Afbeelding-medewerker-controleert-bonnetje-van-boodschappen

Wat is een onkostendeclaratie en hoe dienen medewerkers dit efficiënt in?

Een onkostendeclaratie is een verzoek dat medewerkers indienen om gemaakte kosten terug te vragen.

Wil je eerst meer algemene informatie over declareren met de Spend Cloud? Bekijk dan de pagina over declaratiesoftware. Wist je dat declaratiesoftware goed te combineren is met slimme betaalpassen? Lees meer over die unieke combinatie op de Expense-pagina.

Wat moet ik weten voordat ik een declaratie kan aanmaken?

Een declaratieformulier, digitaal of niet, vraagt om bepaalde informatie. In het algemeen staan alle uitgaven die een persoon of een team in een bepaalde periode heeft gedaan op een declaratie. Denk hierbij aan gegevens zoals de datum waarop de uitgave heeft plaatsgevonden, waarom de uitgave is gedaan, hoeveel kosten er zijn gemaakt en op welke manier er betaald is. Afhankelijk van de instellingen van jouw Spend Cloud-omgeving, kun je hierin extra gegevens verplicht maken of juist automatisch laten invullen.

Zorg dat je in ieder geval alle bonnen en facturen bij de hand hebt en dat je de datum en het soort kosten van je declaraties weet. Informatie over waarom de kosten gemaakt zijn, is ook handig om van tevoren duidelijk te hebben. Daarmee kun je een toelichting geven.

Hoe maak ik een declaratie aan in de Spend Cloud?

Gewone onkostendeclaraties

Declaraties aanmaken kan in de Spend Cloud App of webversie. Een gewone onkostendeclaratie maak je als volgt aan (een reiskostendeclaratie creëer je op een andere manier):

  1. Navigeer naar het declaratie-onderdeel van de Spend Cloud
  2. Klik op ‘toevoegen’ of klik op een bestaande declaratieregel om daar een declaratie aan toe te voegen
  3. De volgende velden worden automatisch voor je ingevuld: periode, organisatorische eenheid, bedrag en de vereiste gegevens van de indiener
  4. Vul zelf de volgende velden in: toelichting, datum en de soort kosten
  5. Afhankelijk van de instellingen van jouw Spend Cloud-omgeving, kun je eventueel ook de volgende velden nog invullen: administratie, kostenplaats, omschrijving en een aantal
  6. Voeg een betaalbewijs toe
  7. Sla de declaratie op als concept of verzend ‘m meteen

Reiskostendeclaraties

Een reiskostendeclaratie maak je als volgt aan:

  1. Navigeer naar het declaratie-onderdeel van de Spend Cloud
  2. Klik op ‘toevoegen’ of klik op een bestaande declaratieregel om daar een declaratie aan toe te voegen
  3. De volgende velden worden automatisch voor je ingevuld: periode, organisatorische eenheid, bedrag en de vereiste gegevens van de indiener
  4. Vul zelf de volgende velden in: toelichting, datum en de soort kosten
  5. Als je er bij ‘Soort’ voor hebt gekozen om een kilometervergoeding te doen, verschijnen de velden ‘Van’ en ‘Naar’. Hier kun je de vertreklocatie en bestemming invullen van jouw gemaakte reis. De Spend Cloud berekent automatisch het aantal kilometers en het bijbehorende bedrag
  6. Afhankelijk van de instellingen van jouw Spend Cloud-omgeving, kun je eventueel ook de volgende velden nog invullen: administratie, kostenplaats en een omschrijving
  7. Sla de declaratie op als concept of verzend ‘m meteen

Wist je dat de Spend Cloud…

  • Alle bonnen, facturen en declaraties in een digitaal archief opslaat? Zo raak je nooit meer iets kwijt en kun je eenvoudig zoeken
  • Onkosten kan berekenen in meerdere valuta?
  • Reiskosten, urenverantwoordingen en andere onkostendeclaraties kan verwerken?
  • Diverse automatische workflows heeft om het declaratieproces soepel te laten verlopen?
  • Diverse notificaties heeft die je zelf kunt instellen, zodat je tijdig op de hoogte bent van vastlopers en/of goedkeuringen?

Wist je dat werken met Spend Cloud Cards nóg eenvoudiger is?

Spend Cloud Cards zijn slimme betaalpassen voor medewerkers, zodat ze uitgaven voor de organisatie kunnen doen. Vrijheid voor medewerkers, grip op uitgaven voor Finance! Als medewerkers met Spend Cloud Cards werken, vermijden ze declaratieformulieren en hoeven ze hun kosten alleen nog te verantwoorden. Lees meer op de Spend Cloud Cards-pagina.

Meer informatie over de Spend Cloud?

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!

Ik wil een demo

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *