Betaalpassen met Kas & Pas-software
Declaraties van medewerkers kosten tijd en geld. Bonnetjes terugzoeken in je mail, declaraties verwerken in het systeem, medewerkers die kosten moeten voorschieten, terugbetalingen, weinig controle over de uitgaven en pas achteraf inzicht.
Deze problemen oplossen? Ontdek Spend Cloud Expense! Dit is een unieke combinatie van slimme Kas & Pas-software en betaalpassen. Maak uitgaven van medewerkers eenvoudig, real-time inzichtelijk en automatiseer de administratie die hierbij komt kijken.
De voordelen van slimme Kas & Pas-software
-
Spend Cloud Cards zijn volledig in eigen beheer
De organisatie krijgt volledige grip op- en controle over de organisatie-uitgaven van medewerkers. Pincodes, pasbudgetten en opname limieten van de betaalpassen zijn altijd zelf in te richten en op elk moment te veranderen.
-
Kas & Pas geeft real-time inzicht in organisatie-uitgaven
Waar uitgaven bij declaraties pas achteraf inzichtelijk zijn, worden betalingen met de Spend Cloud direct verwerkt in het digitale overzicht. Daarnaast heb je toegang tot diverse analyses en rapportages. Dit betekent real-time inzicht in en controle over alle uitgaven van de organisatie.
-
Kas & Pas-software is eenvoudig voor medewerkers
- Nooit meer declareren: via de app eenvoudig verantwoorden met een foto van het bonnetje.
- Geen administratieve kennis: via de app worden kosten automatisch aan de juiste grootboekrekening toegekend.
- Pin, cash en online betalingen. Met Spend Cloud Cards kunnen medewerkers zowel op locatie als online uitgaven voor de organisatie doen.
-
Kas & Pas integreert met jouw boekhoudprogramma
Exporteer alle declaratiedata met één klik naar jouw Finance of ERP-systeem. Bonnetjes, transacties, verantwoording, goedkeuring en kostenplaats worden automatisch gekoppeld. Hierdoor bespaar je veel tijd aan administratie.
Ontvang de factsheet direct!
Alle voordelen van de slimme betaalpassen voor zowel beheerder als medewerker vind je in de factsheet.
Kas & Pas: Hoe werkt het?
Wist je dat de Spend Cloud Cards mede mogelijk worden gemaakt door Adyen? Meer daarover lees je op deze pagina.
Kas & Pas: Hoe werkt het?
1. Opwaarderen
Het begint met de aanvraag van Spend Cloud Cards voor medewerkers of teams. De tenaamstelling en het saldo van de slimme betaalpas kunnen zelf worden bepaald. Het opwaarderen van de passen kan op drie mogelijke manieren:
- Periodiek: een herhaaldelijk oplaadmoment, naar keuze in te plannen.
- Handmatig: het saldo opwaarderen op elk gewenst moment.
- Aanvullend: bij deze optie vult de Spend Cloud de passen automatisch aan tot het gewenste saldo.
Het saldo en de mutaties worden altijd real-time weergegeven in de Spend Cloud.
2. Betalen
Indien er betaald wordt met een Spend Cloud Card worden de boekingen automatisch in het juiste bankboek geplaatst.
Indien er gebruik wordt gemaakt van contant geld registreert de Spend Cloud een geldopname automatisch als een storting in de bijbehorende kas. Zo zijn doorboekingen van bank naar kas real-time zichtbaar en kruisposten altijd sluitend. Na contante- of pinbetalingen kan het betaalbewijs altijd eenvoudig via de app worden geupload.
Naast contante-en pinbetalingen, kunnen uitgaven ook online worden gedaan. Met 3D Secure kun je veiliger online aankopen doen. 3D Secure garandeert dat als je met deze functionaliteit online iets koopt, het een legitieme commerciële entiteit is. Als de betaling afgerond is verandert het saldo real-time mee.
3. Coderen
Tijdens het boekhoudkundig coderen van pin- of contante uitgaven helpt de Spend Cloud bij het maken van de juiste boeking in het digitale kasboek. Zo worden transacties aan de hand van de intelligente filters van de Spend Cloud automatisch onder de juiste kostensoort geplaatst. Het betaalbewijs kan eenvoudig via de app worden bijgevoegd.
4. Afsluiten/verwerken
Na afsluiting gaat het digitale bank- of kasboek automatisch door ter beoordeling. Als zowel de uitgaven als verantwoording kloppen, kunnen de boekingen met slechts één klik door naar het financiële pakket.
5. Rapporteren
De administratie kan de voortgang van de periodes inzien. Zo zien zij de openstaande bankboeken met de te boeken periodes en de periodes in bewerking. Ook zien zij hier de afgesloten bankboeken die wachten op beoordeling, klaar zijn voor export, of al helemaal verwerkt zijn.
1. Opwaarderen
Het begint met de aanvraag van Spend Cloud Cards voor medewerkers of teams. De tenaamstelling en het saldo van de slimme betaalpas kunnen zelf worden bepaald. Het opwaarderen van de passen kan op drie mogelijke manieren:
- Periodiek: een herhaaldelijk oplaadmoment, naar keuze in te plannen.
- Handmatig: het saldo opwaarderen op elk gewenst moment.
- Aanvullend: bij deze optie vult de Spend Cloud de passen automatisch aan tot het gewenste saldo.
Het saldo en de mutaties worden altijd real-time weergegeven in de Spend Cloud.
2. Betalen
Indien er betaald wordt met een Spend Cloud Card plaatst de Spend Cloud de boekingen automatisch in het juiste bankboek.
Indien er gebruik wordt gemaakt van contant geld registreert de Spend Cloud een geldopname automatisch als een storting in de bijbehorende kas. Zo zijn doorboekingen van bank naar kas real-time zichtbaar en kruisposten altijd sluitend. Na contante- of pinbetalingen kan het betaalbewijs altijd eenvoudig via de app worden geupload.
Naast contante-en pinbetalingen, kunnen uitgaven ook online worden gedaan. Met 3D Secure kun je veiliger online aankopen doen, omdat je met een wachtwoordbeveiliging authenticeert. Dit biedt dus een extra zekerheid en helpt fraude te voorkomen. 3D Secure garandeert dat als je met deze functionaliteit online iets koopt, het een legitieme commerciële entiteit is. Als de betaling afgerond is verandert het saldo real-time mee.
3. Coderen
Tijdens het boekhoudkundig coderen van pin- of contante uitgaven helpt de Spend Cloud bij het maken van de juiste boeking in het digitale kasboek. Zo worden transacties aan de hand van de intelligente filters van de Spend Cloud automatisch onder de juiste kostensoort geplaatst. Het betaalbewijs kan eenvoudig via de app worden bijgevoegd.
4. Afsluiten/verwerken
Na afsluiting gaat het digitale bank- of kasboek automatisch door naar de verantwoordelijke ter beoordeling. Als zowel de uitgaven als verantwoording kloppen, kunnen de boekingen met slechts één klik door naar het financiële pakket.
5. Rapporteren
De centrale administratie kan de voortgang van de periodes inzien. Zo zien zij de openstaande bankboeken met de te boeken periodes en de periodes in bewerking. Ook zien zij hier de afgesloten bankboeken die wachten op beoordeling, klaar zijn voor export, of al helemaal verwerkt zijn.
Benieuwd hoe we de data van jouw slimme betaalpassen veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.
Ontvang de factsheet direct!
Alle voordelen van de Spend Cloud Cards en slimme Kas & Pas-software voor zowel medewerkers als Finance vind je in de factsheet.
Spend Cloud Expense en jouw boekhoudpakket
Alle pasuitgaven automatisch verwerkt in jouw boekhoudpakket
Met Spend Cloud Expense beheer je de bonnetjes, codering van de boekingen en de goedkeuring door budgethouders. De koppeling met jouw boekhoudpakket zorgt ervoor dat jouw boekhouding altijd up-to-date is.
De Spend Cloud heeft standaard webservices met alle gangbare financiële- en ERP-applicaties, zoals AFAS, Exact, Twinfield of Visma.
Lees meer over de Spend Cloud Cards
Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie?
Eén Spend Cloud
Spend Cloud
Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen.
- Eenvoudige en volledige controle over saldi van betaalpassen
- Beoordelingen door budgethouders
- Volledig pasbeheer in één systeem
- Ondersteuning online betalingen
Slimme betaalpassen als het kan, declareren als het moet. Aanvullende declaratiesoftware met:
- Eenvoudig betaalbewijzen toevoegen
- Voortgangsrapportages over doorlooptijd
- Beoordelen volgens de procuratie
- Met één klik exporteren
- Een digitaal archief
Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan.
- Betaalpasmutaties verwerk je digitaal
- Overal real-time inzicht in pasboeken
- Gestandaardiseerde verantwoording van pasboeken
- Mutaties automatische coderen op kostensoort /grootboekrekening
Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:
- Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
- Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
- Een onbeperkt aantal gebruikers
- Een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige en accountant-proef audittrail
- Overdraagbare archieffunctie
- Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.
- Optimaliseer inkoopstromen
- Minimaliseer verwerkingskosten
- Vertrouw op juiste, volledige en actuele data
Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met bijbehorende voordelen:
- Snellere doorlooptijd
- Minder handmatige handelingen
- Altijd voorbereid op verloop
- Eenvoudig beoordelen via de app
- XML-facturen en 3-way matching
Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:
- Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
- Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
- Een onbeperkt aantal gebruikers
- Een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige en accountant-proef audittrail
- Overdraagbare archieffunctie
- Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk met:
- Automatische matching met facturen
- Signaleringen om ongewenste contractverlengingen te voorkomen
- Een volledige audittrail
- Zo zijn mogelijkheden voor besparing duidelijk
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.
- Optimaliseer inkoopstromen
- Minimaliseer verwerkingskosten
- Vertrouw op juiste, volledige en actuele data
Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Advanced gebruik je factuurverwerking en contractbeheer met bijbehorende voordelen:
- Boekingsvoorstellen dankzij AI
- Ongewenste contractverleningen voorkomen
- Minder handmatige handelingen
Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:
- Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
- Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
- Een onbeperkt aantal gebruikers
- Een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige en accountant-proef audittrail
- Overdraagbare archieffunctie
- Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud.
- 250+ beschikbare OCI-webshopkoppelingen
- Automatische (3-way) match met facturen
- Eenvoudig bestellingen als ontvangen registreren met de Spend Cloud App
- Onbeperkt aantal bestellers
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk met:
- Automatische matching met facturen
- Signaleringen om ongewenste contractverlengingen te voorkomen
- Een volledige audittrail
- Zo zijn mogelijkheden voor besparing duidelijk
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.
- Optimaliseer inkoopstromen
- Minimaliseer verwerkingskosten
- Vertrouw op juiste, volledige en actuele data
Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Professional gebruik je factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software:
- Touchless factuurverwerking
- End-to-end automatisering
- Ongewenste contractverlengingen voorkomen
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met bijbehorende voordelen:
- Snellere doorlooptijd
- Minder handmatige handelingen
- Altijd voorbereid op verloop
- Eenvoudig beoordelen via de app
- XML-facturen en 3-way matching
Met Purchase to Pay Advanced gebruik je factuurverwerking en contractbeheer met bijbehorende voordelen:
- Boekingsvoorstellen dankzij AI
- Ongewenste contractverleningen voorkomen
- Minder handmatige handelingen
Met Purchase to Pay Professional gebruik je factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software:
- Touchless factuurverwerking
- End-to-end automatisering
- Ongewenste contractverlengingen voorkomen
De Spend Cloud is jouw ultieme spend assistent met:
- Alles in één 100% cloud-based omgeving
- Software voor een onbeperkt aantal gebruikers
- Inclusief een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige audittrail
- Over te dragen archieven en acties
- Webversie en Spend Cloud App
Klantervaringen met Spend Cloud Cards:
Ontvang de factsheet direct!
Alle voordelen van de slimme betaalpassen voor zowel beheerder als medewerker vind je in de factsheet.
