Image-medewerkers-handen-schudden

7 tips: Maak het inkoopproces makkelijk voor medewerkers

Is bestellen voor medewerkers een crime? En heeft de administratie weinig grip op wat waar besteld wordt?

Dan is het hoog tijd om het inkoopproces te stroomlijnen. Daarom vind je in deze blog 7 tips waarmee je het inkoopproces specifiek voor bestellers vereenvoudigt. Bekijk ook de Spend Cloud inkoopsoftware pagina voor meer algemene informatie.

Jorg Eurlings

Inkoper bij Land van Horne

“De volledige procuratie zit in de Spend Cloud en de software verwerkt het gehele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.”

1: Een goed begin met duidelijke instructies

De eerste tip is om het startscherm meteen duidelijk te maken voor bestellers. Houd dit scherm zo eenvoudig mogelijk met de juiste instellingen. Binnenkort krijgt de Spend Cloud bijvoorbeeld een gloednieuwe aanvragenpagina. Dat is dé plek om je bestelling te starten. Hoe? Dat kun je bovenaan die pagina lezen.

Daarnaast hebben medewerkers direct overzicht van de webshops waar ze mogen bestellen. Zo krijgen ze een zetje in de juiste richting naar de eenvoudigste vorm van bestellen. Uiteraard kun je als organisatie zelf bepalen welke webshops hier staan, welke medewerkers waar mogen bestellen (in welke categorie) én voor welk bedrag zij mogen bestellen.

2: Onderscheid tussen webshop-, assortiment- en vrije regel-bestellingen

Zoals hierboven benoemd, is bestellen via een webshopkoppeling de eenvoudigste manier van bestellen. Maar dus niet de enige! De meeste medewerkers zullen uit de voeten kunnen met de 200+ OCI-(webshop)koppelingen die de Spend Cloud biedt. Toch kunnen bestellers in de Spend Cloud toegang krijgen tot drie bestelmanieren: webshop, assortiment en vrije regel. 

Omdat niet iedere medewerker toegang hoeft te hebben tot alle vormen van bestellen, is het belangrijk dat je goed nadenkt over deze instellingen. Het is dan wel zo praktisch om irrelevante bestelopties te verbergen, zodat je het inkoopproces stroomlijnt. Dat scheelt verwarring en houdt het proces overzichtelijk. 

Welke medewerkers toegang hebben tot webshop-, assortiment- en vrije regel-bestellingen, kun je zelf instellen. Wist je dat de Spend Cloud binnenkort ook de optie heeft om dienstaanvragen te doen via de vrije regel-optie? Lees meer over inkoopsoftware op de Spend Cloud inkooppagina.

2a: Inkoopproces met webshopkoppelingen

Het is belangrijk om de webshops van jouw voorkeursleveranciers met je inkoopsysteem te integreren. Leg alle afspraken die je maakt met leveranciers vast in de bijbehorende webshops. In de Spend Cloud regel je met een OCI-koppeling welke medewerkers voor welk bedrag aanvragen en bestellingen mogen doen. Alle correspondentie vind je uiteindelijk terug in het digitale archief.

2b: Inkoopproces met het assortiment

Door een intern assortiment aan te leggen (of te importeren) in je inkoopsysteem, bied je medewerkers de mogelijkheid om producten/diensten te bestellen die door jouw organisatie zijn goedgekeurd. Wat je niet in een webshop kunt ondervangen, kun je dus kwijt in het interne assortiment van de Spend Cloud.

Dit is praktisch als je werkt met lokale partijen, zoals ‘de bakker om de hoek’. Alle bestaande afspraken met deze leveranciers kun je in het assortiment zetten, zodat medewerkers ook daar via de Spend Cloud kunnen bestellen. Ideaal als je aan maatschappelijk verantwoord ondernemen doet en je van lokaal inkopen een prioriteit maakt.

Een extra mogelijkheid bij het werken met het assortiment, is dat je het kunt personaliseren. Je kunt het bijvoorbeeld zo visueel aantrekkelijk maken als je zelf wilt. Een manier om dit te doen, is door foto’s van producten toe te voegen. Dit maakt het makkelijker voor medewerkers om de juiste spullen snel te herkennen en te bestellen. Dan weten ze precies wat ze bestellen.

2c: Inkoopproces met vrije regel

Geef je medewerkers de vrijheid om te kiezen waar zij een bestelling plaatsen of welk product of dienst zij willen aanvragen bij een bepaalde leverancier. Bestaat de gekozen leverancier nog niet in jullie administratie? Geen probleem, deze kan direct met de order worden beoordeeld. Voordat medewerkers een bestelling kunnen plaatsen bij een nieuwe leverancier, wordt deze altijd eerst goed- of afgekeurd door jouw organisatie. Hiermee kun je een wildgroei aan leveranciers eenvoudig voorkomen.

3: De voordelen van procuratieniveaus

Een derde tip is om procuratieniveaus in te richten. Daarmee stel je voor medewerkers in tot welk orderbedrag ze mogen bestellen. Hiermee bepaal je het autorisatietraject voor een orderaanvraag en creëer je duidelijkheid voor de medewerkers. Het beoordelen van inkooporders kunnen medewerkers gewoon (onderweg) afhandelen met de Spend Cloud App.

4: Toegang tot leveranciersgroepen en categorieën

Door leveranciers in bepaalde groepen te plaatsen, kun je medewerkers makkelijk de rechten geven om bijvoorbeeld bloemen te bestellen, maar geen hardware. Zo werkt het ook met categorieën: zet leveranciers in een bepaalde categorie om bestellers te helpen navigeren en snel bij de juiste leverancier een bestelling te doen. Wel zo makkelijk!

5: Werken met ontvangstgroepen

Met ontvangstgroepen in de Spend Cloud hoeft het inkoopproces niet af te hangen van één collega. Een ontvangstgroep is namelijk een groep medewerkers die de ontvangst van een bestelling kan registreren in Spend Cloud. Zo kun je bij het aanmaken van een order meerdere medewerkers rechten geven om een bestelling aan te nemen en binnen te melden. Ontvangsten registreren kan eenvoudig in de Spend Cloud App, dus direct aan de deur!

6: Volg je eigen bestelling in de Spend Cloud

Met tip zes behoud je het overzicht op het inkoopproces. In de Spend Cloud worden alle orders namelijk digitaal opgeslagen op één plek: het digitale archief. Daarnaast kun je tijdens het gehele proces van aanvraag tot levering de bestelling volgen. Je ziet het direct als een aanvraag bijvoorbeeld vastloopt bij beoordeling. Zo kun je meteen actie ondernemen en via de ‘mening vragen’-optie controleren wat er aan de hand is. Die correspondentie is uiteraard ook weer in het digitale archief terug te vinden. 

7: Analyseer het inkoopproces

De laatste tip is een optimalisatietip. In de analysetool van de Spend Cloud kun je bijvoorbeeld inzicht krijgen in de verhouding tussen beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare uitgaven. Je kunt het inkoopproces per productgroep analyseren, op de kosten, het aantal relaties of het aantal facturen. Of bepaal aan de hand van de ABC-analyse op relatieniveau welke groep leveranciers voor het grootste inkoopvolume zorgt. De top-5 leveranciers geeft aan waar het meest wordt besteld, waar de hoogste kosten zitten of waar leveringen vaak laat aankomen. En met een gedetailleerd overzicht van de doorlooptijd van orders en de juistheid van de levering, heb je data om in gesprek te gaan met leveranciers. Kortom: de Spend Cloud geeft je real-time inzicht in alles dat je nodig hebt om jouw inkoopproces te blijven verbeteren.

Jorg Eurlings

Inkoper bij Land van Horne

“De Spend Cloud helpt ook bij de auditcontrole. Dan hoeven we maar een download te maken van wie welke rechten heeft en dat is allemaal goedgekeurd door de directie. Dat scheelt toch weer tijd.”

“Daarnaast hebben we veel minder last van accountantscontrole, omdat alles gewoon vindbaar is in de Spend Cloud in plaats van dat je moet graven in je mailbox,” gaat Jorg verder. Lees meer over het succesverhaal van Land van Horne in deze inkoop case.

Benieuwd naar Spend Cloud inkoopsoftware?

We laten het inkoopproces in de Spend Cloud graag in de praktijk zien. Dan weet je meteen welke functionaliteiten bij jouw werkwijzen passen. Ga het gesprek aan en boek een gratis demo. Spreken we je binnenkort?

Meer informatie over de Spend Cloud?

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!

Ik wil een demo

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? 

Eén reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *