Waarom wil ik bonnen declareren met een app?
Het declaratieproces levert in bijna iedere organisatie gedoe op. Ingewikkelde declaratieformulieren, onduidelijkheid over wie de declaratie dient te beoordelen en lang moeten wachten op goedkeuring.
Dat moet toch beter kunnen? Zou bonnen declareren met een app een uitkomst kunnen bieden? In deze blog leggen we uit hoe je bonnen declareert met de Spend Cloud App.
Is jouw organisatie klaar om het declaratieproces te omzeilen? Dan is Spend Cloud Expense de oplossing voor jullie! Lees meer over slimme betaalpassen in combinatie met declaratiesoftware (voor uitzonderingen) op de Expense-pagina.
Bonnen declareren zonder app
Stel jouw organisatie heeft geen slimme Spend Cloud Cards en medewerkers moeten toch kosten maken. Ze rekenen af met een eigen betaalpas of contant geld en vragen om een bonnetje. Die wordt in een broekzak gepropt en vergeten. Pas na een maand herinnert de medewerker zich de bon en moet je maar hopen dat de tekst nog leesbaar is. Het bonnetje moet dan ook nog naar de administratie gebracht/verstuurd/gemaild worden. Voordat het geld is teruggestort, ben je twee maanden verder.
De voordelen van bonnen declareren met een app
Snel en efficiënt proces voor medewerkers
Zoals André van zorgorganisatie Prisma vertelt: “Transacties zijn in de Spend Cloud App binnen vijf minuten te verwerken.” Dat betekent dat je voorschotten veel sneller teruggestort krijgt dan als het declaratieproces bijvoorbeeld drie weken duurt. Daarnaast hoef je het bonnetje niet te bewaren, omdat je een digitale kopie hebt opgeslagen in de Spend Cloud. Die is ten alle tijde inzichtelijk in het digitale archief.
Overzicht en controle voor de administratie
Declaratiesoftware (zoals een app) helpt het declaratieproces verduidelijken. Niemand hoeft meer heen en weer te bellen om te vragen wat er op een vervaagd en gekreukeld bonnetje stond. Je hoeft ook niet om extra uitleg te vragen. Die uitleg (toelichting) staat namelijk al in de beschrijving in de Spend Cloud App, altijd gekoppeld aan het bijbehorende bonnetje.
Hoe werkt bonnen declareren met de Spend Cloud App?
Stel je voor: aan de kassa open je de Spend Cloud App. Je logt in met een pincode of vingerafdruk en bekijkt het welkomstscherm. Links staat meteen een plusje om een declaratie te maken. Je kiest of je een declaratie wil indienen met een bon of met een rit (voor het declareren van reiskosten).
Nadat je op ‘bon’ hebt geklikt, kun je meerdere bijlagen toevoegen vanuit je album of via je camera. Binnen een minuut kun je dus direct naast de kassa een foto van de bon uploaden. De Spend Cloud herkent je bon op de foto en snijdt deze netjes uit, zodat het goed leesbaar is. Daarna herkent de Spend Cloud data zoals het totaalbedrag en vult automatisch gegevens voor je in. Je voegt een omschrijving toe en slaat de declaratie op, klaar voor verzending.
Jouke
Groepsbegeleider bij Het Leger des Heils
“Kosten verantwoorden in de Spend Cloud is twee minuten werk. Zo bespaar ik tijd die ik kan besteden aan het helpen van de deelnemers.”
Benieuwd naar het volledige verhaal van Het Leger des Heils? In dit succesverhaal lees je hoe ze slimme betaalpassen hebben geïmplementeerd.
Wat is de beste app voor bonnen declareren?
10 redenen om voor de Spend Cloud App te kiezen
Wat de beste app voor bonnen declareren is, verschilt per organisatie. Het hangt af van wat je belangrijk vindt. Wil je…
- Papierloos declaraties verwerken?
- Declaraties via bonnen én reiskostenvergoedingen verwerken in één omgeving?
- Gebruiksvriendelijke software voor iedereen, ook medewerkers zonder financiële of administratieve kennis?
- Real-time software die je altijd het meest actuele overzicht geeft?
- Koppelen met diverse boekhoudprogramma’s?
- (Uiteindelijk) grip op het volledige purchase to pay proces?
- Specialistische, geïntegreerde spend analytics software?
- Werken met 100% cloud-based software, zodat alle documentatie digitaal is opgeslagen?
- Dat declaraties altijd bij de juiste persoon aankomen via automatische workflows?
- Snel declaraties terugbetalen/terugbetaald krijgen?
Dit én meer kan de Spend Cloud App je bieden.
Ik wil meer informatie over de Spend Cloud App
In deze Spend Cloud App-blog lees je meer over wat de app allemaal kan. We laten je ook graag de kracht van de software zien via een gratis, vrijblijvende demo. Jij kiest zelf een moment waarop het jou uitkomt. Spreken we je binnenkort?
Ik wil meer informatie over Spend Cloud Expense
Spend Cloud Expense is een unieke combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware. Betaalpassen als het kan, declareren als het moet. Zo voorzie je medewerkers van betaalgemak en ben je toch op uitzonderingen voorbereid. Denk aan urenverantwoordingen en reiskostenvergoedingen. Lees meer op de Spend Cloud Expense-pagina.
Meer informatie over de Spend Cloud?
Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!
Ik wil een demo
