Factuurverwerking met PEPPOL
Digitale factuurverwerking via het PEPPOL-netwerk met de Spend Cloud
Door te werken met PEPPOL wordt het ontvangen van facturen veiliger en efficiënter dan ooit tevoren. Maar wat is PEPPOL? Hoe werkt het? En waarom zou je dit netwerk moeten willen gebruiken? Op deze pagina lees je meer.
Wat is het PEPPOL-netwerk?
PEPPOL is een afkorting voor Pan-European Public Procurement Online en bestaat al sinds 2008. Het is een soort digitale snelweg om online zaken te kunnen doen. Via het PEPPOL-netwerk kunnen bijvoorbeeld eenvoudig e-Orders, e-Pakbonnen en e-Facturen uitgewisseld worden. Het is een beveiligd netwerk waar alleen bedrijven en overheidsinstellingen op aangesloten kunnen worden nadat er een verificatie op de organisatie is gedaan. Ideaal dus voor veilige factuurverwerking.
Veelgestelde vragen over PEPPOL
PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications) is geen nieuwe PEPPOL standaard, maar een set van specificaties voor het implementeren van een PEPPOL-bedrijfsproces.. Het is verplicht dat PEPPOL-leden die facturen ontvangen via het PEPPOL-netwerk, facturen kunnen ontvangen op basis van deze BIS. Hiermee wordt het PEPPOL-netwerk beter ondersteund tijdens het uitwisselen van facturen over de grens.
Door deze ontwikkeling zijn er wel nieuwe voorwaarden voor het aansluiten op het PEPPOL-netwerk, zoals dat je moet voldoen aan het communicatieprotocol AS4. De reden om AS4 verplicht te stellen is om beter aan te sluiten bij de internationale vereisten.
PEPPOL is de infrastructuur waarmee je digitale documenten kunt uitwisselen, terwijl PEPPOL BIS dus een format voor die documenten is. Je kunt het zien als een template voor het structureren van informatie.
Het PEPPOL-netwerk is alleen beschikbaar voor digitale bestanden in UBL-formaat. Bij deze bestanden zit een PDF, alleen in versleutelde vorm die eenvoudig met de Spend Cloud kan worden uitgelezen. De mooie digitale weergave van de factuur is gewoon zichtbaar voor administratief medewerkers, budgethouders enzovoorts.
Digitale factuurverwerking met het PEPPOL-netwerk is in Nederland sinds 2019 de verplichte standaard voor alle overheidsinstanties. Lees meer op de website van de overheid.
Wat kan ik met PEPPOL?
Efficiënt digitale facturen versturen en ontvangen
Via het PEPPOL-netwerk kun je op een veilige en efficiënte manier digitale facturen versturen en ontvangen door heel Europa. Daarmee kun je dus:
- Eenvoudig door heel Europa e-inkopen doen
- Uniforme digitale documenten aanleveren
- Makkelijk onboarden met een eenvoudig proces
Wat zijn de voordelen van PEPPOL-factuurverwerking?
- Facturen automatisch kunnen inboeken
- Spookfacturen voorkomen
- Sterke beveiliging, dus minder kans op fraude
- Hoge kwaliteit berichten
- Real-time uitwisseling van data
Meer weten? Download de PEPPOL-factsheet!
De Spend Cloud en PEPPOL-factuurverwerking
- Het afstemmen van het factuuradres is niet meer nodig. Leveranciers kunnen aan de hand van het PEPPOL ID van jouw organisatie de facturen rechtstreeks de Spend Cloud in sturen.
- Spookfacturen zijn verleden tijd: doordat alle bedrijven die zijn aangesloten op het PEPPOL-netwerk eerst moeten worden gevalideerd, ben je er zeker van dat facturen ook daadwerkelijk van jouw leverancier afkomstig zijn.
- De facturen in het PEPPOL-netwerk zijn gestandaardiseerd (UBL-formaat). De Spend Cloud zorgt er automatisch voor dat de factuurgegevens één op één worden overgenomen.
Moet ik de hele Spend Cloud aanschaffen
om PEPPOL-facturen te kunnen verwerken?
Nee, je hebt alleen digitale factuurverwerking van de Spend Cloud nodig om PEPPOL-facturen te kunnen verwerken. De rest van de purchase to pay-software (inkoop en contractmanagement) is een mooie aanvulling, maar geen vereiste. Wist je dat je met volledig geautomatiseerde purchase to pay-software van de Spend Cloud facturen touchless kunt verwerken? En dat je het purchase to pay proces kunt combineren met slimme betaalpassen en declaratiesoftware?
Hoe kan ik me aanmelden bij het PEPPOL-netwerk?
Hou er rekening mee dat digitale facturen die je met PEPPOL ontvangt, bijvoorbeeld geen PDF’s kunnen zijn. PEPPOL werkt alleen met digitale UBL-bestanden. Om met PEPPOL te werken, moet je dus eerst een UBL-factuur (kunnen) maken. Factuurverwerking met de Spend Cloud is volledig afgestemd op het PEPPOL-netwerk. Lees hieronder meer over de twee manieren om je aan te melden.
Wanneer je gebruik wil maken van het PEPPOL-netwerk, kun jij je aansluiten bij het PEPPOL Access Point die bijvoorbeeld door jouw financiële pakket wordt voorzien. Deze Access Points verbinden organisaties namelijk aan elkaar met de PEPPOL ID’s. Met zo’n ID krijg je toegang tot het netwerk en ben je dus voor andere organisaties te herkennen. Je kunt dit zien als een persoonlijk identificatienummer om facturen te kunnen versturen of ontvangen. Die moet wel eerst gevalideerd worden, zodat er met zekerheid gezegd kan worden dat jij het bedrijf waar je voor werkt ook daadwerkelijk representeert. Dit lukt meestal binnen één dag.
Door gebruik te maken van de Spend Cloud is het niet nodig om een PEPPOL ID via een Access Point aan te vragen. Dat kan je via ProActive zelf regelen. Binnen 5 minuten kun je kosteloos voor Nederlandse of buitenlandse administraties een PEPPOL ID aanvragen direct in de Spend Cloud. Vervolgens wordt jouw bedrijf binnen een dag door ons gevalideerd en kun je veilige en gestandaardiseerde facturen via PEPPOL ontvangen. Er zitten geen schakels tussen, want er is een directe verbinding tussen de Spend Cloud en PEPPOL. Je hoeft je dus niet druk te maken over alle technische rompslomp zoals Access Points. Dat regelt de Spend Cloud allemaal voor je!
De Spend Cloud is klaar voor PEPPOL, jij ook?
Benieuwd naar hoe PEPPOL werkt en hoe jij je eenvoudig kunt aansluiten? Download dan de PEPPOL-factsheet. Daarin staan ook tips zodat jij soepel van start kunt.
Via het PEPPOL-netwerk kunnen facturen in de Spend Cloud zeer efficiënt en veilig worden verwerkt. Wil jij dit ook? Neem dan contact met ons op.
Eén Spend Cloud
Spend Cloud
Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen.
- Eenvoudige en volledige controle over saldi van betaalpassen
- Beoordelingen door budgethouders
- Volledig pasbeheer in één systeem
- Ondersteuning online betalingen
Slimme betaalpassen als het kan, declareren als het moet. Aanvullende declaratiesoftware met:
- Eenvoudig betaalbewijzen toevoegen
- Voortgangsrapportages over doorlooptijd
- Beoordelen volgens de procuratie
- Met één klik exporteren
- Een digitaal archief
Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan.
- Betaalpasmutaties verwerk je digitaal
- Overal real-time inzicht in pasboeken
- Gestandaardiseerde verantwoording van pasboeken
- Mutaties automatische coderen op kostensoort /grootboekrekening
Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:
- Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
- Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
- Een onbeperkt aantal gebruikers
- Een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige en accountant-proef audittrail
- Overdraagbare archieffunctie
- Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.
- Optimaliseer inkoopstromen
- Minimaliseer verwerkingskosten
- Vertrouw op juiste, volledige en actuele data
Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met bijbehorende voordelen:
- Snellere doorlooptijd
- Minder handmatige handelingen
- Altijd voorbereid op verloop
- Eenvoudig beoordelen via de app
- XML-facturen en 3-way matching
Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:
- Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
- Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
- Een onbeperkt aantal gebruikers
- Een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige en accountant-proef audittrail
- Overdraagbare archieffunctie
- Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk met:
- Automatische matching met facturen
- Signaleringen om ongewenste contractverlengingen te voorkomen
- Een volledige audittrail
- Zo zijn mogelijkheden voor besparing duidelijk
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.
- Optimaliseer inkoopstromen
- Minimaliseer verwerkingskosten
- Vertrouw op juiste, volledige en actuele data
Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Advanced gebruik je factuurverwerking en contractbeheer met bijbehorende voordelen:
- Boekingsvoorstellen dankzij AI
- Ongewenste contractverleningen voorkomen
- Minder handmatige handelingen
Krijg overzicht en controle met geautomatiseerde factuurverwerking:
- Factuur coderen op basis van kunstmatige intelligentie (AI)
- Geïntregreerde OCR: scan-en-herken-software
- Een onbeperkt aantal gebruikers
- Een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige en accountant-proef audittrail
- Overdraagbare archieffunctie
- Uitbreiden met contractmanagement en/of inkoop
Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud.
- 250+ beschikbare OCI-webshopkoppelingen
- Automatische (3-way) match met facturen
- Eenvoudig bestellingen als ontvangen registreren met de Spend Cloud App
- Onbeperkt aantal bestellers
Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk met:
- Automatische matching met facturen
- Signaleringen om ongewenste contractverlengingen te voorkomen
- Een volledige audittrail
- Zo zijn mogelijkheden voor besparing duidelijk
“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud-gebruikers.
- Optimaliseer inkoopstromen
- Minimaliseer verwerkingskosten
- Vertrouw op juiste, volledige en actuele data
Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.
Met Purchase to Pay Professional gebruik je factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software:
- Touchless factuurverwerking
- End-to-end automatisering
- Ongewenste contractverlengingen voorkomen
Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met bijbehorende voordelen:
- Snellere doorlooptijd
- Minder handmatige handelingen
- Altijd voorbereid op verloop
- Eenvoudig beoordelen via de app
- XML-facturen en 3-way matching
Met Purchase to Pay Advanced gebruik je factuurverwerking en contractbeheer met bijbehorende voordelen:
- Boekingsvoorstellen dankzij AI
- Ongewenste contractverleningen voorkomen
- Minder handmatige handelingen
Met Purchase to Pay Professional gebruik je factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software:
- Touchless factuurverwerking
- End-to-end automatisering
- Ongewenste contractverlengingen voorkomen
De Spend Cloud is jouw ultieme spend assistent met:
- Alles in één 100% cloud-based omgeving
- Software voor een onbeperkt aantal gebruikers
- Inclusief een onbeperkt aantal administraties
- Een volledige audittrail
- Over te dragen archieven en acties
- Webversie en Spend Cloud App
Ontvang de factsheet direct!
Ben je benieuwd naar meer voordelen van PEPPOL en hoe PEPPOL impact heeft in de praktijk?
