Welke procuratieschema’s kun je inrichten in de Spend Cloud?
Zonder duidelijke afspraken over wie welke producten, voor welk bedrag, waar mag bestellen, wordt het inkoopproces een rommeltje. Daarom leg je in een procuratieschema vast tot welk bedrag iemand mag bestellen en wat er gebeurt als er boven dat bedrag wordt besteld.
In de Spend Cloud heb je daarnaast ook de opties om procuratieschema’s in te richten voor het beoordelen inkoopfacturen en declaraties. In deze blog lees je meer over procuratie in diverse processen in de Spend Cloud.
Maak je al gebruik van de Spend Cloud? Dan kun je in de Spend Cloud Portal uitleg en instructies vinden over procuratieschema’s. Klik in jouw Spend Cloud-omgeving op het vraagteken rechtsboven om de portal te bekijken.
Stap 1: Rollen van medewerkers definiëren
Voordat je aan de slag kunt met procuratieschema’s, is het belangrijk dat je de rollen van een medewerker hebt gedefinieerd. Anders kun je geen procuratie instellen in de Spend Cloud. Lees het functieprofielen-succesverhaal van zorgorganisatie Siza voor meer informatie over rollen en rechten. In het rollenoverzicht in de Spend Cloud kun je per medewerker inzien welk procuratieniveau is ingesteld. Ook kun je in een speciaal procuratie-overzicht alle gedefinieerde procuratieniveaus inzien en aanpassen.
Stap 2a: Procuratieschema voor jouw inkoopproces
Door procuratieniveaus in te stellen voor medewerkers, kun je bijvoorbeeld aangeven tot welk orderbedrag ze mogen bestellen. Daarmee bepaal je het autorisatietraject voor een onderaanvraag. Als je een procuratieschema voor het inkoopproces hebt ingericht in de Spend Cloud, wordt een orderaanvraag pas naar de leverancier verstuurd, nadat deze is goedgekeurd door een medewerker met het juiste procuratieniveau.
Stap 2b: Procuratieschema voor jouw factuurverwerkingsproces
Met procuratieniveaus kun je ook bepalen tot welk bedrag een medewerker facturen mag goedkeuren. Als het bedrag op de factuur hoger is dan het procuratiebedrag waarvoor de medewerker mag goedkeuren, stuurt de Spend Cloud de factuur door naar de volgende procuratiehouder. Dit proces wordt herhaald, totdat de factuur is goedgekeurd door een medewerker met het juiste procuratiebedrag.
Stap 2c: Procuratieschema voor jouw declaratieproces
Procuratieniveaus zijn ook praktisch voor het declaratieproces. Hiermee kun je namelijk aangeven tot welk bedrag een medewerker een declaratie mag beoordelen. Als het te declareren bedrag hoger is dan het procuratiebedrag waarvoor de medewerker mag goedkeuren, stuurt de Spend Cloud de declaratie door naar een medewerker met een hoger procuratieniveau. Dit proces wordt herhaald, totdat de declaratie is goedgekeurd door een medewerker met het juiste procuratiebedrag.
Stap 3: Spend Cloud procuratie-overzicht
De Spend Cloud voorziet in diverse selecties op het rollenoverzicht, zoals op inkooporders, facturen en declaraties. Zo creëer je een compleet overzicht van alle ingestelde procuratieniveaus per proces. Daaraan kun je aflezen welk traject een order, factuur of declaratie moet doorlopen wanneer deze wordt verwerkt. Vanuit dit overzicht kun je ook de rollen van medewerkers aanpassen. Houd er rekening mee dat je alleen procuratieniveaus kunt instellen bij medewerkers die vanuit hun rechtenset mogen beoordelen.
Twee Spend Cloud best-practices voor procuratieschema’s
Op basis van jarenlange ervaring met een grote diversiteit aan klanten, hebben we twee algemene tips voor het inrichten van procuratieschema’s.
- Zorg dat er altijd een beoordelaar op de hoogste organisatorische eenheid is, die een onbeperkte procuratie heeft. Deze medewerker kan dienen als vangnet bij grote aankopen
- Als we het vierogenprincipe volgen, zou het onmogelijk moeten zijn dat medewerkers bijvoorbeeld hun eigen declaraties goedkeuren. Hiermee zouden we nog een stapje verder kunnen gaan. In de Spend Cloud is het namelijk niet toegestaan dat als een medewerker een declaratie indient, iemand met hetzelfde procuratieniveau de declaratie beoordeelt. De Spend Cloud gaat altijd op zoek naar een beoordelaar met een hoger procuratieniveau.
Welke slimme instellingen heeft de Spend Cloud nog meer?
Denk aan OCI-webshopkoppelingen voor het inkoopproces, 3-way matching voor factuurverwerking en slimme betaalpassen als aanvulling op het declaratieproces. Als je meer wil weten over de Spend Cloud, kun je de factsheet downloaden op deze pagina of een gratis demo aanvragen. We bewijzen de kracht van onze software graag live!
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
3 reacties