10 tips om gratis meer uit je Spend Cloud te halen
Sta jij op het punt om een duur bureau in te huren? Eentje die allerlei interviews met medewerkers doet? En uitgebreid de tijd neemt om jouw processen tot in de puntjes te kennen?
Veel Spend Cloud Partners kunnen je helpen optimaliseren, maar je kunt zelf vaak meer dan je denkt. Probeer eerst deze 10 gratis tips om jouw Spend Cloud te verbeteren. Ontdek hoe ver jij jouw Spend Cloud-omgeving zelf laagdrempelig kunt verbeteren.
Tip 1: Efficiënt functieprofielen inrichten
Met het gebruik van functieprofielen kun je eenvoudig een overkoepelend profiel aanmaken met specifieke rechten die toepasbaar zijn op verschillende medewerkers. Wijzigt er iets in de rol? Dan hoef je alleen het functieprofiel aan te passen en hebben alle betrokken medewerkers gelijk de juiste aangepaste rechten. Zo maak je het Spend Cloud applicatiebeheer nog efficiënter.
Spend Cloud best-practice: de ideale inrichting van functieprofielen
Denk ook na over welke rol een nieuwe medewerker krijgt, voordat je deze een eigen Spend Cloud-account geeft. Als je de rol hebt bepaald, kun je eenvoudig controleren of er al een functieprofiel is ingesteld die aansluit bij die rol. Zo hoef je alleen het functieprofiel toe te kennen en heb je snel en gemakkelijk een rol aan gemaakt. Onze tip is om te streven naar het toekennen van maximaal één functieprofiel per medewerker.
Goed om te weten: de Spend Cloud kan medewerkers en rollen importeren. Daarnaast kun je gebruik maken van Spend Cloud standaard rechtensets. Hiermee blijft ook het beheren van medewerkersgegevens op grote schaal behapbaar.
Lees in dit succesverhaal hoe Siza met Spend Cloud functieprofielen aan de slag is gegaan. Ze konden na 5 weken de vruchten al plukken!
Tip 2: De Spend Cloud Postbus slim instellen
Door slim gebruik te maken van de Postbus, hoef je geen nieuwe e-mailadressen in te stellen om facturen en contracten te ontvangen. Dankzij een aantal instellingen worden die namelijk automatisch omgeleid naar de Spend Cloud. Dat scheelt veel handmatig werk. Bekijk deze blog voor alle slimme Spend Cloud e-mailfunctionaliteiten en tips hoe je deze efficiënt kunt inzetten.
Tip 3: Maak diverse groepen aan
Opties voor taken per groep in plaats van per medewerker
Je kunt ervoor kiezen om het coderen of het beoordelen van een factuur door een groep medewerkers te laten uitvoeren. In dat geval wordt de factuur gestuurd naar alle medewerkers met de laagste procuratie op een specifieke organisatorische eenheid. Wel zo makkelijk als er veel partimers op een bepaalde locatie werken. Dan kan iedereen de taak uitvoeren. Nadat iemand de taak heeft volbracht, gaat de factuur door naar de volgende in het procuratieschema.
Verder kun je in de Spend Cloud groepen met contractbetrokkenen samenstellen. Door verwante medewerkers samen te voegen in een groep, kun je al deze medewerkers in één keer koppelen aan een contract. Als contractbetrokkenen kunnen deze medewerkers vervolgens het contract inzien in het Archief en zullen ze statusupdates ontvangen bij het beëindigen of verlengen van een contract.
Opties voor ontvangst en productgroepen
Een ontvangstgroep is een groep met medewerkers die de ontvangst van een bestelling kunnen registreren in de Spend Cloud. Het werken met een ontvangstgroep is handig als er bijvoorbeeld meerdere medewerkers op één locatie werken. De bestelling kan namelijk door iedereen in deze groep worden ontvangen.
Een productgroep is een verzamelnaam voor verschillende uitgaven die relevant zijn voor een bepaalde categorie aan producten. Je kunt het zien als een versimpeling van je grootboekrekeningen. Het inrichten van productgroepen is vooral belangrijk voor het uitvoeren van Inkoop-analyses.
Door productgroepen in de Spend Cloud in te richten, krijg je inzicht in:
- Voor welke productgroepen de meeste uitgaven worden gedaan.
- Hoeveel leveranciers er aan een productgroep gekoppeld zijn.
- Hoe de uitgaven verdeeld zijn.
- Welke keuzes je kan maken voor het behouden van leveranciers.
- Welke processen nog verbeterd kunnen worden. Denk hierbij aan efficiënte factuurverwerking, maar ook aan mogelijkheden voor prijsonderhandelingen.
Met diverse analyses en slimme filters kun je bruikbare inzichten opdoen en rapportages uitdraaien om bewustzijn te creëren én te besparen. Daarnaast worden diverse andere Spend Cloud overzichten aangevuld met informatie vanuit de productgroepen.
Tip 4: Gebruik de Spend Cloud App
Zorg dat het installeren van de Spend Cloud App een standaard onderdeel wordt van het onboardingstraject van nieuwe collega’s. Of zorg dat iedereen onder een eigen account is ingelogd op een gedeeld apparaat, zoals een smartphone of tablet. Hiermee maak je diverse beoordelingsprocessen, het declaratieproces, het verantwoorden van uitgaven en het registreren van ontvangen bestelling een stuk eenvoudiger. Lees meer over waarom de Spend Cloud App zo handig is.
Maakt jouw organisatie al gebruik van de Spend Cloud? Download de Spend Cloud App dan gratis in de Apple Store of Google Play Store.
Tip 5: Richt procuratieschema’s in
In de Spend Cloud kun je procuratieschema’s inrichten voor inkoop-, factuurverwerkings- en declaratieprocessen. Hiermee realiseer je complexe workflows, zodat de juiste mensen akkoord kunnen geven voordat er uitgaven worden gedaan. Deze workflows hebben nog veel meer voordelen die je kunt lezen in de procuratieschema-blog. Daarin benoemen we twee best-practices voor het instellen van procuratie.
- Zorg dat er altijd een beoordelaar op de hoogste organisatorische eenheid is, die een onbeperkte procuratie heeft. Deze medewerker kan dienen als vangnet bij grote aankopen
- Stel de functieprofielen van medewerkers goed af op het gewenste procuratieschema. Zo voorkom je dat een medewerker teveel procuratierechten heeft.
Tip 6: Optimaliseer je factuurverwerking met XML, PEPPOL en Autosuggest
De eerste stap in deze optimalisatieslag is het werken met XML-facturen, bij voorkeur via het veilige PEPPOL-netwerk. Vraag jouw leveranciers om XML te versturen en eventueel al codering op te nemen in de XML. De codering die de leverancier niet kan opnemen, kan worden aangevuld met standaardwaarden of Autosuggest. De Autosuggest functionaliteit is namelijk beschikbaar in iedere Spend Cloud-omgeving met factuurverwerking. Daarmee maak je gebruik van deze voordelen:
- Voorkom dat je alle velden handmatig moet invullen tijdens het coderen van een factuur.
- Drastische vermindering in het onderhoud van templates en sjablonen.
- Maak jouw factuurverwerkingsproces minder foutgevoelig.
- Werk met geavanceerde kunstmatige intelligentie, waardoor het verstellen van de codering met iedere factuur beter wordt!
Is kunstmatige intelligentie voor jouw organisatie nog een brug te ver? Gebruik dan deze tip: factuurverwerking met een coderingsmatrix en geavanceerde workflows. Daarmee kun je eenvoudig boekingsmogelijkheden en uitzonderingen vastleggen op onder andere grootboekrekeningen. Dan ervaar je deze voordelen:
- Handmatige handelingen worden verminderd
- Fouten worden verminderd
- Het proces wordt versneld en verhelderd
- Je creëert een kennisbank die voor iedereen toegankelijk is
- Medewerkers houden meer tijd over voor kerntaken
- Medewerkers hebben meer gebruiksgemak en vrijheid
Tip 7: Optimaliseer jouw inkoopproces met OCI-koppelingen
OCI staat voor Open Catalog Interface
Dit betekent dat je via de Spend Cloud het bestelproces bij de leverancier beschikbaar maakt. Medewerkers bestellen producten via de webshop van de leverancier, zonder de Spend Cloud te verlaten. De webshop is voor hen een vertrouwde omgeving, dus wordt inkopen een stuk gebruiksvriendelijker. Dit terwijl alle inkoopdata in je inkoopsoftware wordt opgeslagen en het inkoopbeleid wordt nageleefd. Lees in de OCI-blog hoe het bestelproces in de Spend Cloud werkt via een webshop-koppeling.
Wat zijn de voordelen van OCI-koppelingen?
- Hiermee kun je het inkoopproces volledig digitaliseren en verder automatiseren
- Bestellingen via OCI kunnen ook gematcht worden via 2- en zelfs 3-way matching
- Het afleveradres kan een privé-adres zijn dat per order kan worden aangepast. Dit is zeker praktisch voor medewerkers die thuiswerken. Voor meer informatie over hoe dit AVG-proof kan in de Spend Cloud, verwijzen we je graag door naar de ‘Thuiswerken met applicatiebeheer’ blog
Lees meer over voordelen, zoals bestelgemak voor medewerkers, in deze blog.
Tip 8: Optimaliseer jouw declaratieproces met Spend Cloud Cards
Vervang het hele declaratieproces door slimme Spend Cloud Cards. Betaalpassen geven medewerkers betaalvrijheid, omdat ze een eigen saldo krijgen en zelf de touwtjes in handen hebben. Ze doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen en houden tijd over voor kerntaken. Dat terwijl de administratie controle heeft en alle instellingen zelf beheert, zoals budgetten, betaalmogelijkheden, pincodes en toegang tot de saldo-gelimiteerde passen. Kortom: met Spend Cloud Cards kun je het hele declaratieproces digitaliseren, stroomlijnen en automatiseren. Lees meer op de Spend Cloud Cards-pagina.
Lees ook verder in deze blog met de “top-9 Best practices voor werken met Spend Cloud Cards”.
Tip 9: Maak slim gebruik van de Spend Cloud kennisbank
Maak medewerkers zelfredzaam en weet zelf waar je informatie kunt vinden als je medewerkers toch te woord moet staan. In de Spend Cloud kennisbank vind je diverse artikelen over het gebruik van de software. Kom je er toch niet uit? Dan staat onze supportmedewerkers voor je klaar!
Tip 10: Maak slim gebruik van Spend Analytics
Samen ontwikkeld met inkoopadviesbureau Het NIC
Maak medewerkers zelfredzaam en weet zelf waar je informatie kunt vinden als je medewerkers toch te woord moet staan. In de Spend Cloud kennisbank vind je diverse artikelen over het gebruik van de software. Kom je er toch niet uit? Dan staat onze supportmedeweZodra jouw organisatie de Spend Cloud afneemt, krijg je daar gratis geïntegreerde analysesoftware bij: Spend Analytics. In het Spend Analytics overzicht kun je grafieken vinden die zijn gebaseerd op geëxporteerde facturen. Zo heb je de mogelijkheid om zelf grip te creëren op uitgavenprocessen. rkers voor je klaar!
Hoe kan ik zo efficiënt mogelijk gebruik maken van Spend Analytics?
Voor een efficiënte analyse hebben we een aantal tips:
- Zorg dat je productgroepen hebt ingericht voordat je met Spend Analytics aan de slag gaat. Daarmee creëer je namelijk een universele manier om kosten te analyseren.
- Zorg dat je weet wat een Spend Cloud-instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Mocht je hierover twijfelen, kun je altijd contact met jouw contactpersoon opnemen.
Welke analyses helpen mij mijn Spend Cloud optimaliseren?
Maak bijvoorbeeld gebruik van de Factuurwijze-analyse en het crediteurenoverzicht om inzicht te krijgen in kansen voor digitalisering. Wist je dat XML-facturen touchless verwerkt kunnen worden? Verbeter jouw Spend Cloud door te automatiseren. Laat ook je crediteurenlijst krimpen met de ABC-analyse, de Groei-relaties-analyse en de Kraljic-matrix. Daarmee is jouw Spend Cloud weer een stukje overzichtelijker. Benieuwd naar alle opties die Spend Analytics biedt? Lees dan verder op de Spend Analytics-pagina.
Ontdek hoe de Spend Cloud jouw uitgavenprocessen kan verbeteren
Benieuwd hoeveel impact de Spend Cloud kan hebben? Laat het ons bewijzen tijdens een online demo. Dan bespreken we de specifieke uitdagingen van jouw oganisatie en stemmen we de demonstratie af op jouw behoeften.