Buurtzorg beheert 800 slimme betaalpassen voor medewerkers met één FTE
“Een pas per medewerker, team of locatie; geen probleem met de Spend Cloud.”
Buurtzorg is een avontuurlijke zorgorganisatie die sinds 2006 het voorbeeld geeft in het aanbieden van zorg via zelfsturende zorgteams. Ze zijn sterk in het leveren van wijkverpleging op diverse locaties. Daarbij bepalen de zorgteams zelf hun aanpak en hoe ze hun budgetten besteden.
Wat de werkwijze van Buurtzorg bijzonder maakt, is het ontbreken van strikte hiërarchie die de zorgteams dicteren. Hoewel er natuurlijk een coach of coördinator beschikbaar is voor vragen, hebben de zorgmedewerkers de ruimte om zelfstandig te opereren. Deze autonomie heeft zich succesvol bewezen in de werkomgeving van Buurtzorg. Dat brengt natuurlijk wel een extra complexiteit met zich mee voor het implementeren van uitgavenbeheersoftware. Gelukkig vormt de organisatiestructuur geen probleem bij het implementeren van de Spend Cloud.
Handmatige pasboekje en veel contant geld en kasverschillen
“Voordat we met Spend Cloud passen werkten, hadden we handmatige pasboekjes,” vertelt administratief medewerker Judith. “Zorgmedewerkers moesten via hun eigen naam een rekening openen bij de bank voor hun team. Of ze vroegen geld aan op hun privérekening, zodat dit gepind kon worden om contant geld beschikbaar te hebben op locaties. Daarmee kon het hele team dan uitgaven doen wanneer nodig. Dat leverde veel rompslomp en kasverschillen op. De bonnetjes raakten geregeld zoek en er was veel onduidelijkheid over waar kosten precies voor waren gemaakt. Met de Spend Cloud is dit proces een stuk prettiger. Het scheelt een hoop werk.”
Administratief medewerker Brigitte had toevallig bij haar vorige werkgever al gewerkt met betaalpassen voor medewerkers. “Dat proces en de inrichting van het systeem waren helaas erg omslachtig. De medewerkers waren zelf niet verantwoordelijk voor de boekingen en bonnetjes. Alles werd centraal op kantoor gecontroleerd en geboekt. De bonnetjes waren toen de helft van de tijd zoek en er heerste een ‘het zal wel goed zijn’-mentaliteit. Dat kwam op mij een stuk foutgevoeliger over dan hoe we nu met de Spend Cloud bij Buurtzorg werken. Onze werkwijze is makkelijker en efficiënter.”
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
Zorgmedewerkers gebruiken liever Spend Cloud Cards dan declaratieformulieren
De zorgmedewerkers bij Buurtzorg zijn zelfs zó positief over de slimme betaalpassen, dat ze elkaar aansteken. Brigitte: “Sommige medewerkers declareren hun uitgaven nog. Zij kunnen niet wachten om aan de slag te gaan met Spend Cloud Cards. Ze nemen zelf het initiatief om die bij ons aan te vragen.”
Judith vult aan: “Ondertussen werken onze zorgteams met de slimme betaalpassen en breiden we uit naar het voorzien van coördinatoren. Maar we hanteren niet alleen passen per team: ook per persoon of per locatie, net wat uitkomt. Onze werkwijze is organisch zo gegroeid, omdat het werkbaar is op deze manier.”
Een gebruiksvriendelijk en cashless proces met slimme betaalpassen
Werken met de Spend Cloud heeft voor zorgmedewerkers op locatie diverse voordelen. “Medewerkers maken nu een foto van het bonnetje. Die uploaden ze en klaar,” vertelt Judith. “Alles dat ze hebben uitgegeven, staat netjes in het pasboek. Bonnetjes raken niet meer kwijt en de uitgaven zijn altijd inzichtelijk. Het is een gebruiksvriendelijker proces en belastingtechnisch ook prettiger. Dankzij de Spend Cloud kunnen we zelfs cashless werken. Kasverschillen zijn hiermee verleden tijd.” Daarnaast is het werken met de Spend Cloud voor de administratie ook prettig. “De teams vullen alles zelf in, dus het is voor ons een kwestie van controleren of ze het juiste hebben geboekt. Dat werkt hartstikke goed.”
Brigitte: “Soms raakt er wel eens een pas kwijt, maar dat gebeurt gewoon. Spend Cloud Cards zijn gelukkig snel te blokkeren en te vervangen. Wij ondersteunen de medewerkers bij het opnieuw inrichten van de Spend Cloud App en dan kunnen ze weer door. Ik zeg altijd ‘jullie zijn beter aan het bed dan achter de computer’. Het is voor ons geen probleem om te ondersteunen met technische vraagstukken. Soms is het een kwestie van over een knop heen kijken of het updaten van de app. Ingewikkeld is het vaak niet.”
Een combinatie van flexibele software, slimme betaalpassen en vertrouwen
Judith: “De Spend Cloud heeft enorm veel werkdruk weggehaald dankzij automatisering. Inmiddels werken 800 entiteiten met een pas (personen, teams en locaties). Dit kan ik in mijn eentje beheren, met Brigitte als back-up. Dat illustreert wel hoeveel gebruiksgemak de Spend Cloud oplevert. De combinatie van flexibele software en werkprocessen op basis van vertrouwen, werkt top. De Spend Cloud en betaalpassen sluiten perfect aan op de werkwijze die we bij Buurtzorg hanteren.”
Buurtzorg supertip: focus op uitzonderingen
“Buurtzorg werkt op basis van vertrouwen, niet op controle tot in de puntjes. Dat scheelt veel werk en het zorgt voor een prettige werksfeer,” legt Judith uit. “Stel je voor dat je constant per team zou moeten controleren of ze altijd alleen maar dingen aanschaffen die ze écht nodig hebben en ook nog voor de juiste prijs. Het is geen doen om dat voor ieder kaasblokje na te lopen. Aan zoveel rompslomp doen we niet.” Tip van Judith dus: focus je op uitzonderingen en afwijkingen. “Dankzij de Spend Cloud hebben we hier goed zicht op.”
Spend Cloud Cards voor jouw zelfsturende zorgteams
Benieuwd of de Spend Cloud en slimme betaalpassen ook aansluiten op de werkwijze van jouw zorgorganisatie? We gaan graag met je in gesprek tijdens een online demo. Dan kunnen we de kracht van de Spend Cloud live bewijzen. Spreken we je binnenkort?
Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?
Download de factsheet en bekijk alle voordelen!
