Jouw inkoopproces optimaliseren met leveranciers- en productgroepen
Een ideaal inkoopproces scheelt een hoop zorgen. Maar hoe pak je optimalisatie aan zonder er al te veel tijd aan kwijt te zijn?
Begin met het inrichten van groepen en het verzamelen van data. In deze blog gaan we dieper in op de meerwaarde van leveranciersgroepen en productgroepen. Ook halen we een aantal analyses aan waarmee jij meer inzicht in je inkoopproces krijgt. Dit zijn analyses die uiteraard in de Spend Cloud beschikbaar zijn.
Hoe kunnen leveranciersgroepen helpen met mijn inkoopproces optimaliseren?
Waarom wil ik werken met leveranciersgroepen?
Je gebruikt leveranciersgroepen om bestellers te ontzorgen. Door keuze in artikelen te beperken, raken ze niet overweldigd en is het duidelijk wat waar besteld mag worden. Het inkoopproces wordt een stuk overzichtelijk met leveranciersgroepen.
Hoe werken leveranciersgroepen in de Spend Cloud?
Door een leveranciersgroep in te richten en dit te koppelen aan een functieprofiel, krijgen bestellers eenvoudig toegang tot de juiste elementen. Ze zien alleen leveranciers, catalogi en webshops (met of zonder OCI-koppeling) waarbij ze een bestelling mogen plaatsen volgens het inkoopbeleid. Je gebruikt leveranciersgroepen dus om bestellers te autoriseren, om ze de juiste rechten te geven. Minder onduidelijkheid betekent minder frustratie voor de medewerker en minder fouten die de administratie moet oplossen. Een win-winsituatie!
Je kunt ook per leveranciersgroep instellen of en welke stappen via de inkoopadministratie verlopen. Denk aan stappen als het beoordelen en plaatsen van bestellingen. Per leveranciersgroep kan bepaald worden hoe het bestel- en beoordeelproces moet gaan. Wij kunnen je goed ondersteunen in het maken van keuzes om leveranciersgroepen in de Spend Cloud in te richten.
Hoe kunnen productgroepen helpen met mijn inkoopproces optimaliseren?
Met diverse analyses en slimme filters kun je bruikbare inzichten opdoen en rapportages uitdraaien om bewustzijn te creëeren én te besparen. Door productgroepen in te richten, krijg je inzicht in:
- Welke productgroepen de meeste uitgaven worden gedaan
- Hoeveel leveranciers er aan een productgroep gekoppeld zijn
- Hoe de uitgaven verdeeld zijn
- Welke keuzes je kunt maken voor het behouden van leveranciers
- Welke processen verbeterd kunnen worden. Denk hierbij aan efficiënte factuurverwerking, maar ook aan mogelijkheden voor prijsonderhandelingen
Wist je dat Spend Cloud partner Intrakoop uitgaven van zorginstellingen zelfs kan benchmarken ten opzichte van andere Intrakoopleden? Zo weet je hoeveel ruimte er is voor verbetering. Als je gebruik maakt van de Spend Cloud, wordt je als zorgorganisatie automatisch lid van Intrakoop. Wel zo handig!
Hoe kan ik productgroepen analyseren?
Op zoek naar de beste leverancier
In het Kraljic matrix kun je productgroepen tegen elkaar afzetten op twee assen: financieel risico en toeleveringsrisico. Hierdoor krijg je inzicht in voor welke producten je makkelijk op zoek kunt naar een andere, betere leverancier. Ook is er in één oogopslag duidelijk welke productgroepen van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Hierdoor maak je inzichtelijk welke productgroepen veel effect hebben op de financiële resultaten. Daarnaast inspireert dit overzicht de vraag ‘zouden we meer producten kunnen bestellen bij een voorkeursrelatie, dan bij diverse leveranciers?’. Op deze data kun je nog dieper ingaan met het productgroepenoverzicht. Beide opties zijn uiteraard beschikbaar in de Spend Cloud.
Jaarlijkse trends gebruiken om je inkoopstrategie te verbeteren
Het inkoopvolume-overzicht van de Spend Cloud geeft een beeld van inkoopvolume per productgroep. Ook hiermee krijg je inzicht in de verhouding tussen beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare kosten. Daar kun je dieper op ingaan en bijvoorbeeld de ontwikkeling van de uitgaven over een bepaalde periode per productgroep bekijken. Hierin zou je bijvoorbeeld jaarlijkse trends in terug kunnen zien. Dit kun je meenemen in een planning om de inkoopstrategie te optimaliseren. De PIANOO productgroepenlijst kan een inkoopvolume analyse goed ondersteunen.
Producten duurzaam inkopen
De geografische spreidingsanalyse van de Spend Cloud geeft inzicht in waar inkopen precies gedaan worden. Die kun je bijvoorbeeld gebruiken om te analyseren hoeveel van jouw leveranciers lokaal zijn. Dit kan inspireren om de focus te leggen op maatschappelijk verantwoord ondernemen en op dat gebied te gaan optimaliseren.
Inkoopsoftware van de Spend Cloud
Ben jij benieuwd of de Spend Cloud jouw inkoopprocessen kan helpen optimaliseren? We bewijzen de kracht van de Spend Cloud graag tijdens een online demo. Vraag een gratis demo aan of neem contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken!
2 reacties