Contant geld uit een zorgorganisatie bannen: wat is haalbaar?
De persoon om meer te vertellen over cashless werken? Natuurlijk John van Rumpt, cashmanagement-specialist en eigenaar van Care for Cash.
Hij kent de wereld van zorgorganisaties op professioneel en persoonlijk vlak. John helpt organisaties cashless te werken. Hij wordt geïnspireerd door zijn zus Jacqueline, die het syndroom van Down heeft en waarvoor hij een begeleidwonen-huis gerealiseerd heeft. Juist omdat John de zorg zo van beide kanten kent, weet hij precies hoe hij deze organisaties het beste kan ondersteunen.
Benieuwd naar de voordelen van werken zonder contant geld? Lees dan verder in deze cashless-blog. Daar noemen we vier voordelen.
Wat zijn de uitdagingen bij cashless werken in de zorg?
“Kinderen en mensen met een handicap betalen graag met cash geld, omdat het tastbaar is. Zo zien ze precies hoeveel ze uitgeven. Aan een pas kun je niet zien hoeveel geld het waard is,” legt John uit. “Daarnaast moet je dan een pincode onthouden, wat het proces ingewikkelder maakt dan met contant geld. Hoe kun je een zorgorganisatie dan cashloos maken? Dat is vooral een kwestie van de bal neerleggen waar die thuishoort. Contant geld komt niet meer vanuit de zorg, maar vanuit de verwanten; familie of bewindvoerder.”
“Verder zien we dat de wereld steeds meer digitaliseert en automatiseert,” vertelt John. “Tegenwoordig heb je voor bijna alles een smartphone nodig. Ook in de zorg. Er zijn vaak voldoende smartphones aanwezig op de locatie. Anders kan één groepssmartphone een uitkomst zijn. De kas afhandelen wordt zo vele malen eenvoudiger.”
Met Spend Cloud Cards kun je veel van deze uitdagingen aan
Ook als je weerstand onder medewerkers ervaart: technologie is onmisbaar
“Technologie is toch een belangrijke pilaar voor het doorvoeren van verandering,” gaat John verder. “Uitgaven doen met slimme betaalpassen en deze koppelen aan een digitaal pasboek, dat is bijvoorbeeld een uitkomst. Direct in de Spend Cloud bestellen via webshopkoppelingen. En als er dan toch iets bij de bakker om de hoek wordt gekocht, kun je eenvoudig de persoonlijk gekoppelde Spend Cloud Card gebruiken. Technologie kan veel interessante opties bieden, zolang je een werkwijze aanhoudt die bij jouw organisatie past.”
Geen gedoe met pincodes
Wist je dat de Spend Cloud Cards dezelfde richtlijnen gebruiken als ‘gewone’ pinpassen? Na het ingeven van iedere PIN transactie mag je tot een bepaald bedrag contactloos betalen. Als iemand een keer een grotere uitgave mag doen volgens het beleid, dan kun je (afhankelijk van je rechtenset) de pincode eenvoudig inzien via de Spend Cloud App in je eigen profiel. Wie waar precies welke rechten voor krijgt, is volledig en real-time aanpasbaar door de organisatie zelf.
Eenduidige communicatie en een duidelijk beleid
Het makkelijke aan de Spend Cloud is, dat iedereen automatisch de juiste opties heeft. Medewerkers zien alleen acties waar ze rechten voor hebben. Acties die ze volgens het beleid mogen uitvoeren dus. De kans op foutjes en verwarring is hierdoor veel kleiner. Medewerkers hoeven niet eerst ergens op te zoeken wat de procedure ook alweer is. Ze krijgen gewoon een melding als ze een te grote uitgaven proberen te doen bijvoorbeeld. En je kunt als organisatie zoveel beoordelingsmomenten voor bestellingen en uitgaven instellen als je wilt.
Niet iedereen een smartphone ‘van de zaak’
Wist je dat de Spend Cloud web en appversie ook op gemeenschappelijke apparaten werken? Denk aan een smartphone per afdeling of een tablet per team. Je kunt als organisatie eenvoudig gebruikers aanmaken en ervoor kiezen of er één inlog is per persoon of per afdeling. Dan heeft dus niet iedereen een eigen werktelefoon nodig en hoeft er ook niets op de privé-telefoon te worden geïnstalleerd.
“Het is echt prachtig om te zien dat grote zorgorganisaties binnen een jaar volledig cashless kunnen werken voor alle 200.000 uitgaande lokale betalingen per jaar. Nooit meer kasverschillen! De Spend Cloud is een onmisbaar onderdeel van dit proces,” vertelt John.
Geven medewerkers niet juist meer uit met betaalpassen?
“Vaak wordt gedacht dat medewerkers meer uitgeven als je ze een eigen betaalpas met een eigen limiet geeft,” vertelt John. “Wat we in de praktijk zien, is juist het omgekeerde. Medewerkers geven minder uit, omdat collega’s in dezelfde groep kunnen zien wat iedereen uitgeeft. Het proces is volledig transparant en je kunt makkelijker controleren of alles goed gaat. De angst voor extra kosten is dus helemaal niet nodig. En contant geld opnemen kan niet, dus is er nooit meer een ‘kasverschil’.”
En hoe zit het met vrijwilligers zonder Spend Cloud App?
“Vrijwilligers en cliënten kunnen tijdelijk voor een boodschap een wisselpas meekrijgen met een beperkte en afgeschermde limiet. Daarom schrijven sommigen de pincode gewoon op de pas zelf. Dan kunnen vrijwilligers er eenvoudig mee naar de winkel voor uitgaven, bijvoorbeeld kleiner dan 25 euro. Zorgorganisaties vinden het geen risico, omdat het geen verschil maakt of je 20 euro contant kwijt raakt of een pas met een limiet van maximaal 20 euro,” legt John uit.
“Het dagbudget is bijvoorbeeld maar 20 euro en de pas is real-time te (de)blokkeren in de Spend Cloud App, mocht deze kwijtraken. Dit maakt het proces van uitgaven doen eenvoudiger voor de vrijwilligers en inzichtelijker voor de administratie. Kortom, dat ‘risico’ hebben ze er graag voor over. Ze werken momenteel met maar één bankrekening, in plaats van 450+, en nu met 5.500 slimme betaalpassen.” Als dat geen vertrouwen inspireert… Werp ook vooral een blik op de andere Spend Cloud succesverhalen in de zorg.
Wat kunnen Spend Cloud Cards voor mijn zorgorganisatie betekenen?
Benieuwd of Spend Cloud Cards net zo goed werken voor jouw organisatie? Lees dan meer op de Spend Cloud Expense-pagina. Daar kun je ook meteen een factsheet downloaden met nóg meer diepgaande informatie. Of vraag gelijk een online demo aan, zodat je de software in actie ziet. Spreken we je binnenkort?
Wil je meer weten over John van Rumpt? Bekijk dan de website van Care for Cash.
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
Eén reactie