Estivant Vakanties doet internationaal uitgaven met slimme betaalpassen
Op elke vakantielocatie, voor medewerkers en vrijwilligers.
Estivant Vakanties organiseert vakanties voor eenoudergezinnen, zodat iedereen een fijne vakantie heeft. Aan de ene kant regelen ze activiteiten voor de kinderen op 20 bestemmingen in Europa. Aan de andere kant faciliteren ze verbinding tussen alleenstaande ouders. Een mooi streven wat een complex decentraal inkoopproces kan opleveren. Hoe Estivant Vakanties hun uitgavenprocessen slim heeft ingericht, lees je in dit Spend Cloud-succesverhaal.
Kasboekjes, spreadsheets en veel contant geld
“Vroeger werkten we met kasboekjes in spreadsheets en hadden we veel contant geld in de omloop,” legt Ewout van de afdeling Support uit. “Elke internationale bestemming heeft een eigen locatiemanager met een eigen team en een eigen financiële wereld vol inkomsten en uitgaven. Op Zuid-Europese bestemmingen hebben de medewerkers bijvoorbeeld creditcards nodig om de tol mee te kunnen betalen.”
Tolbetalingen, uitgaven aan voeding voor het team en inkopen voor de activiteiten en barbecues… “Dit leverde een behoorlijke stapel bonnetjes op. Ordners vol zelfs. Locatiemanagers waren dus aan de ene kant druk met het handmatig administreren in spreadsheets en aan de andere kant met bonnetjes verzamelen en plakken.”
Minder contante stromen betekent minder risico
De grootste reden dat Estivant Vakanties van hun voormalige werkwijze af wilde, was om van de contante stromen af te komen. “We wilden het risico beperken, de kans kleiner maken dat portemonnees bijvoorbeeld kwijtraken,” zegt Ewout. “Daarnaast vinden we het belangrijk om de administratie zo makkelijk mogelijk te maken voor medewerkers. Administreren is nooit het leukste aan je werk, dus wil je dat medewerkers daar zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn en dat het ze eenvoudig af gaat.”
Ook wilde Estivant Vakanties digitaliseren en verduurzamen. “In 2013 printen locatiemanagers spreadsheets soms uit als ze geen laptop hadden. Die kasboekjes werden dan met de hand ingevuld en opgestuurd. Natuurlijk zijn dat uitzonderingen, maar het is fijn om te weten dat je die situaties nu te allen tijde kunt voorkomen. Daarnaast zijn de meeste activiteitenbegeleiders jonge mensen die een ‘mobile first’ verwachting hebben. Tegenwoordig doe je alles met smartphones, dus het is prettig dat de Spend Cloud aansluit op die behoefte met de Spend Cloud App. Vooral tijdens het verantwoorden van bonnetjes is het makkelijk even een foto te uploaden, want je hebt je telefoon vaak al in je hand.”
Werken met een slimme betaalpas per vakantiebestemming
Inmiddels werkt Estivant Vakanties met declaratiesoftware van de Spend Cloud en slimme betaalpassen. “De combinatie tussen de Spend Cloud voor uitgavenstromen en een Rabobankrekening voor inkomsten werkt heel fijn. Met de Spend Cloud en vooral de slimme betaalpassen kunnen we contante stromen goed minimaliseren,” vertelt Ewout.
Cashless werken is in de recreatiebranche helaas niet realistisch, maar Estivant Vakanties heeft hierin grote stappen gemaakt. “In Zuid-Europa kun je bijvoorbeeld niet zonder contante betalingen. De verkoper naast de bananenboot zal geen optie hebben om even te pinnen, dus we digitaliseren waar we kunnen. Uitgaven in de categorie ‘voeding team’ doen we meestal vanuit een gedeelde portemonnee met contant geld en de rest doen we zoveel mogelijk met slimme betaalpassen: inkopen doen voor de activiteiten, busjes voltanken, de barbecue voorbereiden. Het is fijn dat de Spend Cloud die flexibiliteit biedt.”
Declaratiesoftware op kantoor en in het veld
Ewout: “Declaratiesoftware van de Spend Cloud gebruiken we zowel op kantoor als voor alle locaties in het veld. Voorheen bestond het declaratieproces uit een spreadsheet die handmatig overgetypt werd door de boekhouding. Nu verloopt alles soepel via de Spend Cloud. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten declareren naar de opstapplaats van de touringcar.”
Vrijwilligers declareren ook met de Spend Cloud
“Het merendeel van de activiteitenbegeleiders zijn vrijwilligers en zij declareren hun uitgaven hoofdzakelijk,” legt Ewout uit. “De locatiemanagers beheren de slimme betaalpassen en zijn hier eindverantwoordelijk voor. Het is aan hen om een pas wel of niet aan een activiteitenbegeleider mee te geven om bijvoorbeeld nog even snel wat extra brood voor de lunch te halen. De locatiemanagers en chauffeurs (die ook fungeren als een soort ‘vliegende keep’) doen hoofdzakelijk uitgaven met de slimme betaalpassen. Het is fijn dat we hier soms uitzonderingen op kunnen maken.”
Als er wel een keer zo’n uitzondering plaatsvindt, kan een activiteitenbegeleider eenvoudig uitgaven doen met de pas. Slimme betaalpassen hoeven namelijk niet op naam en zijn gebruiksvriendelijk, net zo gemakkelijk als betalen met een gewone pinpas. “Bij Estivant is er altijd één medewerker per locatie die de uitgaven verantwoordt, bijna altijd via de Spend Cloud app,” gaat Ewout verder. “De rest van de medewerkers ervaart hier dus geen administratieve werkdruk van. Ze hoeven alleen na de uitgave de pas weer in te leveren en het bonnetje af te geven. De locatiemanager regelt de rest.”
Het grootste voordeel van de Spend Cloud? Tijdig inzicht!
Het grootste voordeel van werken met de Spend Cloud is voor Estivant Vakanties tweedelig. “Aan de ene kant geeft de Spend Cloud ons real-time inzicht in uitgaven van verschillende bestemmingen. Vroeger, toen we nog handmatig met spreadsheets werkten, hadden we pas ver na het einde van het seizoen een beeld van wat er per bestemming gebeurd was. Nu hebben we dat meteen inzichtelijk en kunnen we tijdig aansturen. Als een locatiemanager de week afsluit, hebben we direct een export en zijn we up-to-date, in plaats van dat we maanden moeten wachten.”
Het grootste voordeel van slimme betaalpassen? Betaalgemak!
“Aan de andere kant bieden de slimme betaalpassen een stukje gemak voor medewerkers. Door te digitaliseren en met pinpassen te werken, hebben we geen bergen cash meer. Het betaalgemak is hierin het belangrijkste voordeel voor medewerkers in het veld. De betaalpas is ten slotte gewoon een pinpas die je kunt gebruiken voor zakelijke uitgaven, ingewikkelder is het niet,” aldus Ewout.
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
Slimme betaalpassen in de recreatiebranche
“Als ik specifiek vanuit onze branche kijk naar de Spend Cloud, is de grootste aanrader dat de medewerker die de uitgaven doet, ook zelf verantwoordelijk is voor het coderen,” vertelt Ewout. “Ze voegen meteen een duidelijke omschrijving toe, zodat de Financial Controller weet waarom de uitgaven zijn gedaan. Ook zijn gegevens zoals de kostensoort en grootboekrekening al ingevuld, dus dit scheelt de Controller veel tijd, helemaal als je veel medewerkers onder je hebt. Dan kun je al die coderingen niet eens zelf doen. De Spend Cloud levert hier een goede ondersteuning voor.”
Estivant Vakanties is heel tevreden met de Spend Cloud
“We zijn heel tevreden met het declaratieproces en heel blij met de slimme betaalpassen. Het contact met de supportafdeling is ook altijd fijn. Ik sluit niet uit dat we in de toekomst ooit gaan uitbreiden met factuurverwerking in de Spend Cloud. De software geeft ons voldoende flexibiliteit om te doen wat we willen doen en we kunnen blijven verbeteren.” Dat de Spend Cloud ook aan kan sluiten op de behoeften van jouw organisatie, laten we graag zien tijdens een live demo.
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
