Betaalgemak voor docenten, directeuren én Finance bij OOZ
Eén spend management systeem voor een complexe onderwijsorganisatie.
OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) is een onderwijsorganisatie in Oost-Nederland. Senior Financieel medewerker Marc Offenberg vertelt: “We hebben aardig wat scholen binnen onze stichting. Een stuk of veertig in het primair -, voortgezet – en speciaal onderwijs met locaties van 50 tot 1.500 leerlingen. Sommige daarvan hebben een decentrale administratie.”
“Dit is best een complexe situatie. Daarom is het fijn om één systeem te hebben dat gewoon werkt, zonder te veel gedoe voor de scholen. Veel fijner dan allemaal losse pakketten. OOZ is niet voor niets gestart met de Spend Cloud voor uitgaven van medewerkers en factuurverwerking.”
Afscheid nemen van losse bankrekeningen
“Toen ik in 2022 in dienst kwam, werd er net met een grote school gefuseerd,” herinnert Marc zich. “Deze school had acht locaties met allemaal bankrekeningen in eigen beheer, met eigen pasjes en eigen werkwijzen. Door het toepassen van de slimme betaalpassen hebben we uiteindelijk afscheid kunnen nemen van een tiental bankrekeningen. Natuurlijk is zo’n overgang naar een nieuw systeem en een nieuwe werkwijze even wennen, maar inmiddels is het werken met Spend Cloud helemaal ingeburgerd.
Het inrichten van de nieuwe werkwijze met slimme betaalpassen
Sturen op cashless betalen met passen
Marc: “Het lukt ons helaas niet om op iedere locatie volledig cashless te werken. Op enkele scholen is omgaan met geld zelfs onderdeel van het lesprogramma. Denk ook aan contant geld in kantines. Buiten deze uitzonderingen sturen we stevig op het gebruik van betaalpassen, voor het doen van boodschappen bijvoorbeeld. Gelukkig biedt de Spend Cloud mogelijkheden om contant geld te combineren met slimme betaalpassen. Alle uitgaven staan in één systeem.”
Benieuwd naar Spend Cloud best-practices wat betreft cashless werken? Lees dan verder in deze cashless-blog waarin we ingaan op hoe je contant geld met andere uitgavenstromen combineert.
Sturen op inkopen op rekening
“Daarnaast sturen we op inkopen doen op rekening,” gaat Marc verder. “Vooral de grote inkopen willen we via Spend Cloud factuurverwerkingssoftware ontvangen. Zo maken we goed gebruik van de procuratie die we daarvoor hebben ingericht.”
“Met meer dan 2.000 collega’s is het voor ons niet haalbaar en bovendien niet nodig om iedereen van een betaalpas te voorzien,” legt Marc uit. “Zeker voor kleine locaties zijn één of twee passen vaak genoeg, juist omdat we sturen op inkopen op rekening.”
“Op grotere locaties zijn er wel iets meer passen in de omloop en worden ze aan vakgroepen meegegeven. De scholen bepalen dan zelf of het nodig is dat de pas wordt opgehaald en ingeleverd bij de decentrale administratie, of dat ze bij de vakgroepen mogen blijven. Scholen hebben de vrijheid om die beleidsvoering zelf te bepalen. Zo houden we de balans tussen scholen, voorzien van vrijheid die binnen onze risicokaders valt. Periodiek passen we vervolgens interne controles toe.”
Passen zijn ideaal voor kleine, incidentele uitgaven
Marc: “We hebben afspraken over daglimieten en scholen kunnen zelf ophogingen aanvragen wanneer ze dat nodig vinden. Denk bijvoorbeeld aan periodes met veel schoolreisjes. De passen worden dan ook in het buitenland gebruikt. Als je daar ter plekke moet betalen en het niet op rekening kan, is het ideaal om de betaalpas te kunnen gebruiken.”
Online betalingen in webwinkels en met de creditcardfunctionaliteit
“Bestellen bij webwinkels met iDeal via de slimme betaalpassen werkt ook goed,” vertelt Marc. “Bijvoorbeeld wanneer er lesmateriaal wordt besteld via bol.com. Online betalingen vinden ook plaats, bijvoorbeeld voor het bestellen van tickets. Daar komt de creditcard functionaliteit van Spend Cloud Cards goed bij van pas.
Diverse voordelen: loslaten, minder bankrekeningen, eenvoudiger declaratieproces
“Inmiddels werken we een aantal jaren met de Spend Cloud,” benoemt Marc. “Daardoor hebben we tientallen bankrekeningen kunnen sluiten. We werken nu centraal en dat is wel zo prettig. Daarnaast zijn medewerkers te spreken over hoe het declaratieproces is vereenvoudigd. Dat merkten ze meteen en dit wordt als erg prettig ervaren. Het enige dat ze hoeven doen is het indienen van een bonnetje voor de declaratie. Een foto of een scan maken en het is klaar. De codering vindt vaak automatisch plaats. We zien nu veel minder declaraties in ons salarissysteem en medewerkers hoeven niet meer te wachten op het terugstorten van voorschotten.”
“Door dit soort voordelen te benoemen, krijg je de organisatie mee in de verandering die je doorvoert,” raadt Marc aan. “Dan kun je gerustgesteld afscheid nemen van je oude systeem en de bijbehorende bankrekeningen en passen. Bij scholen die al wat langer met de Spend Cloud werken, zijn die voordelen heel duidelijk uitgekristalliseerd. Voor nieuwere scholen zijn wijzigingen zoals een extra pas aanvragen zo geregeld.”
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
Besparing op tijd, energie, handmatig werk en gedoe
Marc: “Nu we diverse bankrekeningen kunnen opzeggen, merk je hoeveel werk dat eigenlijk kostte. Zoals de hoeveelheid tijd en energie er in contact met banken zat om wijzigingen door te voeren. Stel je hebt vier nieuwe passen nodig. Die vragen we nu in de Spend Cloud aan en ze zijn met een paar dagen binnen, gekoppeld en gebruiksklaar. Dat is een stuk eenvoudiger dan passen aanvragen bij een bank. De processen verlopen daar een stuk trager. Daar hebben we nu gelukkig niet meer mee te maken.”
Cijfers rollen bij wijze van spreken vanzelf uit de Spend Cloud
Marc: “Met een druk op de knop staan uitgaven aan het einde van de maand in de boekhouding. Dan kunnen we bij Finance ook verder met het voorzien van de juiste informatie. Iedereen weet inmiddels precies wat en wanneer ze moeten aanleveren, zodat we compleet zijn. We hebben een vast ritme en daardoor heerst er duidelijkheid. Dat proces verloopt heel soepel. De cijfers rollen er bij wijze van spreken vanzelf uit en daar kunnen de scholen weer mee aan de slag. We halen onze deadlines nu met gemak.”
Prettig contact met de Spend Cloud Supportafdeling
“In vergelijking met bijvoorbeeld banken is de Spend Cloud Supportafdeling uitzonderlijk toegankelijk,” vertelt Marc. “Dat is een wereld van verschil. In de kennisbank van de Spend Cloud, genaamd DIRK, kunnen we onze wensen en vragen kwijt. Als iets niet werkt kunnen we via de chat, mail of telefonisch contact opnemen met de supportafdeling die ons altijd fijn te woord staat. Het contact is minder formeel en laagdrempeliger dan bijvoorbeeld bij banken. Ook hierin ervaar ik gebruiksgemak.”
De Spend Cloud helpt de scholen zelf te ontzorgen
“Alles staat in één systeem,” zegt Marc. “Dat is het mooie van de combinatie tussen de slimme betaalpassen en Spend Cloud factuurverwerkingssoftware. Bij sommige scholen gaat er behoorlijk wat geld om in de Spend Cloud. Ook als het om kleine uitgaven gaat, is het heel fijn om die informatie ook te hebben. Uiteindelijk tellen ook die kleine uitgaven namelijk op tot een substantieel bedrag. Nu hebben we overal inzicht in. Voor medewerkers voelt het alsof ze ‘gewoon’ op pad zijn met een bankpas, maar aan de achterkant werkt het veel beter. Daarmee is het voor Finance een gebruiksvriendelijker proces ten opzichte van vroeger.”
Benieuwd of Spend Cloud Cards jouw onderwijsorganisatie kunnen helpen ontzorgen?
Ontdek Spend Cloud Expense: een combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware. Uiteraard is dit, net zoals bij OOZ, naadloos te integreren met Spend Cloud Purchase to Pay: inkoop-, factuurverwerking- en contractmanagementsoftware. Benieuwd hoe het is om alle uitgavenstromen in één systeem te beheren? Vraag een vrijblijvende online demo aan en ga het gesprek met ons aan.
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
