Top-9 Best practices voor werken met Spend Cloud Cards
Het slim inrichten van betaalpassen voor medewerkers kan een complex proces zijn. Met de juiste aanpak kun je ervoor zorgen dat het soepel verloopt. Hier zijn negen best practices voor het werken met Spend Cloud Cards die je organisatie helpen om een vliegende start te maken.
Ben je benieuwd naar de 6 tips specifiek voor betaalpasbeheer voor bedrijven? Lees dan deze Spend Cloud Card-blog. In de blog die je nu leest, houden we het namelijk algemeen.
Best practice 1: iedereen een Spend Cloud Card
Voor deze best practice kunnen we het kort houden: iedereen een betaalpas, klaar. Wel belangrijk om te weten, is dat er bij deze eerste best practice eigenlijk twee andere komen kijken. Als iedere medewerker namelijk een pas heeft, is het ook handig als die van tevoren is geactiveerd en iedereen de eigen pincode kan inzien. Lees verder in de volgende twee alinea’s.
Best practice 2: en iedereen inzicht in de eigen pincode
“Iedere medewerker ‘in het veld’ zou een (geactiveerde) pas, bijbehorend boek en een pincode moeten hebben. Dan kunnen ze al uitgaven doen, ook zonder inloggegevens voor de Spend Cloud. Het liefst hebben ze ook toegang tot de Spend Cloud App, maar dan heb je het al over het verwerken van de uitgave,” vertelt Alexander, Consultant bij Visma | ProActive. “Bij voorkeur kunnen medewerkers hun pincode niet alleen inzien, maar ook wijzigen. Als de pincode een keer wordt vergeten, kunnen ze dit zelf oplossen in plaats van dat de administratie gebeld moet worden.”
Best practice 3: laat de administratie passen vooraf activeren
Als de administratie betaalpassen vooraf activeert, vereenvoudig je het proces. Dit bespaart tijd voor medewerkers en zorgt voor een efficiënte start.
Best practice 4: geef medewerkers toegang tot de Spend Cloud App
Daarmee verminder je de werkdruk voor de administratie nóg meer
Door medewerkers toegang te geven tot de app, kunnen ze eenvoudig bonnetjes toevoegen en zelf hun uitgaven coderen. Dit vermindert de werkdruk voor de administratie en versnelt het proces van uitgavenverwerking.
“Natuurlijk bepaal je als organisatie zelf hoe je het proces van uitgaven verwerken inricht,” gaat Alexander verder. “Voegt de medewerker alleen het bonnetje toe en codeert de administratie? Of leg je de verantwoordelijkheid voor het coderen juist bij de medewerker zelf? De bon moet sowieso in de Spend Cloud komen te staan; de codering kan je altijd nog wijzigen.”
Dit maakt wel dat toegang tot de Spend Cloud App praktisch is voor de medewerkers ‘in het veld’. Daarmee kunnen ze meteen eenvoudig een foto van een bonnetje toevoegen, als ze nog aan de kassa staan.
Alexander: “Door medewerkers daarnaast zelf hun uitgaven te laten coderen met de Spend Cloud App, verminder je de werkdruk voor de administratie. Daarom raden we toegang tot de app voor alle medewerkers aan. Hierbij kun je ervoor kiezen om alle medewerkers van een werktelefoon te voorzien, om de app op privé-telefoons te laten installeren of gebruik te maken van gedeelde smart devices op locaties. Denk aan een smartphone of tablet per afdeling of locatie. Je zou zelfs een foto van de bon met een privé-telefoon kunnen maken, deze naar jezelf mailen en het in de webversie uploaden.”
Best practice 5: richt je uitgavenprocessen slim in
Hoe doe je dat dan?
- Standaardiseer zo veel mogelijk. Zorg dat medewerkers met dezelfde rol dezelfde processen volgen
- Zorg dat medewerkers bij voorkeur maar één kostenplaats zien in om uitgaven op te verwerken. Dat houdt het proces voor hen eenvoudig
- Zorg als administratie dat je weinig kostensoorten hebt. Ook dit houdt het proces voor medewerkers eenvoudig, omdat ze niet overweldigd worden door keuzes
- Maak gebruik van collectief coderen en collectief afsluiten om het proces voor de administratie te vereenvoudigen. Anders moet je alle boeken een voor een afgaan om te kijken welke uitgaven er nog open staan
- Maak gebruik van slimme filters om automatisch te coderen
“Stel je voor, je bent een medewerker en doet een uitgave,” vertelt Alexander. “Er is maar één kostenplaats aan jouw pasboek toegevoegd, dus als je kosten gaat verwerken, is die meteen ingevuld en hoef je daar niets meer aan te veranderen. Dan kun je uit een paar kostensoorten kiezen, alleen de kostensoorten die daadwerkelijk relevant zijn, en is de codering zo geregeld.”
Best practice 6: Cashless werken
Stop met contant geld
Contant geld maakt de administratie overbodig ingewikkeld. Voor een zorg-, non-profit of onderwijsorganisatie kan het vaak niet anders dan toch werken met cash, dus in de Spend Cloud kan dit natuurlijk gecombineerd worden. Alsnog raden we werken met contant geld af. Als cashless werken haalbaar is binnen jouw bedrijf, onderneem dan actie. We helpen je graag op weg. Bekijk bijvoorbeeld deze 4 voordelen van cashless werken.
Best practice 7: tips voor kosten splitsen
Hebben medewerkers uitgaven gedaan waarvan de kosten gesplitst moeten worden? Laat dit dan door de administratie doen op een groot beeldscherm tijdens het coderen. De medewerker kan eenvoudig een foto van de bon uploaden via de Spend Cloud App. Op deze manier heb je voor het splitsen van kosten de beste gebruikerservaring. Dat is ook waarom de optie voor kosten splitsen binnenkort pas beschikbaar is in de Spend Cloud App, omdat we dit afraden. Natuurlijk zou je de Spend Cloud webversie kunnen openen op je telefoon, maar dan heb je geen optimale gebruikerservaring.
Best practice 8: maak gebruik van 3D Secure
Als medewerker of applicatiebeheerder kun je instellen dat online betalingen via 3D Secure verlopen. Dan maak je gebruik van een extra verificatie. Wel zo veilig! Lees meer over 3D Secure.
Best practice 9: tips om landen waarin uitgaven mogen worden gedaan in te stellen
Als applicatiebeheerder kun je per Spend Cloud Card instellen in welke landen er uitgaven mogen worden gedaan. Dan gaat het om pintransacties, online betalingen en geldopnames. Hou er rekening mee dat je deze landen aanvinkt voor fysieke én online winkels. Als (Nederlandse) medewerkers dus in Belgische webshops mogen bestellen bijvoorbeeld, moet België wel staan aangevinkt bij toegestane landen.
Hou rekening met de volgende vuistregels:
- Opereert jouw organisatie voornamelijk binnen Nederland? Zorg dan dat je alleen Nederland hebt aangevinkt
- Is jouw organisatie meer internationaal georiënteerd? Vink dan alle gewenste landen aan
- Ben je van plan veel online betalingen te doen? Hou er dan rekening mee dat veel techbedrijven bijvoorbeeld in Ierland of Amerika gevestigd zijn (Google, Amazon, PayPal). Neem dit mee in de instellingen die je doorvoert
- Wil je de instellingen voor alle passen wijzigen? Dat kan in één keer in de Spend Cloud!
Worst practice: één pas voor alle medewerkers en de administratie alles laten coderen
Stel dat je bepaalt dat er één pas per werklocatie beschikbaar is. Die moet dan bij de pasverantwoordelijke worden opgehaald als er een uitgave gedaan moet worden. Na de uitgave worden de pas en het bonnetje ingeleverd en verwerkt één administratief medewerker de uitgave.
Dat is een behoorlijk omslachtig proces, als:
- Er meer dan twee uitgaven per dag worden gedaan
- Als meerdere medewerkers tegelijk een uitgaven moeten doen
- Als een medewerker de pas per ongeluk mee naar huis neemt en deze vergeet
- Als een medewerker de pincode vergeet en de administratief medewerker moet bellen, die toevallig op dat moment niet naast de telefoon zit
Customer Success Consultant Claudia voegt toe: “Heb je als organisatie behoefte aan controle? Dan zou je bijvoorbeeld kunnen kiezen om namen aan passen te koppelen in het applicatiebeheer.” Zo is inzichtelijk wie uitgaven doet met welke passen, zonder dat je extra kenmerken aan Spend Cloud Cards hoeft toe te voegen. Die passen wil je namelijk juist flexibel houden.
Werken Spend Cloud Cards ook voor mijn organisatie?
Daar gaan we graag met je over in gesprek. Vraag eenvoudig een online demo aan wanneer het jou uitkomt of neem contact met ons op. Spreken we je binnenkort over Spend Cloud Cards?
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
Eén reactie