5 voordelen van werken met een digitaal archief
Wanneer je als organisatie besloten hebt dat processen efficiënter moeten, is de eerste stap vaak het digitaliseren van processen. Daarna kun je dan gaan automatiseren en optimaliseren. Dan moet je dus tijd en moeite investeren in het opbouwen van een digitaal archief. Dat is een behoorlijke klus, maar het betaalt zich zeker terug.
“Op het moment dat medewerkers nu een contract of factuur willen inzien, kan iedereen in de Spend Cloud kijken. Er is niemand meer die via het bestuurssecretariaat naar bijvoorbeeld Bouw & Onderhoud moet en dan nog moet wachten op terugkoppeling,” laat de interim manager bedrijfsvoering van een van onze zorgklanten weten.
1: Zeer toegankelijke verzamelplaats
In een digitaal archief kun je bestanden opslaan onafhankelijk van het soort bestand. Denk aan een scan van een papieren document, een digitaal document en een elektronische XML-factuur. Zo is er één plek waar je alles terug kunt vinden. In de Spend Cloud is er dan ook geen beperking voor welke gebruikelijke types bestanden je kunt uploaden. Dankzij de integratie met een e-mailadres is het zelfs nog makkelijker om bijlagen (automatisch) te uploaden in de Spend Cloud.
2: Alle bestanden altijd beschikbaar
Het tweede voordeel van werken met een digitaal archief, is dat je altijd beschikking hebt tot alle ingescande en digitale bestanden. Zolang je een stabiele internetverbinding hebt, is de Spend Cloud toegankelijk op elk smart device, via de app of webversie. Er gaat wat werk in zitten om alle papieren bestanden in het systeem te zetten, maar dat betaalt zich zeker uit.
Documenten raken nooit meer kwijt, kunnen niet vervagen en lopen ook geen waterschade op. En als jouw organisatie verschillende locaties heeft, hoeven bestanden niet meer ingescand en rondgemaild te worden. Ze staan gewoon in de cloud.
3: Documenten snel en eenvoudig vinden
Medewerkers kunnen op ieder moment bestanden terugvinden in het digitale archief. De slimme zoekopties van de Spend Cloud maken dat proces nóg sneller. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld voor contracten zoeken op dingen als titel en einddatum, maar ook op complexere data zoals crediteur en contracteigenaar.
4. Gebruiksvriendelijk: bespaar tijd tijdens het inwerken van nieuwe medewerkers
Stel je voor: er komt een nieuwe medewerker in dienst die bij elke mutatie moet vragen wat de werkwijze is. Dat is behoorlijk onpraktisch. Juist in dit soort situaties is het handig als het digitale archief intuïtief is vormgegeven. Dan hoeven nieuwe medewerkers dus geen dikke handleidingen door te bladeren of diverse instructievideo’s te bekijken.
Extra handig als nieuwe medewerkers ook meteen inzicht hebben in het digitale archief van hun voorganger. Acties kunnen daarom in de Spend Cloud eenvoudig worden overgedragen aan een nieuwe medewerker. Zo heeft deze persoon bijvoorbeeld ook meteen inzicht in het digitale archief van diens voorganger. In plaats van dat de nieuwe medewerker constant rond moet vragen, kan deze gewoon opzoeken wat er in het verleden is gebeurd. Het is daardoor snel duidelijk hoe dingen geboekt of besteld moeten worden. Nooit meer een blanco of rommelig archief waar niets in terug te vinden is. Tijdbesparing gegarandeerd!
5: Makkelijk verantwoordelijkheid en dus werkdruk verdelen
Als één medewerker overal contracteigenaar van is, kan dat behoorlijk wat werkdruk opleveren. Zeker als jouw organisatie op een traditionele manier werkt in plaats van met gedigitaliseerde processen. Voor grote en complexe organisaties zijn zelfs in de Spend Cloud alle notificaties misschien niet door één persoon bij te benen. Gelukkig kun je het proces makkelijk omgooien en een groepje medewerkers standaard-contracteigenaren maken in het applicatiebeheer van de Spend Cloud.
“Wij hanteren vijf contracteigenaren,” geeft de eerdergenoemde zorgorganisatie aan. “Zo combineren we de ervaring van de contracteigenaren met het inzicht van een contractverantwoordelijke. Samen sluiten ze dan het daadwerkelijke contract af. Dat werkt een stuk beter.” Dit creëert ook meteen een gevoel van verantwoordelijkheid onder medewerkers.
Benieuwd naar meer slimme Spend Cloud functionaliteiten?
De Spend Cloud biedt oplossingen voor diverse processen: inkoop, factuurverwerking, contractmanagement, declareren, analyses maken. Dit kun je zelfs combineren met slimme betaalpassen voor medewerkers. Lees meer op de Spend Cloud-pagina of vraag meteen een online demo aan. Dan kun je de software in actie zien. Spreken we je binnenkort?
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
14 reacties