8 duurzame Spend Cloud tips
De Spend Cloud biedt diverse mogelijkheden om jouw bedrijfsprocessen te verduurzamen.
Daarin is de eerste stap uiteraard digitaliseren, maar je kunt nog veel verder gaan dan dat. De zeven meest laagdrempelige tips bespreken we in deze blog. Hoeveel daarvan zijn haalbaar en wenselijk voor jouw organisatie? We helpen je graag op weg!
1. Papierloos werken
Door papierloos te werken, bespaar je uiteraard papier én bespaar je kosten op een fysiek archief. Deze tip geldt natuurlijk niet alleen voor inkoop, maar ook voor factuurverwerking, declareren en diverse andere processen.
Hoe helpt de Spend Cloud met papierloos werken?
- Je kunt instellen dat e-mails met facturen of pakbonnen bijvoorbeeld, direct naar de Spend Cloud worden doorgestuurd voor verwerking. Je hoeft bestanden dus helemaal niet in te scannen en handmatig te uploaden. De meeste leveranciers kunnen tegenwoordig digitaal facturen aanleveren.
- Declareren kan eenvoudig met de app, dus ook papieren declaratieformulieren zijn verleden tijd.
2. Bestel lokaal
In de blog met 16 tips om je inkoopsysteem te optimaliseren, geven we de tip om lokaal te bestellen. Dit is beter voor het milieu én voor je portemonnee. Waarom? Door lokaal te bestellen, bespaar je bezorgkosten, verminder je jouw indirecte CO2-uitstoot en bouw je een band op met lokale leveranciers. Misschien zijn die leveranciers zelfs wel zo dankbaar, dat ze een speciale kortingsactie aanbieden.
Met de geografische spreidingsanalyse kun je analyseren hoeveel van jouw leveranciers lokaal zijn. Zo kun je concrete doelen stellen om te verduurzamen. En natuurlijk is de vooruitgang van de optimalisatie tastbaar en navolgbaar in de Spend Cloud.
3. Selecteer duurzame leveranciers
Als je toch bezig bent met het optimaliseren van je inkoopsysteem, kijk je natuurlijk ook naar de ABC-analyse. Op basis daarvan kun je in de eerste instantie je A-leveranciers bekijken om te zien of je daar bewustere keuzes in kunt maken. Dan bestel je dus bepaalde producten bij één (duurzame) leverancier in plaats van meerdere. Daarna kun je ook kijken naar B- en C-leveranciers of naar opties om je crediteurenlijst te laten krimpen.
Supertip: maak in de Spend Cloud een leveranciersgroep aan met alleen duurzame leveranciers. Hier kunnen bestellers dan eenvoudig uit kiezen en maken ze zeker weten een duurzame keuze. Op die manier maak je het makkelijk om duurzaam te bestellen.
4. Standaardiseer het inkoopproces om verspilling te voorkomen
“Zorg voor assortimentsbeperking en goed voorraadbeheer: niks over de datum, geen winkeldochters en geen ad-hoc bestellingen want die zijn altijd duurder,” geeft partner Intrakoop aan. Dit doe je bijvoorbeeld met het instellen van voorkeursleveranciers en bestelworkflows. Door vanaf het begin die kaders in te stellen, worden fouten in het inkoopproces voorkomen. Medewerkers zien in de Spend Cloud alleen de leveranciers en artikelen staan waar ze mogen bestellen. Zo houd je grip op je inkoopproces en is het voor medewerkers duidelijk. Het inkoopbeleid wordt automatisch nageleefd.
5. Minder leveranciers, meer volumekorting
Door hefboom- én routineproducten bij voorkeursleveranciers te bestellen, zou je kosten kunnen besparen met volumekorting, onderhandelingen, gebundelde verzendkosten en meer. Daarnaast bespaar je ook een hoop indirecte CO2-uitstoot met één busje, dan drie verschillende bestellingen bij drie verschillende leveranciers die drie verschillende busjes sturen.
Wil je écht grip op het aantal leveranciers houden? Gebruik dan de Groei relatiesanalyse van Spend Analytics. Lees meer in de blog met tips om je inkoopproces te verduurzamen.
6. Flexibel gebruik maken van middelen
Ga duurzaam om met slimme betaalpassen
In de blog met 6 tips voor betaalpassenbeheer benoemen we het flexibel gebruik maken van middelen. Een heel concreet voorbeeld daarvan is namelijk het flexibel houden van Spend Cloud Cards. Als je geen extra kenmerken op zo’n slimme betaalpas zet, zoals de naam van de huidige pashouder, kun je ze flexibeler gebruiken. Als iemand dan een keer van functie verandert, hoeft er geen nieuwe pas besteld te worden om verwarring te voorkomen. Door niet constant vervangende passen te bestellen, bespaar je plastic. Dat scheelt in materiaal en in je portemonnee. Duurzaam voor jouw bedrijf, duurzaam voor het milieu.
Wist je dat we hard werken aan virtuele betaalpassen? Betaalpassen die gewoon in je telefoon staan. Dat bespaart pas écht plastic!
7. Indirecte CO2 uitstoot van jouw Spend Cloud verminderen
Wist je dat het versturen van 10 emails per dag in een jaar al 12,6 kg aan CO2 uitstoot veroorzaakt? 55% van de totale Nederlandse CO2 uitstoot in 2021 werd veroorzaakt door de Nederlandse IT-sector. Natuurlijk maakt de Spend Cloud daar deel van uit en daarom willen we onze verantwoordelijkheid nemen voor onze digitale voetafdruk. Wist je dat 1 data centre net zoveel energie verbruikt als 370.000 huishoudens in Nederland? Daar zijn 99 windmolens voor nodig! Door jouw Spend Cloud op te schonen en duurzamer in te richten, kun jij een positieve impact hebben op de planeet.
Hoeveel CO2 jij bespaart, hangt van veel verschillende variabelen af. Om je een inschatting te kunnen geven, vertellen we je graag over de digitale opschoning die we zelf hebben voltooid: een van onze collega’s heeft zijn mailbox opgeruimd en daarmee 100GB weggegooid. Daar heeft hij 6kgs CO2 mee bespaard! Zelfs het verwijderen van 44.000 mails bespaart al 31GB.
In de Spend Cloud specifiek kun je bijvoorbeeld de volgende onderdelen opschonen: diverse archieven, exportbestanden en postbussen. De housekeeping-functionaliteit voor factuurverwerking zorgt dat facturen automatisch definitief verwijderd worden, als ze langer dan 7 jaar geregistreerd zijn in de Spend Cloud. Dat ruimt ook lekker op!
8. Medewerkers duurzaam inzetten
Onder duurzaamheid valt natuurlijk niet alleen de impact op het milieu, maar ook de omstandigheden die je voor medewerkers creëert. Door administratieve lasten weg te automatiseren, verminder je werkdruk en kunnen medewerkers zich een stuk meer ontspannen focussen op kerntaken. Dat is efficiënt voor henzelf en voor bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan het implementeren van een touchless factuurverwerkingsproces, het optimaliseren van inkoopprocessen en het vervangen van een verouderd declaratieproces met slimme betaalpassen. Daar hebben we uiteraard onder andere applicatiebeheertips voor.
Benieuwd naar onze visie wat betreft MVO?
Lees meer over hoe wij doen aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) op de MVO-pagina. Denk aan social return en diverse duurzame initiatieven.
Eén reactie