Kan ik contant geld volledig uit mijn organisatie bannen?
Gelukkig zijn er steeds meer gebruiksvriendelijke systemen die geldstromen inzichtelijk maken. Deze systemen zorgen ervoor dat medewerkers hun uitgaven, en eventueel inkomsten, registreren. Dit kunnen zowel contante uitgaven als uitgaven met een bankpas zijn.
Benieuwd hoe haalbaar het voor zorgorganisaties is om cashless te werken? Lees het advies van John van Rumpt van Spend Cloud-partner Care for Cash. Is volledig cashless werken voor jouw organisatie niet haalbaar? Lees dan onze tips over het gebruik van contant geld in combinatie met de Spend Cloud.
De 4 voordelen van cashless werken
- Het voordeel van uitgaven met een bankpas is dat je alleen dagelijks de dagafschriften op de administratie hoeft in te lezen.
- Daardoor hoeven medewerkers alleen uitgaven te verantwoorden die ze daadwerkelijk hebben gedaan.
- Doordat het verantwoorden vaak geen kerntaak is, is het van groot belang dit zo eenvoudig mogelijk te maken.
- Naast de nauwkeurige registratie bieden deze oplossingen ook de mogelijkheid om iemand mee te laten kijken. Dit ‘4 ogen principe’ is een laatste check voordat de gegevens worden verwerkt in het financiële pakket.
Volledig cashless werken
Naast systemen die de mogelijkheid geven voor een zorgvuldige registratie van contant geld of uitgaven met de bankpas, zijn er alternatieven om volledig cashless te werken. Inderdaad: geen contant geld meer! Dit kan in de vorm van prepaid betaalpassen die kunnen worden voorzien van een saldo. Het resultaat hiervan is dat medewerkers alleen het bedrag dat op de kaart staat kunnen uitgeven. Indien het bedrag niet toereikend is kun je de pas realtime opladen. Medewerkers lopen dus niet meer met grote hoeveelheden geld over straat.
De uitgaven van medewerkers zijn op deze manier ook realtime inzichtelijk. Zo hoef je niet meer te wachten op de gegevens die de kasbeheerder verstrekt. Daarnaast is deze manier van werken nauwkeuriger doordat niemand handmatig formulieren hoeft in te vullen en in te voeren. Alle transacties staan nu direct in het systeem.
Het gebruik van prepaid betaalpassen is een trend in de zorg, waar de passen vaak worden gebruikt door zelfsturende teams. Ook kunnen deze passen worden gebruikt voor bijvoorbeeld cliënten die met geld om moeten leren gaan. De prepaidpas kan worden voorzien van kleine bedragen, raakt de cliënt de pas kwijt dan is deze direct te blokkeren en gaat er geen geld verloren. Naast zorgorganisaties maken onderwijsinstellingen ook steeds vaker gebruik van deze passen, ook hier dient de prepaidpas ter vervanging van het contant geld op decentrale locaties.
Contant geld uitbannen is niet voor elke organisatie een noodzaak, maar het is zeer zeker mogelijk. Bovenstaande voorbeelden tonen aan dat er veel voordeel valt te halen aan het overstappen naar systemen waarbij contant geld niet meer nodig is.
Cashless werken met Spend Cloud Cards
Een van de manieren om contant geld uit te bannen, is door aan de slag te gaan met Spend Cloud Cards. Dat zijn slimme prepaid betaalpassen voor medewerkers die naadloos geïntegreerd zijn met de Spend Cloud. We zetten hier graag wat voordelen op een rijtje:
- Doordat de organisatie van tevoren het proces inricht, resulteert dit in meer vrijheid en gemak voor de medewerkers. Daarnaast heeft de administratie real-time inzicht, overzicht en controle. Je maakt namelijk een einde aan administratieve rompslomp.
- De organisatie heeft constant real-time inzicht in uitgaven. Alle cash, pin, en online betalingen staan in één overzicht. De grote én kleine uitgaven.
- Aan de achterkant klopt alles, zodat medewerkers aan de voorkant niet geconfronteerd hoeven worden met ingewikkelde administratieve processen. De software is gebruiksvriendelijk en intuïtief voor iedereen.
- Minder handmatige handelingen betekent een minder foutgevoelig en fraudegevoelig proces.
- Medewerkers houden tijd over die ze kunnen besteden aan kerntaken.
- Nooit meer geld voorschieten betekent meer gemak voor medewerker en meer controle voor de organisatie.
- Besparing op de bankkosten, omdat je maar één bankrekening nodig hebt.
- Verhoging van de medewerker tevredenheid.
Benieuwd hoe organisaties omgaan met contant geld en de Spend Cloud?
- Stadsschouwburg Utrecht: “We willen zo min mogelijk kasverkeer en digitaliseren zoveel mogelijk.”
- Onderwijsorganisatie OOZ: “We sturen zoveel mogelijk op het gebruik van betaalpassen, maar we kunnen er niet omheen dat op sommige scholen om gaan met contant geld onderdeel van het lesprogramma is.”
- Estivant Vakanties: “In Zuid-Europa kun je bijvoorbeeld niet zonder contante betalingen. De verkoper naast de bananenboot zal geen optie hebben om even te pinnen.”
- Voor zorgorganisatie Buurtzorg is het gelukkig wél haalbaar om cashless te werken. “Dankzij de Spend Cloud zijn kasverschillen verleden tijd.”
Maak cashless werken de realiteit
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
