zijn, ook tijdens de vakantie! Hier hebben we drie oplossingen voor:
- Medewerkers kunnen eenvoudig via de Spend Cloud App tijdens hun vakantie een periode afsluiten, maar eigenlijk wil je ze daar natuurlijk niet mee lastigvallen in hun vrije tijd
- Hier werkt de ‘vervanger instellen’-optie van de Spend Cloud ook heel goed voor.
- Of je zou kunnen inrichten dat de administratie de pasboeken afsluit, in plaats van de medewerkers in het veld
Welke werkwijze past bij jouw organisatie, kun je natuurlijk zelf het beste inschatten. De Spend Cloud is flexibel genoeg om daar goed op aan te sluiten.
Wat als het proces wel door moet lopen?
Ook vanuit het buitenland kun je via de Spend Cloud App eenvoudig facturen goedkeuren. Het proces kan dus gewoon doorlopen, waar je ook bent, zodat je de voortgang kunt bewaken. Maar, zet jezelf vooral op afwezig als je niet gestoord wilt worden tijdens je welverdiende vrije dagen en geniet van je rust.
3. Rustig dagje? Tijd voor verbetering!
Werk aan je inhoudelijke kennis en persoonlijke ontwikkeling
Ben je zelf niet op vakantie tijdens de vakantieperiode? En heb je daardoor een rustige werkdag? Ga dan eens rondneuzen in de Spend Cloud Portal (die heet tegenwoordig Spend Cloud DIRK). Die staat bomvol slimme tips om jouw Spend Cloud processen efficiënter te maken. Denk aan themawebinars en workshops over optimalisatie. Met die tips heb je na de vakantieperiode misschien wel veel vaker een rustige dag.
Werk aan je Spend Cloud-inrichting
Tijdens de vakantieperiode heb je eindelijk tijd om eens goed te kijken of de inrichting van jouw Spend Cloud nog beter kan. Wellicht kun je bepaalde processen verder automatiseren, waardoor bijvoorbeeld het factuurverwerkingsproces straks helemaal automatisch gaat, oftewel touchless factuurverwerking! Daar komen bovengenoemde webinars en workshops over optimalisatie goed bij van pas.
Waar start jouw optimalisatietraject?
Werp na je vakantie eens een frisse blik op je organisatieprocessen. Met een ontspannen houding kun je dan bepalen welk verbeterpunt het meest kan opleveren of welke het meest urgent is. Waar ga jij mee aan de slag? En heb je daar ondersteuning van een Spend Cloud Consultant bij nodig? Neem vooral contact met ons op via jouw contactpersoon.
Benieuwd naar meer handige Spend Cloud features?
We bewijzen de kracht van de Spend Cloud graag tijdens een live demo. Dan bespreken we de specifieke uitdagingen van jouw organisatie en stemmen we de demonstratie af op jouw behoeften.
Ik wil een demo
