16 tips om jouw inkoopsysteem te optimaliseren
Hoe zorg je dat een inkoopsysteem past bij de werkwijze van je organisatie én efficiënt is ingericht? Waar is de balans tussen administratie en gebruiksvriendelijkheid? En hoeveel verschil kunnen webshopkoppelingen en 3-way matching maken?
In deze inkoopblog vind je 10 tips om jouw inkoopproces kostenefficiënter te maken, plus 6 best-practices voor procesoptimalisatie. Denk aan tips voor een duurzamer inkoopproces, slimme functionaliteiten die je misschien nog niet kent en dingen die belangrijk zijn om in je achterhoofd te houden. Ben je benieuwd naar alle opties die het inkoopsysteem van de Spend Cloud biedt? Bekijk dan de Spend Cloud Inkoop-pagina.
10 tips om kosten te besparen met jouw inkoopsysteem
Tijd is geld, daar is weinig tegenin te brengen. Daarom is het juist zo belangrijk dat jouw inkoopproces zo efficiënt mogelijk is ingericht. Kosten besparen betekent namelijk ook dat je meer budget overhoudt, maar hoe krijg je een kostenbesparing voor elkaar? Denk bijvoorbeeld aan onderstaande tips.
Laaghangend fruit om kosten te besparen tijdens het inkoopproces
- Werk met voorkeursleveranciers, zodat je afspraken kunt maken over (korting bij) het bestellen van grote hoeveelheden.
- Richt jouw inkoopsysteem in met het ‘just in time’-principe in gedachten. Zo neem je kostbaar voorraadbeheer weg.
- Maak slim gebruik van de (kortings)opties die partners kunnen bieden. Bekijk bijvoorbeeld de mogelijkheden van zorgpartner Intrakoop in de blog over de voordelen van Spend Cloud-ondersteuning van Intrakoop.
Bespaar kosten met automatisering
- Door jouw inkoopsysteem klaar te maken voor touchless factuurverwerking, gaan jouw medewerkers een stuk (kosten)efficiënter om met hun tijd. Ze krijgen daardoor namelijk meer werk gedaan in dezelfde tijd.
- Ook door te bestellen via OCI-koppelingen gaan inkoopmedewerkers een stuk (kosten)efficiënter om met hun tijd.
- Daarnaast wordt jouw inkoopproces (kosten)efficiënter door slim gebruik te maken van MCC-codes.
- Koppel je inkoopsysteem aan het factuurverwerkings- en contractmanagementproces en neem een voorbeeld aan zorgorganisatie Prisma.
Prisma vertelt: “Onze energiefacturen konden heel bewerkelijk zijn. Echter, omdat we het energiecontract in de Spend Cloud hebben vastgelegd, wordt het voorschot dat we krijgen automatisch gematcht en dat neemt al veel werk uit handen. Voor ons scheelt dat 1.900+ maandelijkse factuurregels die niet meer handmatig verwerkt hoeven te worden.”
Bespaar kosten met verduurzaming
- Werk paperless. Dat is beter voor het milieu en door (pak)bonnen digitaal op te slaan, bespaar je kosten op een fysiek archief.
- Bestel lokaal. Natuurlijk scheelt dit bezorgkosten, maar het levert nog veel meer voordelen op. Het is beter voor het milieu, omdat er minder brandstof verbruikt hoeft te worden voor vervoer. En uiteraard zullen lokale leveranciers je dankbaar zijn! Misschien hebben ze zelfs wel speciale kortingsacties.
- Denk na over toekomstige doelen om het inkoopproces te verduurzamen, bijvoorbeeld over het standaardiseren van het inkoopproces en leveranciersreductie.
6 best-practices om jouw inkoopsysteem slim in te richten
Het is niet alleen belangrijk om het inkoopproces kostenefficiënter vorm te geven. Er zijn natuurlijk nog veel meer manieren om te optimaliseren. Neem bijvoorbeeld onderstaande best-practices voor gebruiksvriendelijkheid en toekomstbestendigheid.
1. Richt het inkoopsysteem zo gebruiksvriendelijk mogelijk in
Eenvoudig bestellen, bij voorkeur via webshopkoppelingen
Door het startscherm voor bestellingen duidelijk en overzichtelijk te houden, kan iedere besteller ermee overweg. Stuur hierbij op bestellen via OCI-webshopkoppelingen, sowieso voor de top-15 leveranciers waar het meeste wordt besteld. Die verlopen namelijk zoals medewerkers gewend zijn van online shoppen, alleen is het inkoopsysteem dan het startpunt.
Daarbij is het wel belangrijk dat er een duidelijk verschil is tussen welke producten via webshopkoppelingen, via een intern assortiment en via een handmatige orderaanvraag-optie besteld moeten worden. Verder is het handig om leveranciers te categoriseren, zodat bestellers makkelijk kunnen navigeren en snel de juiste leverancier vinden. Omdat gebruikers zijn gekoppeld aan de juiste leveranciers, weet je dus zeker dat ze niet bij per ongeluk (of bewust) bij de verkeerde leverancier bestellen. Het inkoopbeleid is hierdoor beter te hanteren.
Gebruik maximaal 10 hoofdleveranciers om overzicht te behouden
Postillion Hotels vertelt: “Vroeger belden we alle leveranciers voor bestellingen. Daar ging veel tijd in zitten én het was foutgevoelig. Nu gebeurt alles in de Spend Cloud. Alle correspondentie is daar ook altijd terug te vinden. Daardoor is het vanuit management veel makkelijker om controle te behouden. We hebben niet voor niets een stuk of zes hoofdleveranciers. Dan moet het inkoopbeleid natuurlijk wel worden nageleefd! Die garantie hebben we met de Spend Cloud en het inkoopproces wordt een stuk eenvoudiger.”
Op basis van ervaring raden we aan om maximaal 10 hoofdleveranciers te hanteren, bijvoorbeeld 6 zoals Postillion hotels. En we adviseren om gebruik te maken van maximaal 10 hoofdcategorieën voor inkoop. Dan is het inkoopproces overzichtelijker voor alle betrokkenen. Voor bestellers blijft het bestelscherm te overzien en weten ze goed waar ze kunnen bestellen. Doordat alle inkooporders goed worden geregistreerd heeft de administratie accuraat overzicht in de verwachte kosten.
Automatisering van het inkoopproces
Richt procuratieniveaus en automatische workflows in, zodat taken direct bij de juiste persoon terechtkomen. Daarbij is het ook handig om bestellingen te kunnen volgen in het inkoopsysteem. Lees in deze inkoopblog meer over hoe dat werkt in de Spend Cloud. In een ideale situatie werk je natuurlijk ook met 3-way matching en touchless factuurverwerking, zodat medewerkers nog minder handmatige handelingen moeten uitvoeren. Daar word je proces ook minder foutgevoelig van, wat frustratie bij medewerkers voorkomt.
Eenvoudige ontvangstregistratie met de Spend Cloud App
Zorggroep Sint Maarten vertelt: “3-way matching met de Spend Cloud werkt goed. Het proces stagneert soms bij het binnenmelden en dat komt vaak door een menselijke factor. Daarin en in het omgaan met afwijkende facturen maken we verbeterstappen. Bij drie leveranciers hebben we ondertussen het hele proces geautomatiseerd, dat werkt echt top. Die mate van stroomlijnen hadden we graag eerder gehad.” Ook het binnenmelden kan gebruiksvriendelijker worden gemaakt door de Spend Cloud App te gebruiken. In deze inkoopblog vind je daar meer informatie over.
2. Voorzie jouw medewerkers van passende bestelmogelijkheden
Kinderopvangorganisatie Junis vertelt: “Wij hanteren per groep een tablet waar de Spend Cloud App op staat en de browser voor Spend Cloud met SSO is ingesteld. Zo kunnen alle medewerkers die op die groep werken met één tablet bestellen. Medewerker A kan bijvoorbeeld op maandag de digitale winkelwagen vullen. Dan kan medewerker B de bestelling de volgende dag afmaken en plaatsen, onafhankelijk van of medewerker A dan aanwezig is. Zo komen bestellingen toch op tijd binnen.” Het inkoopsysteem van de Spend Cloud werkt op diverse smart devices, zoals een smartphone en een tablet. Welke opties het beste passen bij de werkwijze van jouw organisatie, kun jij zelf het beste inschatten.
3. Het inkoopproces slim inrichten voor decentrale organisaties
Natuurlijk hebben we ook een best-practice voor het inkoopsysteem van decentrale organisaties. Richt je inkoopproces zo in dat je centraal inkoopt, maar decentraal bestelt. Inkopen is in dit geval het selecteren van het juiste product bij de juiste aanbieder en het maken van afspraken met de leverancier. Decentraal kan men op afroep de producten en diensten bestellen bij de geselecteerde leveranciers. Zo wordt er bewust ingekocht bij de juiste leveranciers. Meer informatie hierover vind je in deze inkoopblog.
4. Maak je inkoopsysteem toekomstbestendig
Techbedrijf Lumicks vertelt: “Met een handmatig inkoopproces is opschalen lastig. Nu we het inkoopsysteem van de Spend Cloud hebben, kunnen we efficiënt blijven groeien. Dat, terwijl we de uren die we aan administratie besteden, terugbrengen. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.” Ook als er veel nieuwe medewerkers bij komen, wil je natuurlijk dat het inkoopproces werkbaar blijft. Hou daar dus rekening mee bij het inrichten.
Postillion Hotels vult aan: “Een wisseling van personeel is gebruikelijk in de horecabusiness, dus een efficiënt inwerkproces is essentieel. Stel dat een handjevol medewerkers bij Postillion werkt als zomerbaan, kan je gewoon geen inwerktraject van een maand hebben. De Spend Cloud is gebruiksvriendelijk en intuïtief genoeg zodat nieuwe medewerkers snel aan het werk kunnen.”
5. Zorg dat je inkoopsysteem audit-proof is
Zorgorganisatie Land van Horne vertelt: “De Spend Cloud helpt bij de auditcontrole. We hoeven alleen een download te maken van wie welke rechten heeft. Dit is allemaal goedgekeurd door de directie en scheelt je toch weer tijd. Daarnaast hebben we veel minder last van accountantscontrole, omdat alles gewoon vindbaar is in de Spend Cloud in plaats van dat je moet graven in je mailbox.” Kortom: tijdsbesparing en minder frustratie onder medewerkers.
6. Never stop improving!
Dit is niet voor niets een van onze kernwaarden. In de Spend Cloud heb je via Spend Analytics diverse opties om het inkoopsysteem te analyseren en te blijven optimaliseren. Wanneer het proces namelijk efficiënt is ingericht, kun je pas echt gaan kijken naar verbeterpunten. Dan heb je ook data die je vertelt bij welke leveranciers er het meeste winst te behalen is wat betreft optimalisatie. Neem bijvoorbeeld de ABC-analyse of de top-25 spend. Lees meer over Spend Analytics.
Zorgorganisatie WelThuis vertelt: “In de nabije toekomst willen we meer werken met rapportages en analyse, vooral de ABC-analyse en Pareto grafiek. Dit komt in alle inkoopopleidingen aan bod. Je moet een Excel-deskundige zijn om de 80% uit te werken. Dan kom je er na een dag knutselen wel uit. Dat wil je zo graag voor elkaar krijgen en nu doet het inkoopsysteem het voor je. Je zou er bijna een sprongetje van maken! Tegenwoordig worden we op ons wenken bediend.”
Zorgorganisatie Triade Vitree vult aan: “Als Teamleider Inkoop werk ik zelf voornamelijk met de statistieken en analyses van de Spend Cloud. Deze nieuwe manier van werken heeft veel impact gehad op de invulling van mijn rol. Vroeger had ik geen afnamestatiestieken. Nu kan ik overeenkomsten baseren op tastbare feiten. Dat maakt het makkelijker om inkoopafspraken te maken op maat. Het grote voordeel van de Spend Cloud, is dat alle processen aan elkaar hangen. Daardoor gaan betalingsprocessen makkelijker en sneller. Je krijgt waardevolle inzichten en kunt vooruit kijken.”
Benieuwd naar het inkoopsysteem van de Spend Cloud?
De kracht van Spend Cloud Inkoop laten we graag live zien! Vraag een online demo aan of download eerst de factsheet op deze pagina. Tijdens een demo kunnen we jouw vragen direct behandelen en je voorzien van aanvullende adviezen. Spreken we je binnenkort?
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
Eén reactie