Kas & Pas

Declaraties van medewerkers kosten tijd en geld. Bonnetjes terugzoeken in je mail, declaraties verwerken in het systeem, medewerkers die kosten moeten voorschieten, terugbetalingen, weinig controle over de uitgaven en pas achteraf inzicht.

Deze problemen oplossen? Dat is wat de slimme betaalpassen van Kas & Pas doen. Maak zakelijke uitgaven van medewerkers eenvoudig, real-time inzichtelijk en automatiseer de administratie die hierbij komt kijken.

Deze problemen oplossen? Dat is wat de slimme betaalpassen van Kas & Pas doen. Maak zakelijke uitgaven van medewerkers eenvoudig, real-time inzichtelijk en automatiseer de administratie die hierbij komt kijken.

De voordelen van slimme betaalpassen

  • Volledige controle over zakelijke uitgaven

De organisatie krijgt volledige grip op- en controle over de zakelijke uitgaven van medewerkers. Pincodes, pasbudgetten en opname limieten van de betaalpassen zijn altijd zelf in te richten en op elk moment te veranderen.

  • Real-time inzicht in zakelijke uitgaven

Waar uitgaven bij declaraties pas achteraf inzichtelijk zijn, worden betalingen met Kas & Pas direct verwerkt in het digitale overzicht. Daarnaast heb je toegang tot diverse analyses en rapportages. Dit betekent real-time inzicht in en controle over alle zakelijke uitgaven. 

  • Eenvoudig voor medewerkers

  • Nooit meer declareren: via de app eenvoudig verantwoorden met een foto van het bonnetje.
  • Geen administratieve kennis: via de app worden kosten automatisch aan de juiste grootboekrekening toegekend.
  • Pin,  iDEAL én creditcard betalingen: door de slimme betaalpassen van Kas & Pas kunnen teams en medewerkers kunnen zowel op locatie als online (via iDEAL) zakelijke uitgaven doen.
  • Integratie met jouw financiële pakket

Exporteer alle declaratiedata met één klik naar jouw Finance of ERP-systeem. Bonnetjes, transacties, verantwoording, goedkeuring en kostenplaats worden automatisch gekoppeld. Hierdoor bespaar je veel tijd aan administratie.

Meer informatie over Kas & Pas?

Alle voordelen van de slimme betaalpassen van Kas & Pas voor zowel beheerder als medewerker vind je in de factsheet.

Kas & Pas, hoe werkt het?

1. Opwaarderen

Het begint met de aanvraag van betaalpassen voor medewerkers of teams. De tenaamstelling en het saldo van de pas kunnen zelf worden bepaald. Het opwaarderen van de passen kan op drie mogelijke manieren:

  1. Periodiek: een herhaaldelijk oplaadmoment, naar keuze in te plannen.
  2. Handmatig: het saldo opwaarderen op elk gewenst moment.
  3. Aanvullend: bij deze optie vult de Spend Cloud de passen automatisch aan tot het gewenste saldo.

Het saldo en de mutaties worden altijd real-time weergegeven in de Spend Cloud.

2. Betalen

Indien er betaald wordt met de betaalpas plaatst de Spend Cloud de boekingen automatisch in het juiste bankboek.

Indien er gebruik wordt gemaakt van contant geld registreert de Spend Cloud een geldopname automatisch als een storting in de bijbehorende kas. Zo zijn doorboekingen van bank naar kas real-time zichtbaar en kruisposten altijd sluitend. Na contante- of pinbetalingen kan het betaalbewijs altijd eenvoudig via de app worden geupload.

Naast contante-en pinbetalingen, kunnen uitgaven ook via iDEAL worden gedaan. Hiervoor wordt de ProActive app gebruikt. In de gekozen webshop kan een normale iDEAL betaling worden gedaan, waarbij bunq als bank dient te worden geselecteerd. Hierna verschijnt een QR code die met de ProActive app eenvoudig te scannen is. Als de betaling afgerond is verandert het saldo real-time mee.

3. Coderen

Tijdens het boekhoudkundig coderen van pin- of contante uitgaven helpt de Spend Cloud bij het maken van de juiste boeking in het digitale kasboek. Zo worden transacties aan de hand van de intelligente filters van de Spend Cloud automatisch onder de juiste kostensoort geplaatst. Het betaalbewijs kan eenvoudig via de app worden bijgevoegd.

4. Afsluiten/verwerken

Na afsluiting gaat het digitale bank- of kasboek automatisch door naar de verantwoordelijke ter beoordeling. Als zowel de uitgaven als verantwoording kloppen, kunnen de boekingen met slechts één klik door naar het financiële pakket.

5. Rapporteren

De centrale administratie kan de voortgang van de periodes inzien. Zo zien zij de openstaande bankboeken met de te boeken periodes en de periodes in bewerking. Ook zien zij hier de afgesloten bankboeken die wachten op beoordeling, klaar zijn voor export, of al helemaal verwerkt zijn.

Meer informatie over Kas & Pas?

Alle voordelen van de slimme betaalpassen van Kas & Pas voor zowel beheerder als medewerker vind je in de factsheet.

Eén Spend Cloud, 5 modules

pijl_links pijl_rechts

Spend Cloud

De Spend Cloud is één omgeving met in totaal vijf verschillende modules. Jij bepaalt zelf welke modules, op welk moment, bij de organisatie passen.

Lees meer over de Spend Cloud
pijl_links pijl_rechts

Inkoop

De module Inkoop stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Door de module Inkoop te combineren met de modules Factuurverwerking en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Inkoop
pijl_links pijl_rechts

Factuurverwerking

Door de digitale factuurverwerking van de Spend Cloud krijgt jouw organisatie inzicht, overzicht en controle over dit tijdrovende proces. Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement krijg je in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Factuurverwerking
pijl_links pijl_rechts

Contractmanagement

Door gebruik te maken van de module Contractmanagement wordt het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk. Ongewenste contractverlengingen zijn voortaan verleden tijd. Een combinatie met de modules Inkoop en Factuurverwerking geeft in één Spend Cloud controle over het gehele Purchase-to-pay proces.

Lees meer over Contractmanagement
pijl_links pijl_rechts

Kas & Pas

Met de module Kas & Pas krijgen medewerkers betaalpassen mee voor hun zakelijke uitgaven. Deze passen zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Dit betekent gemak voor de medewerkers, en controle en overzicht voor de organisatie. Door de module Kas & Pas te combineren met andere modules, kunnen alle uitgavenstromen in één Spend Cloud worden beheerd.

Lees meer over Kas & Pas
pijl_links pijl_rechts

Onkostendeclaraties

De module Onkostendeclaraties maakt van declareren een helder en gestroomlijnd proces. Door de module Onkostendeclaraties in één Spend Cloud met andere modules te combineren, kunnen alle uitgavenstromen centraal worden beheerd.

Lees meer over Onkostendeclaraties

Download de factsheet

Meer informatie over Kas & Pas?

Alle voordelen van de slimme betaalpassen van Kas & Pas voor zowel beheerder als medewerker vind je in de factsheet.