Wanneer heb ik een ABC-analyse nodig?
Een ABC-analyse gebruik je om je leveranciers of artikelen te analyseren, zodat je het inkoopproces kunt verbeteren.
Neem bijvoorbeeld de leveranciers. Die verdeel je over drie categorieën, namelijk A, B en C. Hierbij verzorgt categorie A het meeste inkoopvolume, categorie B minder en categorie C opnieuw minder dan B. Zo heb je een overzicht van bijvoorbeeld de leveranciers waarbij je de meeste kosten maakt in vergelijking met leveranciers waarbij je weinig kosten maakt.
Wat is een ABC-analyse?
De ABC-analyse ziet er uiteindelijk als volgt uit:
- Categorie A bestaat uit 20% van je leveranciers/artikelen, die ongeveer 80% van je inkoopkosten vormen
- Categorie B bestaat uit 30% van je leveranciers/artikelen, die ongeveer 15% van je inkoopkosten vormen
- Categorie C bestaat uit 50% van je leveranciers/artikelen, die ongeveer 5% van je inkoopkosten vormen
Deze analyse is gebaseerd op het Pareto-effect en komt in vrijwel alle organisaties terug.
Wat is het Pareto-effect?
“80% van het gevolg komt tot stand door 20% van de oorzaken.” Oftewel: 80% van je inkoopkosten komt van 20% van je leveranciers. Dit heet ook wel de 80/20 regel en kun je visueel maken met een Pareto-grafiek.
Waarom zou ik een ABC-analyse willen doen?
Om flink op kosten te besparen
Inkoopkosten maken een groot deel uit van de kosten die een organisatie in totaal maakt. Door deze kosten inzichtelijk te maken, bijvoorbeeld met een ABC-analyse, kun je inkoopstrategieën bijschaven en daarmee het inkoopproces optimaliseren. Specifiek bepaal je met de uitkomst van een ABC-analyse je leveranciersstrategie. Je weet dan precies hoeveel de organisatie waaraan uitgeeft. Het uiteindelijke doel is om de kosten van verschillende kostenposten te verlagen en daarmee efficiënter met beschikbare budgetten om te gaan.
Met deze data kunnen inkopers het assortiment bijschaven en afstemmen op de inkoopstrategie. Leveranciers waarbij relatief weinig wordt besteld, zouden bijvoorbeeld in aanmerking komen om uit de crediteurenlijst gehaald te worden. Door ook die incidentele producten bij veelgebruikte leveranciers te bestellen, zou je kosten kunnen besparen met bulkkorting, onderhandelingen, gebundelde verzendkosten en meer.
Om duidelijkheid te creëren
Met een ABC-analyse krijg je antwoord op vragen, zoals:
- Welke kosten maakt de organisatie?
- Waarvoor worden die kosten gemaakt?
- Zijn de producten of diensten die we inkopen allemaal noodzakelijk?
- Wie zijn de belangrijkste leveranciers?
- Hebben we reserves voor deze belangrijke leveranciers in geval van nood?
- Hanteren de belangrijkste leveranciers toevallig gunstige voorwaarden en kunnen we hierover in onderhandeling gaan?
- Kunnen we de crediteurenlijst laten krimpen, bijvoorbeeld door groter in te kopen bij andere leveranciers in plaats van verdeeld over meerdere kleine leveranciers?
- Waar kunnen we kosten besparen?
Om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren
De ABC-analyse kun je ook gebruiken om het factuurverwerkingsproces te verbeteren. Wanneer je ziet dat je voor een bepaalde leverancier veel facturen verwerkt en je weet dat zij een OCI-(webshop)koppeling hebben, kan het voordelig zijn om inkoopsoftware zoals de Spend Cloud te overwegen. Je wil facturen van je A-leveranciers namelijk zo goed mogelijk kunnen verwerken om tijd en kosten te besparen. Je kunt er dus ook voor kiezen om bij A-leveranciers te sturen op XML-factuurverwerking.
Op basis van de percentages van ordermatching, contractmatching en definitief afgekeurde facturen kun je doelen op maat stellen. Een laag ordermatchingspercentage geeft aan dat niet alle afdelingen even efficiënt verwerken. Een hoog percentage definitief afgekeurde facturen per leverancier geeft een opening om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren. Dit is allemaal terug te vinden in de Spend Analytics-software van de Spend Cloud.
Om je voorraadbeheer te optimaliseren
De Spend Cloud biedt geen optie voor voorraadbeheer, maar je kunt de Spend Cloud ABC-analyse ook gebruiken om de inrichting van je magazijn te optimaliseren. Zijn bijvoorbeeld de veelgevraagde of veelgebruikte producten op de meest toegankelijke plekken? Hierdoor wordt de afstand naar deze zogenaamde ‘A-producten’ korter en verloopt het laden en lossen efficiënter. Daarmee bespaar je dus tijd en kosten. Producten die maar weinig gevraagd worden (C-producten), kun je beter achter in het magazijn opslaan. Dat maakt processen voor medewerkers een stuk eenvoudiger.
De Spend Cloud ABC-analyse in actie
We demonstreren de kracht van inkoopsoftware met een ingebouwde ABC-analyse graag live! Vraag een gratis online demo aan op een moment dat het jou uitkomt. Lees ook meer informatie over andere Spend Cloud analyses op de website. Spreken we je binnenkort?
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
2 reacties