Thuiswerken eenvoudiger maken met Spend Cloud applicatiebeheer
Ben jij al gewend aan thuiswerken? Of denk jij dat het echt nog wel iets efficiënter kan?
Met de juiste instellingen in het applicatiebeheer van de Spend Cloud kan dat! Naast een aantal aspecten van de Spend Cloud die thuiswerken sowieso al makkelijker maken, kun je via applicatiebeheer zeker nog verder optimaliseren.
Hoe maakt de Spend Cloud thuiswerken makkelijker?
Hieronder vind je drie voorbeelden van hoe medewerkers makkelijk thuiswerken met de Spend Cloud.
1. Je kunt onder andere inloggen met Single Sign-On (SSO)
Single Sign-On (SSO) is een specifieke manier van inloggen die ervoor zorgt dat je met één ID en wachtwoord kunt inloggen op gerelateerde maar aparte software systemen. Dat betekent dat je één keer inlogt op het netwerk van de organisatie en toegang hebt tot diverse services zonder dat je opnieuw hoeft te verifiëren dat jij het wel echt bent. Dit is veilig, omdat het werkt met een authentificatie token die naadloos toegang geeft tot daar specifiek voor geconfigureerde applicaties. Zo kun je ook thuis veilig werken in de zakelijke systemen.
Werk jij al met de Spend Cloud en zou je ook graag gaan werken met Single Sign-on? Benader dan graag je accountmanager voor meer informatie.
2. De Spend Cloud is volledig cloud-based en overal bereikbaar
Dit betekent dat je overal waar je een stabiele internetconnectie hebt, thuis of op kantoor bijvoorbeeld, met de Spend Cloud kunt werken. Je hebt alleen een laptop, tablet of telefoon nodig, want de software werkt op ieder device. Werken op desktop kan altijd, maar met de Spend Cloud App kun je zelfs onderweg jouw acties uitvoeren.
Hoe helpt applicatiebeheer bij thuiswerken met de Spend Cloud?
De voorbeelden hieronder zijn specifiek toegespitst op thuiswerken, maar er is natuurlijk veel meer mogelijk in de Spend Cloud en niet alleen op gebied van applicatiebeheer!
1. Je kunt afleveradressen aanpassen op thuisadressen (AVG-proof!)
Nu bijna iedereen thuiswerkt, is het logisch dat producten soms naar privé-adressen gestuurd moeten worden. Je wilt niet permanent gegevens wijzigingen in het systeem, maar er moet wel een aanpassing plaatsvinden. Daarnaast, je wilt natuurlijk niet dat iedereen inzicht heeft in alle privé-adressen. Hoe los je dat op?
In de Spend Cloud module Inkoop kun je een dummy afleveradres aanmaken voor een order, bijvoorbeeld ‘Afleveradres in toelichting’ waarbij de medewerker kan aangeven dat het adres in de toelichting staat. Zo hoef je geen nieuw adres aan te maken en is het privé-adres niet zichtbaar in het overzicht. Alleen de medewerker die de order heeft aangemaakt, kan het adres inzien en andere medewerkers zien alleen de dummy. Daarnaast wordt de toelichting encrypted opgeslagen.
2. Mening vragen tijdens digitale factuurverwerking
Deze functionaliteit is al een tijdje beschikbaar in de Spend Cloud module Factuurverwerking. Nu met thuiswerken is het misschien wel extra waardevol. In het systeem kun je een collega om zijn of haar mening vragen door ze een bericht te sturen binnen de Spend Cloud. Deze correspondentie wordt ook in de Spend Cloud opgeslagen en is altijd terug te vinden en in te zien. Zo is het altijd duidelijk wat de status van een factuur is en bij wie er nog een actie uit staat. Dus ook wanneer je niet even bij een collega langs kunt lopen!
3. Workflows instellen op thuiswerken
Het is natuurlijk de bedoeling dat documenten bij de juiste persoon aankomen wanneer je een workflow instelt. Anders zou je het net zo goed handmatig kunnen doen! Naast dat je kunt kiezen voor een afdeling of een overkoepelende verantwoordelijke bij het instellen van een workflow, kun je in de Spend Cloud ook kiezen voor een individu. Zo weet je zeker dat documenten bij de juiste persoon aankomen en niet verloren gaan in een algemene mailbox van een afdeling.
4. Afwezigheid instellen bij ziekte of vakantie bijvoorbeeld
Stel dat iemand ziek wordt of vrij is, moet dat natuurlijk duidelijk in het systeem staan. En workflows moeten anders, omdat het werk niet kan blijven steken. Met applicatiebeheer in de Spend Cloud kunnen applicatiebeheerders op afstand in de gaten houden wie er allemaal afwezig zijn en waarom. Deze data is weer te combineren met de doorlooptijd van facturen. Zo weet je precies waar facturen eventueel blijven hangen en waarom, zodat je erop kunt inspelen.
5. Vervanger aanwijzen bij afwezigheid
Niet alleen kun je in de Spend Cloud afwezigheid instellen, maar je kunt er ook acties op afstemmen door een vervanger aan te wijzen. Zo worden automatisch alle openstaande en nieuwe taken doorgezet naar de vervangende collega en kan het werk gewoon doorgaan. Dat scheelt handmatig werk en vermindert vertraging.
6. De Spend Cloud Portal
De Spend Cloud Portal kan de werkdruk van applicatiebeheerders verminderen met de Kennisbank. Dit gedeelte van de portal geeft namelijk antwoorden op vragen van gebruikers die ergens even niet uitkomen. In plaats van dat je dan zelf het wiel moet gaan uitvinden of de support afdeling moet bellen, kun je gebruikers eenvoudig doorverwijzen naar relevante kennisartikelen. Daarnaast stelt de portal applicatiebeheerders in staat om ideeën en best practices met elkaar uit te wisselen. Benieuwd naar meer over de portal? Dat vind je op de Spend Cloud Portal pagina.
Benieuwd naar alle voordelen van de Spend Cloud Portal? Neem contact met ons op en dan leggen we het je graag uit.
Is thuiswerken met de Spend Cloud echt zo gebruiksvriendelijk?
We geven je graag een vrijblijvende online demo, zodat je zelf een besluit kunt nemen! Bekijk ook deze thuiswerken met de Spend Cloud blog. Daarin leggen we uit wat de voordelen zijn van werken met een digitaal archief. Spreken we je binnenkort?
Meteen aan de slag met optimaliseren?
Als je direct jouw inkoop-, factuurverwerking-, declaratie- of contractmanagementproces wil optimaliseren, kun je de Optimalisatie infosheet downloaden voor praktische tips!
Infosheet downloaden
7 reacties