5 tips: Hoe werk ik slim met betaalpassen voor medewerkers?
Werken met slimme betaalpassen voor medewerkers kan een hoop declaratiegedoe voorkomen.
De valkuil is helaas dat je met veel richtlijnen en beperkingen het proces onnodig ingewikkeld maakt. Benieuwd hoe jouw organisatie slim kan werken met Spend Cloud Cards? Lees dan snel verder.
1. Richt je proces slim in
De belangrijkste tip die we kunnen geven voor het slim gebruiken van Spend Cloud Cards, is: hou het simpel. Hou dit te allen tijde in het achterhoofd bij het vormgeven van processen, richtlijnen en het beleid. Een voorbeeld van hoe het uitgavenproces voor medewerkers behapbaar blijft, is door gebruik te maken van MC-codes. Daar gaan we in de volgende slimme tip dieper op in.
2. Maak slim gebruik van Merchant Category Codes (MCC)
Een Merchant Category Code (MCC) is een code van vier cijfers die aangeeft met wat voor soort leverancier je te maken hebt. Aan de ene kant geeft je dat een extra veiligheidsgarantie, omdat bedrijven uit ‘verboden industrieën’ makkelijk te herkennen (en blokkeren) zijn. Aan de andere kant zijn MC-codes praktisch, omdat ze medewerkers slim kunnen helpen coderen.
Als je met de Spend Cloud werkt, kan een MC-code jouw medewerkers handmatige handelingen besparen. Op basis van een MCC kan de software een kostensoort (en -plaats en -drager) automatisch invullen. Dat scheelt werk en het proces blijft eenvoudig voor medewerkers zonder administratieve of boekhoudkundige kennis.
Heeft een medewerker boodschappen gedaan? Dan kiezen ze dus eenvoudig voor de kostensoort ‘boodschappen’ en koppelt de Spend Cloud dit aan een grootboekrekening. Deze gegevens zijn altijd aan te passen. Daarnaast bepaalt de kostensoort of een bon verplicht is om de uitgaven te verantwoorden. Het uitgavenproces is dus slim te personaliseren.
3. Medewerkers zijn zelf al slim, gebruik dat
Er is een goede reden dat jouw medewerkers zijn aangenomen, waarschijnlijk wel veel meer dan één goede reden. Daarom raden we aan om medewerkers meer autonomie te geven door middel van slimme betaalpassen. Zorg daarvoor dat je
- Elke medewerker die uitgaven doet, een Spend Cloud Card (mee) geeft
- Medewerkers de controle geeft over hun eigen gegevens
- Medewerkers aanspoort om de Spend Cloud App te downloaden en gebruiken
3a. Elke medewerker krijgt een slimme betaalpas
Als iedere medewerker een slimme betaalpas heeft om uitgaven mee te doen, elimineer je een hoop declaratiegedoe en frustratie. Natuurlijk willen we een flexibele oplossing bieden, dus zijn de slimme betaalpassen ook goed te gebruiken per groep, team of afdeling. Helaas houd je dan altijd het probleem dat één medewerker tegelijk per selectie uitgaven kan doen. We gaan graag in gesprek over wat het beste bij jouw organisatie past.
3b. Medewerkers beheren hun eigen gegevens
Het belangrijkste voordeel aan Spend Cloud Cards is dat je medewerkers vrijheid kunt geven, terwijl Finance controle behoudt. Dan wil je voorkomen dat medewerkers alsnog afhankelijk zijn van iemand die gegevens beheert die ze nodig hebben om uitgaven te kunnen doen. Denk hierbij aan:
- Rechten en andere instellingen om hun eigen uitgaven te kunnen coderen
- Het zelf kunnen (de)blokkeren van de eigen betaalpas
- Het kunnen inzien van de pincode van de pas
Stel je voor dat een zorgmedewerker in het weekend een betaalpas kwijtraakt. Dan moet er dus gebeld worden naar bijvoorbeeld een administratief medewerker die de pas kan blokkeren. En als de pas diezelfde dag nog gevonden wordt, moet er opnieuw gebeld worden om het weer te deblokkeren. Als de administratief medewerker even niet bereikbaar is, kan dat best lastige situaties opleveren. Daarom raden we aan medewerkers te vertrouwen met autonomie en ze controle over hun gegevens te geven.
3c. Slim werken met de Spend Cloud App
Kosten verantwoorden is met de Spend Cloud App binnen een paar klikken gebeurd. De app heeft zelfs een ingebouwde camerafunctie, zodat je geen aanvullende software nodig hebt om je bonnetje in het digitale archief te plaatsen. Meer informatie over hoe kosten verantwoorden met de Spend Cloud App werkt, lees je hier.
4. Ga slim om met extra paskenmerken
Met Spend Cloud Cards heb je de optie om extra paskenmerken toe te voegen. Denk aan de naam van een kinderopvanggroep, zorgteam of de achternaam van een directielid voor een directiepas. Ondanks dat we deze optie aanbieden, raden we het af. Door geen extra informatie op een Spend Cloud Card te zetten, blijven de slimme betaalpassen namelijk flexibel. Hiermee voorkom je dat je bij een wijziging in naam of bestuur nieuwe passen moet aanvragen. Dat bespaart kosten én plastic. Slim!
5. Slim werken met contant geld
Is het voor jouw organisatie niet haalbaar om volledig cashless te werken? Geen probleem. In de Spend Cloud krijg je één overzicht van alle uitgaven: pin, contant, creditcard en online uitgaven.
Is jouw organisatie wel in staat om contant geld volledig uit de organisatie te bannen? Dit raden we zeker aan, omdat je hierdoor:
- Meer grip op uitgaven hebt
- De kans op fouten kleiner wordt
- De kans op fraude kleiner wordt
- Meer overzicht hebt
- Handmatige handelingen vermindert
Lees in deze blog meer over hoe wij adviseren cashless te werken.
Zorg dat je zelf steeds minder aan de knoppen zit
Door medewerkers vrijheid te geven en te faciliteren dat ze een deel van de codering eenvoudig zelf kunnen oppakken, verlicht je de werkdruk. Medewerkers in het veld houden tijd over voor kerntaken en de administratie hoeft enkel nog te controleren en aan de slag te gaan met uitzonderingen. Zij bekijken de overzichten en hoeven steeds minder zelf aan de knoppen te zitten.
Bonus: declareren als het niet anders kan
Is een medewerker de slimme betaalpas een keer vergeten? Geen probleem, dan kun je alsnog een declaratie indienen met de Spend Cloud. Die software krijg je er namelijk gewoon bij. Benieuwd wat deze unieke combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware jouw organisatie kan opleveren? Dat bespreken we graag tijdens een vrijblijvende demo.
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
Eén reactie