Tekstherkenning: OCR, XML, PEPPOL of tegelijk?
Digitalisering is onvermijdelijk en wel zo praktisch wanneer je thuis werkt.
Dan kom je met een digitaal archief en digitale factuurverwerking al best een eind, maar natuurlijk kun je blijven optimaliseren. Denk aan een digitale postbus die facturen automatisch in de Spend Cloud laadt. Of aan tekstherkenning voor de pdf-facturen die je ontvangt. Dus hoe kun je stapsgewijs verbeteren?
Stap 1: OCR-tekstherkenning voor PDF-bestanden
OCR staat voor Optical Character Recognition en kan tekst dus herkennen vanaf een gescande factuur. Zo kun je vanaf bijvoorbeeld een PDF-bestand gegevens inladen uit de kop van de factuur, zodat het meteen gebruikt kan worden om de factuur verder te coderen. Hoe meer gegevens er zowel op de factuur staan als dat ze bekend zijn bij de crediteur in de Spend Cloud, zoals het KvK- en BTW-nummer, des te beter de tekstherkenning werkt. In de Spend Cloud is dit onderdeel van de ‘scan en herken’-functionaliteit.
Met deze vorm van tekstherkenning kan het helaas wel eens voorkomen dat een 0 bijvoorbeeld aangezien kan worden voor een O en andersom. Daarom daarom adviseren we te werken met XML en liever zelfs met PEPPOL. Je hebt namelijk geen OCR nodig wanneer je werkt met databestanden. Dan wordt het factuurverwerkingsproces nog minder foutgevoelig en kun je weer een paar stappen van het proces overslaan. Facturen kunnen dan direct naar een postbus verzonden worden, zodat de data automatisch in de Spend Cloud zit.
Stap 2: werken met XML-bestanden
XML staat voor eXtended Markup Language en de huidige standaard is Universal Business Language (UBL). Dit is de meest gebruikte standaard voor digitale factuurverwerking. Dat betekent dat alle XML-facturen die je ontvangt, dezelfde structuur aanhouden. Dan is het voor de software eenvoudiger om gegevens te herkennen en is het factuurverwerkingsproces weer een stap minder foutgevoelig.
Wanneer je werkt met XML-facturen, kan de Spend Cloud zo worden ingericht dat facturen automatisch verwerkt worden. Het systeem herkent bijvoorbeeld BTW-bedragen, omschrijvingen en inkoopordernummers zodat het duidelijk is waar de factuur betrekking op heeft. Wanneer je gebruik maakt van XML, PEPPOL én de Spend Cloud modules Inkoop en Factuurverwerking, kunnen facturen zelfs volledig automatisch (touchless) verwerkt worden.
Natuurlijk kunnen XML-facturen in de Spend Cloud verwerkt worden, het liefst XML-facturen die via het PEPPOL netwerk verstuurd worden. Bij het werken met XML-facturen kunnen er nog steeds reminders en uitnodigingen vanuit de digitale postbus in de Spend Cloud terechtkomen, terwijl werken met PEPPOL ‘onvervuild’ verloopt. Daarnaast is PEPPOL veiliger en dat leggen we in de volgende alinea graag wat beter uit.
Stap 3: automatisch facturen verwerken met PEPPOL
Via de ‘digitale PEPPOL snelweg’ kun je efficiënt en veilig online zaken doen, zoals digitale facturen ontvangen. Het is een beveiligd netwerk waar alleen bedrijven en overheidsinstellingen op aangesloten kunnen worden nadat er een verificatie op de organisatie is gedaan. Op de PEPPOL-pagina lees je meer over wat PEPPOL precies inhoudt.
PEPPOL is de volgende stap in tekstherkenning automatisering, omdat digitale facturen die je met PEPPOL ontvangt, bijvoorbeeld geen PDF’s kunnen zijn. PEPPOL werkt alleen met digitale UBL-bestanden. Bij deze bestanden zit wel degelijk een PDF, alleen in versleutelde vorm die eenvoudig met de Spend Cloud kan worden uitgelezen. De mooie digitale weergave van de factuur is gewoon zichtbaar voor administratief medewerkers, budgethouders enzovoorts.
Voor leveranciers is het belangrijk om met PEPPOL te werken, onder andere omdat je fraude en spookfacturen kunt voorkomen met de authentificatie. Een gestandaardiseerde UBL-factuur kan rechtstreeks van boekhouding naar boekhouding worden gestuurd. Dat is dus een beter geautomatiseerd en geoptimaliseerd proces dan met papieren facturen, met PDF-bestanden en met XML-bestanden. Het blijft natuurlijk mogelijk om ingescande facturen te verwerken met OCR tegelijk naast UBL-facturen met PEPPOL in de Spend Cloud.
Ben jij klaar voor de volgende stap in tekstherkenning?
Download dan bijvoorbeeld de PEPPOL factsheet of vraag een gratis online demo aan waarin we je uitleggen hoe de Spend Cloud ook jouw processen kan versimpelen, automatiseren en optimaliseren. We horen graag van je!
Meer informatie over PEPPOL?
Ben je benieuwd naar meer voordelen van PEPPOL en hoe PEPPOL impact heeft in de praktijk?
7 reacties