Case Team Jumbo-Visma – Kas & Pas

Team Jumbo-Visma bestaat uit wielerploegen en schaatsploegen die gesponsord worden door Jumbo en Visma. Visma neemt in dit geval het technische gedeelte voor haar rekening en supermarkt Jumbo focust zich op voeding. 

Visma is dus niet alleen een sponsor, maar werkt bijvoorbeeld ook samen met TU Delft om te onderzoeken hoe je technisch gezien het best op een fiets kunt zitten. Alle kleine beetjes helpen! Zelfs op dit gebied streven we dus naar verbetering.

tm-dumoulin-gebruikt-spend-cloud-module-kas-pas

Van een uitzoekklus naar klaar is Kees

Team Jumbo-Visma heeft haar prioriteiten op orde: sporten en alles om dat mogelijk te maken. Dat zorgde er wel voor dat de administratie die voor 80 medewerkers over de hele wereld bijgehouden moest worden, een behoorlijke uitdaging was. 

“Voordat we gingen werken met de Spend Cloud, had ik aan de financiële administratie een uitzoekklus van heb ik jou daar!” – Veronique Hartsema, management assistente bij Team Jumbo-Visma. 

“Vroeger waren we bijvoorbeeld per creditcard afschrift een uur bezig met uitzoeken. Nu is het een kwestie van beoordelen en een export draaien. Een paar klikken en klaar is Kees. Het is met vijf minuten geregeld” – Paul Dieleman, accountant voor Team Jumbo-Visma.  

Voordat Team Jumbo in 2018 samen ging werken met Visma, werden stapels facturen in schoenendozen aan de administratie geleverd. Veronique moest alle bankafschriften kopiëren en de facturen erbij zoeken. Daarnaast moest ze handmatig alle 80 creditcards opsturen naar medewerkers. De afschriften van uitgaven die de medewerkers maakten, kwamen dan weer bij Veronique binnen en de medewerker stuurde de bonnetjes na in het geval dat deze er überhaupt waren. Ze moest alles controleren door diverse managers te bellen en ondertussen was de status van zaken nergens terug te vinden. Kortom: een omslachtig, arbeidsintensief en onoverzichtelijk proces. Dat moest natuurlijk beter kunnen. 

“Volgens mij was het idee bij het team in 2018 ‘we moeten meer met software, dus het zou mooi zijn als een softwarebedrijf ons zou sponsoren’. Uiteindelijk heeft een van Visma’s relaties Visma aangedragen en zij hebben op hun beurt ProActive met de Kas & Pas oplossing aangedragen. Onze core business zit niet in de sport, maar we kunnen gelukkig een verrassend gepaste oplossing bieden die goed aansluit op de behoeftes van Team Jumbo-Visma. Mooi dat ProActive met de Spend Cloud indirect bij kan dragen aan de successen van het wielren- en schaatsteam.” – Ivo Commandeur, accountmanager bij ProActive.  

Van een maand achterlopen, naar iedere week helemaal bij zijn

Bij het team werken momenteel zo’n 80 mensen mee aan de prestaties van de sporters. Dat betekent dat ze 178 passen in de omloop hebben. Met die passen wordt er nogal wat geld uitgegeven. 

“Vroeger hadden we na de 1e verwerking van bonnen en administratie nog een deel over wat niet direct gelinkt was aan bepaalde wedstrijden of kostensoorten. Om dit alsnog inzichtelijk te krijgen, kostte dit veel tijd met navragen bij de specifieke medewerker. Nu zitten alle kosten aan een specifieke wedstrijd vast en kun je eenvoudig het overzicht bewaren. Alles is verantwoord.” – Paul Dieleman, accountant voor Team Jumbo-Visma. 

Toen liepen ze soms wel vier weken achter, omdat het twee weken duurde om alles te verwerken. Naast dat een traag en intensief proces al vervelend is, werk je dan dus altijd met verouderde data. Dat is zonde en inefficiënt. Nu is er van iedere losse euro precies terug te vinden wie het geld heeft uitgegeven, wanneer en waaraan. Die gevulde koek tijdens het NK Wielrennen, staat gewoon in het Spend Cloud overzicht. 

Paul Dieleman

accountant voor Team Jumbo-Visma

“Door real-time data in de Spend Cloud, besparen we minstens 10 uur per week. Hierdoor zijn we iedere week bij en is het proces inzichtelijker.”

“Tegenwoordig kunnen we eenvoudig tussentijds actuele cijfers opvragen, omdat alle data real-time in de Spend Cloud staat. Bankmutaties staan iedere dag real time klaar. Hierdoor zijn we iedere week bij. Dat scheelt veel tijd en geld, toch wel minstens 10 uur per week. Werken met de Spend Cloud is gewoon veel sneller en inzichtelijker. Het maakt je hele proces duidelijk.” – Paul Dieleman, accountant voor Team Jumbo-Visma. 

Van bankpassen op naam, naar flexibele betaalpassen

“De administratie wordt door de Spend Cloud sterk versimpeld. Niet alleen is het proces zelf beter te behappen, maar bijvoorbeeld ook het aanvragen van een nieuwe betaalpas is veel minder omslachtig” – Veronique Hartsema, management assistente bij Team Jumbo-Visma.  

Vroeger moest een nieuwe kaart bij de bank worden aangevraagd met een rijbewijs en een volmacht die door de directeur getekend moest worden. Dan was Veronique al gauw twee weken kwijt. 

“Nu regelen we dat zelf en heb je bij wijze van spreken de pas de volgende werkdag al in huis” – Veronique Hartsema, management assistente bij Team Jumbo-Visma. 

De voordelen van Kas & Pas zijn bij ploegleiders, financiële administratie en overige administratie voelbaar

Ploegleiders

De wielrenners hebben er een flinke training op zitten. Denk aan stortregen of juist brandende hitte. Het is ze gelukt om er toch net weer een paar seconden af te schaven. Voor een ploegleider met een slimme betaalpas is het geen probleem de juiste voeding aan te schaffen die aansluit bij het door Jumbo zorgvuldig uitgedachte dieet. 

Bij de lokale supermarkt kunnen er met slimme betaalpassen boodschappen worden aangeschaft die direct aan de kassa kunnen worden verantwoord. Even een foto van het bonnetje toevoegen in de app en klaar. Nooit meer hoeven bergen bonnetjes bewaard te worden en je raakt ze dus ook niet meer kwijt. Alles is terug te vinden in het digitale archief en de betaalbewijzen zijn direct gekoppeld aan bepaalde kosten én een evenement. 

“Helaas gaan de renners er niet harder van fietsen, maar met Kas & Pas besparen we in ieder geval de ploegleiders een hoop tijd, moeite en frustratie haha. Het gebruiksgemak en de eenvoud van het proces, werkt voor hen erg prettig” – Veronique Hartsema, management assistente bij Team Jumbo-Visma. Naast ploegcoaches maken ook de mechaniëns, Food coaches, verzorgers, de administratie en meer gebruik van de passen!

Financiële administratie

Voor Veronique zelf springt vooral het real-time element eruit: “Het inscannen van een bonnetje doen de ploegleiders ook daadwerkelijk direct en daardoor heb ik aan de achterkant op ieder moment inzicht in welke uitgaven er plaatsvinden.”

Administratie en optimalisatie

Voor Paul zit het hem vooral in hoe snel en helder het proces is geworden. Hierdoor kan iedereen bij Team Jumbo-Visma gerichter te werk gaan. Het werk kan efficiënter en dat zorgt ervoor dat er tijd en geld over is voor kerntaken. 

“Zeker in tijden van corona is het fijn om meer ademruimte te hebben om ons te kunnen focussen op de teams” – Paul Dieleman, accountant voor Team Jumbo-Visma.

Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?

Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.

Ben jij benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw team kan betekenen?

Bekijk onze oplossing op de Kas & Pas pagina of vraag direct een vrijblijvende gratis demo aan.

Ga jij zakelijke uitgaven versimpelen met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud?

Download de factsheet en bekijk alle voordelen!

Benieuwd wat de Spend Cloud van ProActive voor jou kan betekenen?