6 tips: betaalpassenbeheer voor bedrijven
Werken met slimme betaalpassen voor medewerkers kan een hoop declaratiegedoe voorkomen.
De valkuil is helaas dat je met veel richtlijnen het proces onnodig ingewikkeld maakt. Daarom geven we in deze blog zes tips voor hoe je als bedrijf slim je Spend Cloud Cards kunt beheren.
Hou het doel duidelijk voor ogen
Voordat we de tips in duiken over hoe je het proces zo eenvoudig en flexibel mogelijk houdt, is het belangrijk om uit te leggen waarom dat een prioriteit moet zijn. Slimme betaalpassen zijn een middel om medewerkers autonomie te geven. Als uitgaven doen voor hen makkelijker wordt, zal het ook makkelijk zijn om die uitgaven als organisatie te beheren.
Geen versleten bonnetjes van twee maanden terug die toch nog gedeclareerd moeten worden. Niet meer overal achteraan hoeven bellen. Geen voorschotten meer. Vrijheid voor medewerkers, controle voor Finance. Dat is het doel. Toch?
Vrijheid en flexibiliteit voor medewerkers
1. Iedereen een betaalpas
De eerste tip is een hele simpele: geef iedereen een pas. Zo kan elke medewerker eenvoudig uitgaven doen met passen die niet op naam hoeven. Geen declaratiegedoe meer en geen gedoe met het veranderen van gegevens.
Waarom zouden niet alle medewerkers uitgaven mogen doen waar je altijd real-time inzicht in hebt? Zorg dat je echt een goede reden hebt als je niet iedereen een pas wil geven. Een Spend Cloud Card per groep, team of afdeling is namelijk ook altijd mogelijk.
2. Iedereen beheert diens eigen gegevens
Voorkom dat medewerkers afhankelijk worden, terwijl je ze juist vrijheid en flexibiliteit wil geven met slimme betaalpassen. Geef ze controle over hun eigen gegevens. De financiële administratie kan in de Spend Cloud op ieder moment inzien hoeveel geld er op een pas staat en welke uitgaven er worden gedaan. Waarom zou je medewerkers in het veld dan niet de volledige controle geven over:
- Het coderen van hun eigen uitgaven
- Het (de)blokkeren van hun pas
- Het tonen van hun pincode
Hiermee voorkom je dat je op zondagochtend uit je bed wordt gebeld, wanneer iemand een pas is verloren of een pincode is vergeten.
3. Flexibiliteit voor jouw bedrijf
Naast dat je medewerkers flexibiliteit wil bieden, is flexibiliteit voor het bedrijf ook aantrekkelijk. Daarom raden we aan geen extra kenmerken op Spend Cloud Cards te zetten. Zo blijven de slimme betaalpassen multi-inzetbaar en goed omwisselbaar.
Sommige van de organisaties die met Spend Cloud Cards werken, gebruiken een extra veld om bijvoorbeeld een groeps-, team- of afdelingsnaam op te zetten. Of directiepassen met de achternaam van het directielid erop. Dat kan prima, maar wanneer een pas dan van team verandert of iemand krijgt een andere functie, moet je eigenlijk een nieuwe Spend Cloud Card bestellen met de meest actuele informatie erop. Anders is het verwarrend voor medewerkers. Dus raden we aan geen extra kenmerken toe te voegen.
Bonusvoordeel: als je passen flexibel houdt en er geen extra informatie op zet, bespaar je plastic! Iedere keer dat je geen onnodige pas hoeft bij te bestellen, scheelt dat in materiaal én natuurlijk in je portemonnee. Duurzaam voor jouw bedrijf, duurzaam voor het milieu.
4. Hou het simpel
Hier past de vorige tip ook bij. Hou het simpel op de pas, maar hou het proces ook vooral simpel voor medewerkers. Dit is eigenlijk de grootste tip die we kunnen geven. Door medewerkers in het veld onbewust te laten coderen op een manier die voor hen snel en eenvoudig is, bespaar je hen én de administratieve krachten werk. Dat is uiteindelijk waar je het voor doet. Werkdruk verminderen en werkgeluk vergroten.
Met simpele categorieën voor kostensoorten en een foto van het bonnetje, hebben medewerkers kosten binnen twee minuten verantwoord in de Spend Cloud. Hou het proces dus behapbaar voor medewerkers, onafhankelijk van of ze administratieve of boekhoudkundige kennis hebben. Zo versnel je het codeerproces en elimineer je overbodige handmatige taken.
5. Download de Spend Cloud App
Over kosten vlug verantwoorden gesproken: medewerkers doen dit gemiddeld veel sneller in de Spend Cloud App dan in de webversie. De Spend Cloud App heeft bijvoorbeeld een ingebouwde camera-functie, zodat je de app niet eens hoeft te verlaten tijdens het verantwoorden. Aan de kassa maak je een foto en het bonnetje kan meteen worden weggegooid. Het staat namelijk in de cloud opgeslagen in het digitale archief. Zo kan iedereen met de juiste rechten erbij. Altijd, op elk apparaat. Wel zo flexibel.
6. Cashless werken: stop met contant geld
Contant geld maakt de administratie overbodig ingewikkeld. Voor een zorg-, non-profit of onderwijsorganisatie kan het vaak niet anders dan toch werken met cash, dus in de Spend Cloud kan dit natuurlijk gecombineerd worden. Alsnog raden we werken met contant geld af. Als cashless werken haalbaar is binnen jouw bedrijf, onderneem dan actie. We helpen je graag op weg. Bekijk bijvoorbeeld deze 4 voordelen van cashless werken.
Spend Cloud Cards voor jouw bedrijfsprocessen
Vrijheid voor medewerkers, controle voor Finance. We kunnen het niet vaak genoeg zeggen. Door de uitgavenprocessen van jouw bedrijf te optimaliseren, heeft de financiële administratie er geen omkijken meer naar. De administratieve krachten kunnen zich focussen op controleren en uitzonderingen verwerken. Dat is pas slim.
Benieuwd naar de kracht van de Spend Cloud Cards?
We bewijzen het graag tijdens een live demo! Vraag deze aan op de demo-pagina of neemt gelijk contact met ons op. Spreken we je binnenkort?
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
2 reacties