In hoeverre kan ik mijn uitgavenprocessen automatiseren?
En welke voordelen levert deze automatiseringsslag op?
In deze blog bespreken we diverse mogelijkheden om het purchase to pay proces te automatiseren. Maar, dat is niet het enige! Ook komen een aantal tips aan bod om het proces voor uitgaven van medewerkers te automatiseren. Denk hierbij aan het declaratieproces. Benieuwd naar alle opties die de Spend Cloud biedt voor automatisering? Lees dan snel verder.
Het purchase to pay proces automatiseren
Het purchase to pay proces bestaat in de Spend Cloud uit inkoop, factuurverwerking en contractmanagement. Dat betekent dat er genoeg mogelijkheden zijn voor automatisering! Hieronder zetten we ze per categorie voor je uiteen.
Het inkoopproces automatiseren
OCI-(webshop)koppelingen
Onze 16 tips om jouw inkoopsysteem te optimaliseren, bevatten 10 tips om kosten te besparen en 6 best-practices om het systeem slim in te richten. Natuurlijk komt ook automatisering aan bod. Ten eerste raden we aan om gebruik te maken van OCI-koppelingen. Hiermee automatiseer je het overnemen van gegevens van bestellingen. Zonder OCI-koppelingen doe je bijvoorbeeld bestellingen in de webshop van de leverancier of plaats je telefonisch een bestelling. Dat betekent dat de besteller zelf verantwoordelijk is voor het vastleggen en bijhouden van de status van de bestelling. Anders heb je geen zicht op toekomstige kosten.
Met een OCI-koppeling bestel je alsnog in de webshop van de leverancier, maar wordt de data gelijk ook in de Spend Cloud zichtbaar. Wel zo handig! Door procuratieschema’s in te richten, komen orderaanvragen ook nog eens automatisch bij de juiste medewerker terecht, waarna ze bij goedkeuring automatisch naar de leverancier worden verstuurd.
MC-codes en ontvangstregistratie
Daarnaast kun je slim gebruikmaken van Merchant Category Codes (MCC). Op basis van een MCC kan de Spend Cloud een grootboekrekening automatisch invullen. Dat scheelt werk en het proces blijft eenvoudig voor medewerkers zonder administratieve of boekhoudkundige kennis.
En hoe zit het met de ontvangstregistratie? Ook deze kun je automatiseren met de Spend Cloud. In plaats van dat medewerkers met de Spend Cloud App een registratie maken van ontvangen bestellingen, kun je een drempelbedrag instellen. Hierdoor hoeven inkooporders van bijvoorbeeld onder de €50 niet op ontvangen te worden gezet. Dat scheelt de bestellers veel tijd.
De volgende stap: analysemogelijkheden en touchless factuurverwerking
Wist je dat je zelfs je inkoopanalyses deels kunt automatiseren? Denk aan een ingebouwde ABC-analyse en top-5 meest gebruikte leveranciers. Lees meer in deze blog met 7 tips om je inkoopproces te vereenvoudigen.
Verder kun je jouw inkoopproces voorbereiden op een volledig geautomatiseerd purchase to pay proces. Dat betekent dat je het met het factuurverwerkings- en contractmanagementproces integreert. Zo ben je klaar voor touchless factuurverwerking.
Het factuurverwerkingsproces automatiseren
Facturen ontvangen
Verwerk facturen volledig touchless en elimineer handmatige handelingen. Laat facturen automatisch doorsturen naar de Spend Cloud Postbus en maak gebruik van onze slimme scan-en-herkensoftware. Of stap zelfs over op XML-facturen via het veilige PEPPOL-netwerk. Alle gegevens worden zo automatisch uitgelezen en heb je écht geen omkijken meer naar het verwerken van facturen. En zelfs dan kun je nog een stap maken. Ook het exporteren van de facturen kan je namelijk zo instellen dat dit automatisch gebeurt. Nadat een factuur aan alle checks voldoet, kan hij zo het financiële systeem in zonder handmatige handelingen te hebben uitgevoerd.
3-way matching
Wanneer de factuur eenmaal binnen is, wil je natuurlijk automatisch een 3-way match vinden. Dan weet je zeker dat de bestelling, de levering en de factuur matchen. Uiteraard regelt de Spend Cloud 3-way matching zonder handmatig werk. Benieuwd naar alle stappen die je met de Spend Cloud in je factuurverwerkingsproces kunt automatiseren? Daar gaan we uitgebreid op in, in deze factuurverwerkingsblog.
Het contractmanagementproces automatiseren
Dankzij automatische meldingen wanneer contracten komen te vervallen, ben je altijd op tijd voor het verlengen of beëindigen van een contract. Zo voorkom je ongewenste contractverlengingen. Na de registratie van een contract komt deze automatisch bij de contractverantwoordelijke terecht. Deze verifieert de door de administratie ingevoerde gegevens. Indien de gegevens correct zijn, gaat het contract automatisch het digitale archief in.
Daarnaast kun je in de Spend Cloud facturen koppelen aan contracten. Dat betekent dat je facturen automatisch kunt laten coderen op basis van contractgegevens. Dat scheelt weer wat handelingen en geeft inzicht.
Processen rondom uitgaven van medewerkers automatiseren
Met Spend Cloud Expense
Naast dat de Spend Cloud het volledige purchase to pay proces ondersteunt, bieden we ook Spend Cloud Expense aan. Dat bestaat uit slimme betaalpassen voor medewerkers en aanvullende declaratiesoftware voor uitzonderingen. Ook deze twee processen zijn goed te automatiseren. Met het automatisch coderen van boekingen/transacties op basis van eerder genoemde MC-codes bijvoorbeeld, bespaar je tijd en minimaliseer je fouten.
Het proces rondom uitgaven met medewerkers automatiseren
De belangrijkste stap van dit proces automatiseren, is om contant geld zo veel mogelijk uit de organisatie te bannen. Benieuwd of dat haalbaar is voor jouw organisatie? Lees dan deze tips voor cashless werken. Door cashless te werken, is het gedoe met kassen verleden tijd.
Werken medewerkers al wel met slimme betaalpassen (Spend Cloud Cards)? Ook dan zijn er nog automatiseringsstappen die je kunt zetten. Denk bijvoorbeeld aan alle pasuitgaven automatisch in jouw boekhoudprogramma laten verwerken, bij voorkeur via een webservicekoppeling. Benieuwd met welke boekhoudprogramma’s de Spend Cloud koppelt?
Het declaratieproces automatiseren
Als medewerkers in de Spend Cloud een declaratie indienen, worden diverse velden automatisch ingevuld. Denk aan: periode, organisatorische eenheid, bedrag en de vereiste gegevens van de indiener. Via workflows komt de declaratie direct bij de juiste beoordelaar terecht.
Wanneer de organisatie vooraf de kilometervergoeding instelt, kan de Spend Cloud weer een stap van het declaratieproces automatiseren. Ook bij het indienen van reiskostendeclaraties worden velden namelijk automatisch gevuld. Wanneer je de vertreklocatie en plaats van bestemming invult, berekent de Spend Cloud het aantal gereden kilometers en het bijbehorende bedrag. Lees meer in deze blog met tips voor onkostendeclaraties.
Het volledige uitgavenproces automatiseren
Naast processpecifieke functionaliteiten, biedt de Spend Cloud ook algemene opties om te automatiseren. Het is namelijk software die jou zo veel mogelijk moet ontzorgen en het administratieproces zo eenvoudig mogelijk moet maken. Het doel van automatisering is niet voor niets meer focus leggen op kerntaken.
Denk aan Spend Cloud functionaliteiten zoals het voorbereiden van audits, het inrichten van automatische workflows en zoeken in het archief. De Spend Cloud zorgt bijvoorbeeld dat de benodigde rapportages met een druk op de knop aangeleverd kunnen worden. Spend Cloud workflows zijn zelfs in te stellen op thuiswerken, zodat relevante geautomatiseerde processen overal soepel verlopen. En met het digitale archief is zoeken een stuk eenvoudiger dan in papieren mappen rondneuzen. Met een klik op de knop zoekt de Spend Cloud voor jou het hele archief door.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
