Top-9 Best practices voor werken met Spend Cloud Cards
Het slim inrichten van betaalpassen voor medewerkers kan een complex proces zijn. Met de juiste aanpak kun je ervoor zorgen dat het soepel verloopt. Hier zijn negen best practices voor het werken met Spend Cloud Cards. Zo maakt jouw organisatie een vliegende start.
Ben je benieuwd naar de 6 tips specifiek voor betaalpasbeheer voor bedrijven? Lees dan deze Spend Cloud Card-blog. In de blog die je nu leest, houden we het namelijk algemeen.
Best practice 1: iedereen een Spend Cloud Card
Als iedere medewerker een eigen slimme betaalpas vanuit de organisatie krijgt, voorkom je dat ze geen uitgaven kunnen doen en stagneert het primaire proces niet. Verder weet de administratie altijd wie welke uitgave doet. Ook leg je de verantwoordelijkheid voor het verantwoorden van uitgaven bij de medewerker zelf. Dat scheelt de administratie werk en is een stuk efficiënter, omdat de medewerker zelf het beste weet wat er precies is gekocht en waarom.
Belangrijk om te weten: bij deze eerste best practice horen twee andere. Als iedere medewerker namelijk een pas heeft, is het handig als die van tevoren is geactiveerd en als iedereen hun eigen pincode kan inzien. Lees verder in de volgende twee alinea’s.
Best practice 2: en iedereen inzicht in de eigen pincode
Spend Cloud Consultant Alexander legt uit: “Iedere medewerker ‘in het veld’ zou een (geactiveerde) pas, bijbehorend boek en een pincode moeten hebben. Dan kunnen ze gelijk uitgaven doen. Bij voorkeur kunnen medewerkers hun pincode niet alleen inzien, maar ook wijzigen. Als de pincode een keer wordt vergeten, kunnen ze dit zelf oplossen. Dit in plaats van dat de administratie gebeld moet worden.”
Best practice 3: laat de administratie passen vooraf activeren
Als de administratie betaalpassen vooraf activeert, vereenvoudig je het proces. Dit bespaart tijd voor medewerkers en zorgt voor een efficiënte start.
Best practice 4: geef medewerkers toegang tot de Spend Cloud App
Daarmee verminder je de werkdruk voor de administratie nóg meer
Door medewerkers toegang te geven tot de app, kunnen ze eenvoudig bonnetjes toevoegen. Ook kunnen ze dan zelf hun uitgaven coderen. Dit vermindert de werkdruk voor de administratie en versnelt het proces van uitgavenverwerking.
“Natuurlijk bepaal je als organisatie zelf hoe je het proces van uitgaven verwerken inricht,” gaat Alexander verder. “Voegt de medewerker alleen het bonnetje toe en codeert de administratie? Of leg je de verantwoordelijkheid voor het coderen juist bij de medewerker zelf? De bon moet sowieso in de Spend Cloud komen te staan; de codering kan je altijd nog wijzigen.”
Dit maakt wel dat toegang tot de Spend Cloud App praktisch is voor de medewerkers ‘in het veld’. Daarmee kunnen ze meteen eenvoudig een foto van een bonnetje toevoegen, als ze nog aan de kassa staan. Zo is de kans groter dat uitgaven meteen worden verantwoord, in plaats van weken later.
Alexander: “Door medewerkers daarnaast zelf hun uitgaven te laten coderen met de Spend Cloud App, verminder je de werkdruk voor de administratie. Daarom raden we toegang tot de app voor alle medewerkers aan. Hierbij kun je kiezen:
- Om alle medewerkers van een werktelefoon te voorzien
- Om de app op privé-telefoons te laten installeren
- Om gebruik te maken van gedeelde smart devices op locaties. Denk aan een smartphone of tablet per afdeling of locatie
Je zou zelfs een foto van de bon met een privé-telefoon kunnen maken, deze naar jezelf mailen en het in de webversie uploaden.”
Virtuele betaalpassen, Google Pay en Apple Pay
Je kunt er zelfs voor kiezen om helemaal geen gebruik meer te maken van plastic betaalpassen. Wel zo duurzaam! Je kunt namelijk overstappen op virtuele Spend Cloud Cards voor online betalingen en in fysieke winkels. Deze passen voeg je eenvoudig aan de Spend Cloud App toe en aan je digitale Google Pay of Apple Pay wallet. Zo kunnen medewerkers ook gewoon uitgaven doen voor de organisatie als ze hun portemonee zijn vergeten.
Best practice 5: maximale grip op uitgaven van medewerkers
Creëer flexibiliteit door medewerkers te voorzien van een hoog paslimiet (dagelijks maximaal 2500 euro bijvoorbeeld) en een lager boeksaldo. Dit boeksaldo is namelijk leidend. Als een medewerker een incidentele grote uitgaven moet doen, is dat mogelijk zodra het boeksaldo wordt opgehoogd. Dan hoeven niet én het paslimiet én het saldo aangepast te worden. Dubbele limitaties zijn niet nodig.
Kunnen medewerkers dan niet altijd grote uitgaven doen? Nee, je kunt namelijk geen geld uitgeven dat je niet hebt. Stel dat jouw eigen bankpas een limiet heeft van 2000 euro per dag, maar je hebt maar 100 euro op je bankrekening staan, kun je dus maar 100 euro uitgeven. Datzelfde geldt voor slimme betaalpassen voor medewerkers. Zo heb je dus altijd grip op hoeveel medewerkers kunnen uitgeven en is er toch flexibiliteit voor incidentele uitgaven.
Raakt de pas kwijt? Dan haal je eenvoudig en real-time het beschikbare boeksaldo weg en blokkeer je de pas. Wederom: je kunt geen geld uitgeven dat je niet hebt.
Best practice 6: richt je uitgavenprocessen slim in
Hoe doe je dat dan?
- Standaardiseer zo veel mogelijk. Zorg dat medewerkers met dezelfde rol dezelfde processen volgen
- Zorg dat medewerkers bij voorkeur maar één kostenplaats zien om uitgaven op te verwerken. Dat houdt het proces voor hen eenvoudig
- Zorg als administratie dat je weinig kostensoorten hebt. Ook dit houdt het proces voor medewerkers eenvoudig. Zo worden ze niet overweldigd door keuzes
- Laat de pasgebruiker afsluiten en de pasbeoordelaar de afgesloten periode beoordelen. Dan maak je gebruik van het vierogenprincipe
- Maak gebruik van collectief coderen en collectief afsluiten om het proces voor de administratie te vereenvoudigen. Anders moet je alle boeken een voor een afgaan om te kijken welke uitgaven er nog open staan
- Maak gebruik van slimme filters om automatisch te coderen
“Stel je voor, je bent een medewerker en doet een uitgave,” vertelt Alexander. “Er is maar één kostenplaats aan jouw pasboek toegevoegd. Als je kosten gaat verwerken, is die meteen ingevuld en hoef je daar niets meer aan te veranderen. Dan kun je uit een paar kostensoorten kiezen, alleen de kostensoorten die daadwerkelijk relevant zijn. De codering is zo geregeld.”
Best practice 7: Cashless werken
Stop met contant geld
Contant geld maakt de administratie overbodig ingewikkeld. Voor een zorg-, non-profit of onderwijsorganisatie kan het vaak niet anders dan toch werken met cash, dus in de Spend Cloud kan dit natuurlijk gecombineerd worden. Alsnog raden we werken met contant geld af. Als cashless werken haalbaar is binnen jouw bedrijf, onderneem dan actie. We helpen je graag op weg. Bekijk bijvoorbeeld deze 4 voordelen van cashless werken.
Best practice 8: tips voor kosten splitsen
Hebben medewerkers uitgaven gedaan waarvan de kosten gesplitst moeten worden? Laat de medewerker de foto van de bon dan uploaden via de Spend Cloud App. De administratie kan de kosten dan gebruiksvriendelijk coderen via de Spend Cloud webversie.
Best practice 9: gebruik slimme betaalpassen veilig
Online betalingen verlopen altijd via extra verificatie in de Spend Cloud App. Wel zo veilig! Maak je al gebruik van de Spend Cloud? Lees dan meer over deze optie in de kennisbank.
Veilig online betalingen doen met Spend Cloud Cards
Goed om te weten: online betalingen met Spend Cloud Cards hebben standaard een werelddekking. Dit betekent minder kans op foutmeldingen, zoals geweigerde transacties door beperkingen in pasinstellingen. De veiligheidsmaatregelen blijven onveranderd. Bijvoorbeeld: landen die als onveilig worden aangemerkt, blijven uitgesloten van de werelddekking.
Spend Cloud Cards veilig gebruiken in het buitenland
Als applicatiebeheerder kun je per Spend Cloud Card instellen in welke landen er fysieke uitgaven mogen worden gedaan. Dan gaat het om pintransacties en eventueel geldopnames.
Hou rekening met de volgende vuistregels:
- Opereert jouw organisatie voornamelijk binnen Nederland? Zorg dan dat je alleen Nederland hebt aangevinkt
- Is jouw organisatie meer internationaal georiënteerd? Vink dan alle gewenste landen aan
- Wil je de instellingen voor alle passen wijzigen? Dat kan in één keer in de Spend Cloud!
Worst practice: één pas voor alle medewerkers en de administratie alles laten coderen
Stel dat je bepaalt dat er één pas per werklocatie beschikbaar is. Die moet dan bij de pasverantwoordelijke worden opgehaald als er een uitgave gedaan moet worden. Na de uitgave worden de pas en het bonnetje ingeleverd en verwerkt één administratief medewerker de uitgave.
Dat is een behoorlijk omslachtig proces, als:
- Er meer dan twee uitgaven per dag worden gedaan
- Als meerdere medewerkers tegelijk een uitgaven moeten doen
- Als een medewerker de pas per ongeluk mee naar huis neemt en deze vergeet
- Als een medewerker de pincode vergeet en de administratief medewerker moet bellen, die toevallig op dat moment niet naast de telefoon zit
Werken Spend Cloud Cards ook voor mijn organisatie?
Daar gaan we graag met je over in gesprek. Vraag eenvoudig een online demo aan wanneer het jou uitkomt of neem contact met ons op. Spreken we je binnenkort over Spend Cloud Cards?
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
2 reacties