Eén slimme betaalpas per groep, team of afdeling
Een betaalpas voor medewerkers is handig, maar het gedoe van het wijzigen van gegevens kan het plezier bederven.
Ook kan het vervelend zijn als er slechts één pas voor de hele organisatie is, die alleen gebruikt kan worden wanneer de verantwoordelijke aanwezig is. Gelukkig is er een slimmere oplossing: de Spend Cloud Cards, betaalpassen die niet op naam hoeven.
In deze blog lees je hoe Spend Cloud Cards worden gebruikt door verschillende type organisaties, groepen, teams en afdelingen:
- Kinderopvangorganisaties
- (Zelfsturende) zorgteams
- Vrijwilligers van non-profit organisaties
- Afdelingen in bedrijven
Ontdek hoe deze slimme betaalpas jouw organisatie kan helpen.
Handig voor kinderopvanggroepen
Met de Spend Cloud Cards kunnen pedagogisch medewerkers en locatiemanagers in een kinderopvanggroep gemakkelijk diverse pasuitgaven beheren. Denk hierbij aan de aankoop van benodigdheden zoals speelgoed, educatief materiaal en hygiëneproducten. Daarnaast is het ook mogelijk om een groepspas te gebruiken, waarbij één pas voor de hele groep volstaat, vergelijkbaar met het gebruik van één tablet of smartphone op locatie. Hierbij kun je zelf bepalen wie de eindverantwoordelijke wordt voor de pas, zoals een administratieve kracht, clustermanager of office manager, die alle passen beheert.
Pedagogisch medewerkers en locatiemanagers hebben met Spend Cloud Cards handvaten om pasuitgaven transparant en efficiënt te beheren. Zo kun je als kinderopvangorganisatie alle bedrijfsuitgaven organiseren en controleerbaar maken. De inrichting van Spend Cloud Cards is volledig af te stemmen op de wensen van jouw organisatie.
Een voorbeeld: uitgaven voor een specifieke groep wil je het liefst in één overzicht kunnen zien. Heeft iedere pedagogisch medewerker en locatiemanager dan een aparte betaalpas nodig? Niet altijd, net als dat één tablet of smartphone op locatie vaak ook genoeg is. In die gevallen werkt één pas voor de hele groep prima en scheelt het nog in plastic en kosten ook.
Hoe verantwoordt een medewerker uitgaven?
Stel je voor dat je wat extra bananen wil halen voor de lunch. Je vraagt de clustermanager om de pas, loopt naar de supermarkt om de hoek en betaalt met een Spend Cloud Card. Het bonnetje fotografeer je met de groepstablet of -smartphone en je gooit het daarna weg. De bon zit namelijk veilig opgeslagen in het digitale archief, waar het niet kwijt kan raken of kan vervagen.
Betaalgegevens van de uitgave worden herkend door de Spend Cloud. Je hoeft de boeking alleen te controleren. Klik en klaar! En de slimme betaalpas gaat netjes terug naar de administratieve kracht, die real-time alle uitgaven kan monitoren.
Slimme betaalpassen voor zorgteams
Spend Cloud Cards zijn ook voor (zelfstandige) zorgteams een uitkomst. Met de slimme betaalpassen voorzie je ze van autonomie, mobiliteit, flexibiliteit, toekomstbestendigheid en een gevoel van betrokkenheid. Als zorgmedewerkers zelf controle hebben over hoe en wanneer ze uitgaven willen doen, kunnen ze efficiënter zelfstandig opereren binnen de kaders die de organisatie stelt.
Met slimme betaalpassen stel je medewerkers in staat om te pinnen, met cash te betalen, online betalingen te doen en/of met creditcard te betalen. Instellingen zijn af te stemmen op de veranderende behoeftes van jouw organisatie. Lees hier meer over Spend Cloud Cards.
Willen medewerkers liever geen app op hun persoonlijke telefoon? Geen probleem. Bonnetjes fotografeer je eenvoudig met een teamtablet of -smartphone om kosten te verantwoorden. Of dit kan onder het takenpakket vallen van een administratief medewerker. Hoe je dit proces ook inricht, de Spend Cloud helpt je op weg.
Praktische passen voor vrijwilligers
Voor non-profitorganisaties zoals Het Leger des Heils zijn Spend Cloud Cards dé manier om uitgaven mee te doen. De slimme betaalpassen hoeven niet op naam en kunnen real-time geblokkeerd en gedeblokkeerd worden. Ideaal als je werkt met vrijwilligers. Het werkt net zo makkelijk als uitgaven doen met cashgeld, plus het voordeel van een overzichtelijke en geautomatiseerde administratie.
“We zochten software die ook door medewerkers gebruikt kan worden die geen boekhoudkundige kennis hebben.” Ook ideaal als je werkt met vrijwilligers, medewerkers op projectbasis of korte termijn stagiairs. Ze kunnen meteen aan de slag met de gebruiksvriendelijke oplossing die ondertussen door meer dan 650 ‘Het Leger des Heils’ medewerkers wordt gebruik. Lees meer in dit Spend Cloud Cards succesverhaal.
Spend Cloud Cards voor bedrijven
Ook voor bedrijven bieden passen die niet op naam hoeven veel voordelen. Je kunt kiezen om managers bijvoorbeeld een pas op naam te geven en daarnaast flexibele, anonieme passen aan te houden per afdeling. Zo kan de pas worden gebruikt om:
- Een hotel te boeken in het buitenland met de creditcard feature
- Een lunch met een klant te pinnen
- Wisselgeld uit een pinautomaat te halen voor een sponsorloop
- Een softwarelicentie aan te schaffen via een online betaling, beveiligd met een dynamische cvc code
Benieuwd naar tips voor betaalpassenbeheer voor bedrijven?
In deze blog met tips voor betaalpassenbeheer gaan we in op hoe je het proces gebruiksvriendelijker kunt maken voor medewerkers. Ook geven we tips over hoe je uitgavenbeheer flexibel en toekomstbestendig kunt onderhouden. Daarnaast stippen we aan dat cashless werken een van de grootste verbeterpunten is.
Ben je al overtuigd van de voordelen van slimme betaalpassen?
Dan kun je meteen een gratis, vrijblijvende demo aanvragen. Of laat je gegevens achter zodat we contact met je kunnen opnemen hoe dat jou uitkomt. Mail, telefonisch of op locatie.
Verdiep jij je eerst liever in meer informatie over Spend Cloud Cards of een whitepaper? Bekijk dan de Spend Cloud Cards-pagina.
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
2 reacties