Afbeelding-persoon-houdt-abc-analyse-vast

Wanneer heb ik een ABC-analyse nodig?

Een ABC-analyse gebruik je om je leveranciers of artikelen te analyseren, zodat je het inkoopproces kunt verbeteren.

Neem bijvoorbeeld de leveranciers. Die verdeel je over drie categorieën, namelijk A, B en C. Hierbij verzorgt categorie A het meeste inkoopvolume, categorie B minder en categorie C opnieuw minder dan B. Zo heb je een overzicht van bijvoorbeeld de leveranciers waarbij je de meeste kosten maakt in vergelijking met leveranciers waarbij je weinig kosten maakt.

Wat is een ABC-analyse?

De ABC-analyse ziet er uiteindelijk als volgt uit:

  • Categorie A bestaat uit 20% van je leveranciers/artikelen, die ongeveer 80% van je inkoopkosten vormen
  • Categorie B bestaat uit 30% van je leveranciers/artikelen, die ongeveer 15% van je inkoopkosten vormen
  • Categorie C bestaat uit 50% van je leveranciers/artikelen, die ongeveer 5% van je inkoopkosten vormen

Deze analyse is gebaseerd op het Pareto-effect en komt in vrijwel alle organisaties terug.

Wat is het Pareto-effect?

“80% van het gevolg komt tot stand door 20% van de oorzaken.” Oftewel: 80% van je inkoopkosten komt van 20% van je leveranciers. Dit heet ook wel de 80/20 regel en kun je visueel maken met een Pareto-grafiek.

Waarom zou ik een ABC-analyse willen doen?

Om flink op kosten te besparen

Inkoopkosten maken een groot deel uit van de kosten die een organisatie in totaal maakt. Met een ABC-analyse kun je die kosten inzichtelijk maken. Op basis daarvan kun je inkoopstrategieën bijschaven en het inkoopproces optimaliseren. Specifiek bepaal je met de uitkomst van een ABC-analyse je leveranciersstrategie. Je weet dan precies hoeveel de organisatie waaraan uitgeeft. Het uiteindelijke doel is om de kosten van verschillende kostenposten te verlagen en daarmee efficiënter met beschikbare budgetten om te gaan.

Met data uit een ABC-analyse kunnen inkopers het assortiment bijschaven en afstemmen op de inkoopstrategie. Leveranciers waarbij relatief weinig wordt besteld, zouden bijvoorbeeld in aanmerking komen om uit de crediteurenlijst gehaald te worden. Door ook die incidentele producten bij veelgebruikte leveranciers te bestellen, zou je kosten kunnen besparen met bulkkorting, onderhandelingen, gebundelde verzendkosten en meer.

Om duidelijkheid te creëren

Met een ABC-analyse krijg je antwoord op vragen, zoals:

  • Welke kosten maakt de organisatie? 
  • Waarvoor worden die kosten gemaakt? 
  • Zijn de producten of diensten die we inkopen allemaal noodzakelijk? 
  • Wie zijn de belangrijkste leveranciers?
  • Hebben we reserves voor deze belangrijke leveranciers in geval van nood?
  • Hanteren de belangrijkste leveranciers toevallig gunstige voorwaarden en kunnen we hierover in onderhandeling gaan? 
  • Kunnen we de crediteurenlijst laten krimpen, bijvoorbeeld door groter in te kopen bij andere leveranciers in plaats van verdeeld over meerdere kleine leveranciers? 
  • Waar kunnen we kosten besparen?

Om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren

De ABC-analyse kun je ook gebruiken om het factuurverwerkingsproces te verbeteren. Wanneer je ziet dat je voor een bepaalde leverancier veel facturen verwerkt en je weet dat zij een OCI-(webshop)koppeling hebben, kan het voordelig zijn om inkoopsoftware zoals de Spend Cloud te overwegen. Je wil facturen van je A-leveranciers namelijk zo goed mogelijk kunnen verwerken om tijd en kosten te besparen. Je kunt er dus ook voor kiezen om bij A-leveranciers te sturen op XML-factuurverwerking

Op basis van de percentages van ordermatching, contractmatching en definitief afgekeurde facturen kun je doelen op maat stellen. Een laag ordermatchingspercentage geeft aan dat niet alle afdelingen even efficiënt verwerken. Een hoog percentage definitief afgekeurde facturen per leverancier geeft een opening om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren. Dit is allemaal terug te vinden in de Spend Analytics-software van de Spend Cloud.

Om je voorraadbeheer te optimaliseren

De Spend Cloud biedt geen optie voor voorraadbeheer, maar je kunt de Spend Cloud ABC-analyse ook gebruiken om de inrichting van je magazijn te optimaliseren. Zijn bijvoorbeeld de veelgevraagde of veelgebruikte producten op de meest toegankelijke plekken? Hierdoor wordt de afstand naar deze zogenaamde ‘A-producten’ korter en verloopt het laden en lossen efficiënter. Daarmee bespaar je dus tijd en kosten. Producten die maar weinig gevraagd worden (C-producten), kun je beter achter in het magazijn opslaan. Dat maakt processen voor medewerkers een stuk eenvoudiger. 

Wat maakt de Spend Cloud ABC-analyse uniek?

Diverse voordelen aan de Spend Cloud ABC-analyse

Met de ABC-analyse die standaard in de Spend Cloud zit, kun je tijd én kosten besparen. Via het applicatiebeheer kun je het eenvoudig toegankelijk maken voor de juiste mensen, zonder dat hier veel werk in gaat zitten. Het is gebruiksvriendelijk, dus heb je geen uren nodig waarin je medewerkers traint om de Spend Cloud te gebruiken. Kortom: toegankelijk voor iedereen. Daarnaast geeft de Spend Cloud ABC-analyse uiteraard inzicht in opties voor procesoptimalisatie, zoals hierboven beschreven. 

Hoe maak ik een Spend Cloud ABC-analyse?

Handmatig een ABC-analyse maken

Een handmatige ABC-analyse maken, doe je wanneer je inkoopdata importeert. Hierbij sorteer je de leveranciers als eerst op grootte en daarna op inkoopvolume. Als je de inkoopvolumes optelt, kun je een drempel stellen bij 80% van het totale inkoopvolume. Daarmee heb je de A-leveranciers geïdentificeerd. De volgende 10% zijn de B-leveranciers en de laatste 10% de C-leveranciers.

Een ABC-analyse maken met een tool

De Spend Cloud heeft standaard een Pareto-grafiek beschikbaar, zodat je in één oogopslag kunt zien hoe jouw spend is verdeeld en wie je A-leveranciers zijn. Lees meer over de ABC-analyse in de Spend Cloud én de andere analyses die je met de tool kunt doen op de Spend Analytics-pagina.

Wat is de beste ABC-analysetool?

De beste ABC-analysetool is de tool die het beste bij de specifieke behoeftes van jouw organisatie past. Werk je met de Spend Cloud? Dan heb je al toegang tot Spend Analytics en kun je meteen beginnen analyses te draaien.

Heb je nog nooit een ABC-analyse gemaakt of doe je dit tot nu toe handmatig? Dan kun je waarschijnlijk beter op zoek gaan naar een gespecialiseerde tool. De Spend Cloud is namelijk één omgeving voor purchase to pay-software en slimme betaalpassen voor medewerkers. Als je alleen een ABC-analyse wil doen, is de Spend Cloud waarschijnlijk een te uitgebreide oplossing.

De Spend Cloud ABC-analyse in actie

We demonstreren de kracht van inkoopsoftware met een ingebouwde ABC-analyse graag live! Vraag een gratis online demo aan op een moment dat het jou uitkomt. Lees ook meer informatie over andere Spend Cloud analyses op de website. Spreken we je binnenkort?

Factsheet-Spend-Cloud-Inkoop
Optimaliseer jouw inkoopproces met de Spend Cloud
Benieuwd naar alle slimme inkoopfeatures van de Spend Cloud? Ontdek alle voordelen van dit inkoopsysteem (en de andere opties) in de factsheet. 

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? 

3 reacties

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *