7 voordelen van scan-en-herkensoftware, zoals OCR
Benieuwd of een investering in scan-en-herkensoftware zich terugbetaalt? Zeker!
In deze blog behandelen we zeven voordelen om je te overtuigen van deze oplossing. Wist je dat je nog veel meer slimme factuurverwerkingssoftware van de Spend Cloud onder ‘scan-en-herken’ kunt schalen dan alleen OCR?
Kort: Wat zijn OCR, XML en PEPPOL?
Wat is OCR-software?
OCR staat voor Optical Character Recognition en kan tekst dus herkennen vanaf een gescande factuur. Zo kunnen uitgelezen gegevens van PDF-facturen gebruikt worden om de factuur verder te coderen. Hoe meer gegevens er zowel op de factuur staan als dat ze bekend zijn bij de crediteur in je factuurverwerkingssoftware, zoals het KvK- en BTW-nummer, des te beter de tekstherkenning werkt.
Welke rol speelt XML in digitale factuurverwerking?
XML staat voor eXtended Markup Language. Een XML-factuur bevat dezelfde informatie als een gewone factuur, zoals: BTW-nummers, kostenplaatsen en inkoopordernummers. De huidige standaard voor XML is Universal Business Language (UBL). Dit is de meest gebruikte standaard voor digitale factuurverwerking. Dat betekent dat alle XML-facturen die je ontvangt, dezelfde structuur aanhouden. Dan is het voor de software eenvoudiger om gegevens te herkennen. Daarmee is het factuurverwerkingsproces weer een stap minder foutgevoelig en een stuk minder arbeidsintensief. Het grote voordeel hiervan is dat je zelfs touchless facturen verwerken.
Wat is het PEPPOL-netwerk?
Via de ‘digitale PEPPOL snelweg’ kun je efficiënt en veilig online zaken doen, zoals digitale facturen ontvangen. Het is een beveiligd netwerk waar alleen bedrijven en overheidsinstellingen op aangesloten kunnen worden nadat er een verificatie op de organisatie is gedaan. Op de PEPPOL-pagina lees je meer over wat PEPPOL precies inhoudt.
1. Papieren documenten toch digitaal verwerken
Lees meer over hoe OCR-software werkt en welke gegevens verwerkt kunnen worden in de OCR-blog. Op die pagina leggen we uit dat ‘Optical Character Recognition’-software (OCR) een techniek is die een afbeelding naar tekst vertaalt. De data wordt automatisch uitgelezen, zodat deze digitaal verwerkt kan worden. Dit is handig voor het verwerken van facturen, inkooporders en declaraties.
2. Data uit de Spend Cloud App en webversie in één overzicht
Wist je dat scan-en-herkensoftware in de Spend Cloud geïntegreerd is? De data staat meteen klaar om je met de declaratie of factuurverwerking te helpen. OCR-software van de Spend Cloud App kan namelijk het totaalbedrag ook van een bonnetje uitlezen. En de foto met kunstmatige intelligentie recht uitsnijden. Al jouw data (via de web of app) komt in één Spend Cloud-omgeving terecht. Wel zo overzichtelijk.
3. Touchless verwerking
Met optimaal werkende scan-en-herkensoftware kun je declaraties met minimale handmatige handelingen verwerken. Digitale factuurverwerking kan zelfs volledig touchless! De Spend Cloud verwerkt de factuurdata en declaratiegegevens en deze worden automatisch naar jouw uitgavenbeheersysteem doorgestuurd.
Geavanceerde scan-en-herkensoftware van de Spend Cloud kan hierbij helpen door:
- Patronen te herkennen, zoals verschillende vormen van het noteren van een datum (met streepjes of slashes en in verschillende volgordes)
- Specifieke herkenningswoorden op te pikken
- Een automatisch boekingsvoorstel te genereren, zodat de factuur efficiënt kan worden verwerkt
- Een automatisch ingevulde declaratie voorstellen, zodat je die snel kunt indienen
- Uitzonderingen herkennen, en je hierop wijzen
- Een 3-way match maken tussen inkooporder, geregistreerde levering en factuur
4. Het versnelt je factuurverwerkingsproces en declaratieproces
De situatie zonder scan-en-herkensoftware
Stel je voor: je krijgt een stapel bonnetjes of facturen op je bureau. Daar ga je pas mee aan de slag wanneer je er tijd voor hebt. Dat betekent: eerst de documenten weer zoeken (laat er nou net een koffievlek op zitten), contact opnemen met de betreffende persoon en daarna nog het document inscannen. Na een langdradig gesprek heb je wat duidelijkheid. Zo kun je zelf alle gegevens handmatig invoeren. Na een controle op typfouten, kan de declaratie of factuur eindelijk door naar degene die het moet beoordelen.
De situatie met scan-en-herkensoftware
Als je wél gebruik maakt van scan-en-herkensoftware, scan je de factuur en doet OCR-software het meeste werk voor je. Je hoeft nu niet meer zelf de gegevens over te typen en dat kan veel werk besparen. Hiermee is je factuurverwerkingsproces een stuk efficiënter.
Ook het verwerken van uitgaven van medewerkers kan efficiënter. Je kunt namelijk een foto van een bonnetje nemen met de Spend Cloud App en ook daar wordt het werk voor je gedaan. De gegevens worden automatisch in een declaratievoorstel geladen.
Bang dat er een foutieve declaratie of factuur doorgaat? Pas nadat je goedkeuring hebt gegeven wordt het allemaal verwerkt. Ideaal. Download voor meer informatie de factsheet op de touchless factuurverwerking-pagina.
5. Kleinere kans op fouten
Alle typfouten worden voorkomen dankzij scan-en-herkensoftware. Natuurlijk moet je nog steeds controleren of OCR een nul niet per ongeluk voor een ‘O’ heeft aangezien of andersom. Om dit te voorkomen, maakt de Spend Cloud gebruik van techniek om geavanceerd te matchen. Daarbij gaat de software een script van verschillende scenario’s af op zoek naar de meest geschikte optie om een match te maken tussen inkooporders en facturen. Meer over hoe dit proces precies werkt in de Spend Cloud, lees je in deze geavanceerd matchen-blog.
Met XML-facturen en PEPPOL weet je helemaal zeker dat dit soort fouten niet meer voorkomen. Met het gestandaardiseerde XML-factuurformat is het voor de software namelijk eenvoudiger om gegevens te herkennen. Daardoor is het factuurverwerkingsproces een stuk minder foutgevoelig. En veiliger, als je gebruik maakt van het PEPPOL-netwerk!
6. Digitaal archief voor facturen en declaraties
Bonnetjes en facturen worden in een digitaal archief opgeslagen, zodat ze nooit kwijtraken. Weet je nog die vervelende koffievlek op de factuur? Schade aan het document door een brand of waterschade is ook geen bedreiging meer, zoals dat bij een fysieke opslag wel het geval zou zijn. Alles staat in de cloud en is dus op ieder apparaat terug te halen, zolang je de juiste inloggegevens hebt.
7. Maak zoeken naar documenten eenvoudig
Geavanceerde scan-en-herkensoftware stelt je moeiteloos in staat om gegevens te digitaliseren. Dit maakt het mogelijk om snel gegevens op te zoeken. Denk aan het zoeken op datum, crediteuren en orders. Dat is heel wat anders dan een lade vol papieren te moeten doorkammen. Daardoor zijn facturen en declaraties makkelijk te vinden.
Dus: Waarom werken met scan-en-herkensoftware?
De voordelen van werken met scan-en-herkensoftware (zoals OCR) op een rijtje:
- Zo kun je papieren documenten snel digitaal verwerken
- Als de Spend Cloud goed is ingericht, kun je touchless facturen verwerken. Die verwerking gaat uiteraard een stuk sneller dan handmatig
- De kans op fouten is aanzienlijk kleiner
- Met het digitale archief raak je nooit meer iets kwijt en voorkom je schade
- Zoeken naar digitale documenten is veel eenvoudiger dan naar papieren
Benieuwd naar scan-en-herkensoftware van de Spend Cloud?
Ben je overtuigd geraakt van de kracht van scan-en-herkensoftware? Neem dan ook de volgende stap: vraag een online demo van de Spend Cloud aan. We bewijzen de kracht van onze software graag live, zodat je zelf de voordelen kunt ervaren. Hoe kunnen we jouw organisatie helpen automatiseren?
Ontdek alle voordelen van Spend Cloud factuur-verwerkingssoftware
Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!
2 reacties