Betaalgemak met slimme passen
Declaraties van medewerkers kosten tijd en geld. Bonnetjes terugzoeken in je mail, declaraties verwerken in het systeem, medewerkers die kosten moeten voorschieten, terugbetalingen, weinig controle over de uitgaven en pas achteraf inzicht.
Deze problemen oplossen? Ontdek Spend Cloud Expense! Dit is een unieke combinatie van slimme (declaratie)software en betaalpassen. Maak uitgaven van medewerkers eenvoudig, real-time inzichtelijk en automatiseer de administratie die hierbij komt kijken.
De voordelen van slimme betaalpassen
-
Spend Cloud Cards volledig in eigen beheer
De organisatie krijgt volledige grip op- en controle over de zakelijke uitgaven van medewerkers. Pincodes, pasbudgetten en opname limieten van de betaalpassen zijn altijd zelf in te richten en op elk moment te veranderen.
-
Real-time inzicht in zakelijke uitgaven
Waar uitgaven bij declaraties pas achteraf inzichtelijk zijn, worden betalingen met de Spend Cloud direct verwerkt in het digitale overzicht. Daarnaast heb je toegang tot diverse analyses en rapportages. Dit betekent real-time inzicht in en controle over alle uitgaven van de organisatie.
-
Eenvoudig voor medewerkers
- Nooit meer declareren: via de app eenvoudig verantwoorden met een foto van het bonnetje.
- Geen administratieve kennis: via de app worden kosten automatisch aan de juiste grootboekrekening toegekend.
- Pin, online én creditcard betalingen. Met Spend Cloud Cards kunnen teams en medewerkers zowel op locatie als online uitgaven voor de organisatie doen.
-
Integratie met jouw boekhoudpakket
Exporteer alle declaratiedata met één klik naar jouw Finance of ERP-systeem. Bonnetjes, transacties, verantwoording, goedkeuring en kostenplaats worden automatisch gekoppeld. Hierdoor bespaar je veel tijd aan administratie.
Ontvang de factsheet direct!
Alle voordelen van de slimme betaalpassen voor zowel beheerder als medewerker vind je in de factsheet.
Hoe werkt het?
Wist je dat de Spend Cloud Cards mede mogelijk worden gemaakt door Adyen? Meer daarover lees je op deze pagina.
Hoe werkt het?
1. Opwaarderen
Het begint met de aanvraag van Spend Cloud Cards voor medewerkers of teams. De tenaamstelling en het saldo van de slimme betaalpas kunnen zelf worden bepaald. Het opwaarderen van de passen kan op drie mogelijke manieren:
- Periodiek: een herhaaldelijk oplaadmoment, naar keuze in te plannen.
- Handmatig: het saldo opwaarderen op elk gewenst moment.
- Aanvullend: bij deze optie vult de Spend Cloud de passen automatisch aan tot het gewenste saldo.
Het saldo en de mutaties worden altijd real-time weergegeven in de Spend Cloud.
2. Betalen
Indien er betaald wordt met een Spend Cloud Card worden de boekingen automatisch in het juiste bankboek geplaatst.
Indien er gebruik wordt gemaakt van contant geld registreert de Spend Cloud een geldopname automatisch als een storting in de bijbehorende kas. Zo zijn doorboekingen van bank naar kas real-time zichtbaar en kruisposten altijd sluitend. Na contante- of pinbetalingen kan het betaalbewijs altijd eenvoudig via de app worden geupload.
Naast contante-en pinbetalingen, kunnen uitgaven ook online worden gedaan. Met 3D Secure kun je veiliger online aankopen doen. 3D Secure garandeert dat als je met deze functionaliteit online iets koopt, het een legitieme commerciële entiteit is. Als de betaling afgerond is verandert het saldo real-time mee.
3. Coderen
Tijdens het boekhoudkundig coderen van pin- of contante uitgaven helpt de Spend Cloud bij het maken van de juiste boeking in het digitale kasboek. Zo worden transacties aan de hand van de intelligente filters van de Spend Cloud automatisch onder de juiste kostensoort geplaatst. Het betaalbewijs kan eenvoudig via de app worden bijgevoegd.
4. Afsluiten/verwerken
Na afsluiting gaat het digitale bank- of kasboek automatisch door ter beoordeling. Als zowel de uitgaven als verantwoording kloppen, kunnen de boekingen met slechts één klik door naar het financiële pakket.
5. Rapporteren
De administratie kan de voortgang van de periodes inzien. Zo zien zij de openstaande bankboeken met de te boeken periodes en de periodes in bewerking. Ook zien zij hier de afgesloten bankboeken die wachten op beoordeling, klaar zijn voor export, of al helemaal verwerkt zijn.
1. Opwaarderen
Het begint met de aanvraag van Spend Cloud Cards voor medewerkers of teams. De tenaamstelling en het saldo van de slimme betaalpas kunnen zelf worden bepaald. Het opwaarderen van de passen kan op drie mogelijke manieren:
- Periodiek: een herhaaldelijk oplaadmoment, naar keuze in te plannen.
- Handmatig: het saldo opwaarderen op elk gewenst moment.
- Aanvullend: bij deze optie vult de Spend Cloud de passen automatisch aan tot het gewenste saldo.
Het saldo en de mutaties worden altijd real-time weergegeven in de Spend Cloud.
2. Betalen
Indien er betaald wordt met een Spend Cloud Card plaatst de Spend Cloud de boekingen automatisch in het juiste bankboek.
Indien er gebruik wordt gemaakt van contant geld registreert de Spend Cloud een geldopname automatisch als een storting in de bijbehorende kas. Zo zijn doorboekingen van bank naar kas real-time zichtbaar en kruisposten altijd sluitend. Na contante- of pinbetalingen kan het betaalbewijs altijd eenvoudig via de app worden geupload.
Naast contante-en pinbetalingen, kunnen uitgaven ook online worden gedaan. Met 3D Secure kun je veiliger online aankopen doen, omdat je met een wachtwoordbeveiliging authenticeert. Dit biedt dus een extra zekerheid en helpt fraude te voorkomen. 3D Secure garandeert dat als je met deze functionaliteit online iets koopt, het een legitieme commerciële entiteit is. Als de betaling afgerond is verandert het saldo real-time mee.
3. Coderen
Tijdens het boekhoudkundig coderen van pin- of contante uitgaven helpt de Spend Cloud bij het maken van de juiste boeking in het digitale kasboek. Zo worden transacties aan de hand van de intelligente filters van de Spend Cloud automatisch onder de juiste kostensoort geplaatst. Het betaalbewijs kan eenvoudig via de app worden bijgevoegd.
4. Afsluiten/verwerken
Na afsluiting gaat het digitale bank- of kasboek automatisch door naar de verantwoordelijke ter beoordeling. Als zowel de uitgaven als verantwoording kloppen, kunnen de boekingen met slechts één klik door naar het financiële pakket.
5. Rapporteren
De centrale administratie kan de voortgang van de periodes inzien. Zo zien zij de openstaande bankboeken met de te boeken periodes en de periodes in bewerking. Ook zien zij hier de afgesloten bankboeken die wachten op beoordeling, klaar zijn voor export, of al helemaal verwerkt zijn.
Benieuwd hoe we de data van jouw slimme betaalpassen veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.
Ontvang de factsheet direct!
Alle voordelen van de Spend Cloud Cards en slimme software voor zowel medewerkers als Finance vind je in de factsheet.
Spend Cloud Cards en jouw boekhoudpakket
Alle pasuitgaven automatisch verwerkt in jouw boekhoudpakket
In de Spend Cloud beheer je de bonnetjes, codering van de boekingen en de goedkeuring door budgethouders. De koppeling met jouw boekhoudpakket zorgt ervoor dat jouw boekhouding altijd up-to-date is.
De Spend Cloud heeft standaard webservices met alle gangbare financiële- en ERP-applicaties, zoals AFAS, Exact, Twinfield of Visma.
Lees meer over de Spend Cloud Cards
Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie?
Eén Spend Cloud
Spend Cloud
‘Het nieuwe declareren’. Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan. Meer vrijheid voor medewerkers, meer controle over uitgaven voor Finance.
Klaar voor een gebruiksvriendelijk declaratieproces, gecombineerd met betaalpassen?
Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen, terwijl Finance controle over uitgaven heeft. Spend Cloud Cards zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.
Maak het declaratieproces gebruiksvriendelijk en behapbaar. Combineer declaratiesoftware en slimme Spend Cloud Cards zodat medewerkers tijd besparen die ze aan kerntaken kunnen besteden. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerking software.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Advanced maak je gebruik van factuurverwerking- én inkoopsoftware. Dat geeft je de zekerheid van 3-way matching, controle over bestelgedrag, een gestroomlijnd inkoopproces en bestelopties bij 200+ webshops.
Benieuwd hoe contractmanagement software kan bijdragen?
Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerking software.
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.
Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?
Met Purchase to Pay Advanced maak je gebruik van factuurverwerking- én inkoopsoftware. Dat geeft je de zekerheid van 3-way matching, controle over bestelgedrag, een gestroomlijnd inkoopproces en bestelopties bij 200+ webshops.
Benieuwd hoe contractmanagement software kan bijdragen?
Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.
Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.
‘Het nieuwe declareren’. Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan. Meer vrijheid voor medewerkers, meer controle over uitgaven voor Finance.
Klaar voor een gebruiksvriendelijk declaratieproces, gecombineerd met betaalpassen?
Klantervaringen:
Ontvang de factsheet direct!
Alle voordelen van de slimme betaalpassen voor zowel beheerder als medewerker vind je in de factsheet.
