Stadsschouwburg Utrecht beheert pasuitgaven van medewerkers met gemak
“Ik zie bijna alleen maar blije gezichten dankzij Spend Cloud Cards.”
“De directie was gelijk ontzettend enthousiast over deze oplossing,” vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. “Ze waren snel overtuigd van de meerwaarde van Spend Cloud Cards. En die meerwaarde is er zeker.”
Wist je dat de Stadsschouwburg niet alleen werkt met digitale factuurverwerking en contractmanagement van de Spend Cloud? Sinds juni 2024 werken ze namelijk ook met slimme betaalpassen voor medewerkers. In dit succesverhaal lees je waarom ze daarvoor hebben gekozen.
Benieuwd hoe Stadsschouwburg Utrecht een maximale doorlooptijd van 10 dagen behaalt? Lees verder in dit succesverhaal over Spend Cloud factuurverwerkingssoftware.
Wat is de meerwaarde van Spend Cloud Cards voor Stadsschouwburg Utrecht?
Soepele implementatie en flexibel beheer
“We hadden al sinds 2020 interesse in slimme betaalpassen voor medewerkers,” vertelt Martin. “Toen is het project even op een laag pitje gezet, dus ik ben blij dat we in juni 2024 eindelijk van start konden met passen. Spend Cloud Consultant Anna heeft ons fijn begeleid tijdens een soepele implementatie. Nu beheer ik de inrichting zelf en is er genoeg ruimte voor aanpassingen, zodat het nog beter past bij onze werkprocessen. Dat is prettig. Het is altijd even aftasten bij een nieuwe manier van werken, maar ik hoor veel positieve geluiden.”
Voorschotten en declaraties voorkomen
“We wilden vooral van het voorschieten af,” legt Martin uit. “Medewerkers vonden dat natuurlijk vervelend. Sowieso hadden we de ambitie om het declaratieproces anders vorm te geven. Veel van onze programmeurs kopen namelijk tickets voor inspiratieshows, zodat ze ons programma kunnen verbeteren. Al die tickets moeten ze dan declareren. Dat hele gedoe is efficiënt en eenvoudig gemaakt door Spend Cloud Cards. Declaraties zijn inmiddels de uitzondering.”
Hoe heeft de Stadsschouwburg hun uitgavenproces tegenwoordig ingericht?
Martin vertelt: “Medewerkers die veel uitgaven voor de organisatie doen, krijgen een eigen Spend Cloud Card. Als ze een aankoop hebben gedaan, kunnen ze direct een foto maken van het bonnetje. Ze werken hun boeken keurig bij en dat is fijn. We hebben momenteel 13 actieve betaalpassen met opties voor online aankopen en in de winkel. Van hieruit gaan we kijken wat handig is voor de toekomst.”
Hoe verloopt het werken met Spend Cloud Cards?
Voornamelijk blije gezichten bij medewerkers, programmeurs en budgethouders
“Medewerkers vinden het prettig om de betaalpassen te gebruiken,” zegt Martin. “Ik zie de passen dan ook als een voordeel van in dienst zijn bij ons. Deze nieuwe werkwijze is een stuk gebruiksvriendelijker dan voorschieten of bij een andere afdeling vragen of iets aangeschaft kan worden. Het proces van aankopen doen gaat nu ook veel sneller. Dat is voor de medewerkers echt een opluchting. Ook budgethouders pakken het beoordeelproces goed op. Dat gaat allemaal vrij makkelijk. Ik zie voornamelijk blije gezichten. Spend Cloud Cards zijn een goeie toevoeging aan onze manier van werken. Het is de investering zeker waard.”
Eenvoudig online aankopen doen
Martin: “We hebben veel producties waar we een randprogramma voor maken, waarbij we zelf aankopen doen. Die online aankopen verlopen allemaal via Spend Cloud Cards. Het is heel fijn dat er per pas een daglimiet van 50 euro op kan en dat we dit zelf kunnen aanpassen indien nodig. Voor een incidentele grote uitgave sturen medewerkers mij een berichtje en heb ik het limiet binnen 30 seconden verhoogd. Dat is heel fijn en geeft veel mogelijkheden.”
Zo goed als cashless werken
“Het is ook fijn dat we nu dankzij Spend Cloud Cards cashless kunnen werken,” gaat Martin verder. “Daar hebben we bewust voor gekozen. We willen intern en in de schouwburg zelf zo min mogelijk kasverkeer hebben. Het contante geld dat er voor bezoekers op locatie beschikbaar is, digitaliseren we zo veel mogelijk. Er is één geldmachine in de schouwburg waar medewerkers afgepast wisselgeld uit kunnen halen. Aan het einde van de dag gaat alles terug in de machine. We hebben gelukkig geen kistjes met sleuteltjes die opnieuw en opnieuw nageteld moeten worden.”
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
Eenvoudig applicatiebeheer
“Zelf hoef ik bijna niks te doen,” vertelt Martin. “Ik hoef alleen het proces te monitoren. Alles is inzichtelijk in de Spend Cloud en veel administratieve taken zijn geautomatiseerd. We zijn overgestapt van data invoeren, naar alleen nog controlerende handelingen. Als de budgethouder uitgaven heeft beoordeeld, hoef ik alleen nog te exporteren.”
Wil je meer weten over wat de Stadsschouwburg met de Spend Cloud bereikt heeft? Lees verder in dit factuurverwerking-succesverhaal.
Benieuwd of Spend Cloud Cards jouw organisatie kunnen helpen ontzorgen?
Ontdek Spend Cloud Expense: een combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware. Uiteraard is dit, net zoals bij Stadsschouwburg Utrecht, naadloos te integreren met Spend Cloud Purchase to Pay: inkoop-, factuurverwerking- en contractmanagementsoftware. Benieuwd hoe het is om alle uitgavenstromen in één systeem te beheren? Vraag een vrijblijvende online demo aan en ga het gesprek met ons aan.
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
