Afbeelding-handmatige-factuurverwerking-met-stempel

Automatische factuurverwerking: van toen naar nu en de toekomst

Een digitaal factuurverwerkingsproces is tegenwoordig geen zeldzaamheid meer. Het is ondertussen gelukkig algemeen bekend dat facturen handmatig blijven verwerken verre van optimaal is.

Maar hoe ver kun je gaan met automatisering? Hoe pak je dit stapsgewijs aan? En hoeveel verschilt een toekomstbestendig factuurverwerkingsproces van een traditionele? Dat lees je in deze blog.

Facturen ontvangen: van brievenbus naar digitale postbus

Vroeger kwam de factuur binnen in een envelop via de aloude brievenbus. Die werd opengescheurd, bekeken en gesorteerd. Tegenwoordig worden de meeste facturen digitaal ontvangen via e-mail of zelfs via het veilige PEPPOL-netwerk. In het proces is eigenlijk niets veranderd, alleen de manier waarop je de factuur ontvangt verschilt.

De eerste stap in automatisering is de e-mail automatisch doorsturen. In plaats van dat je de factuur handmatig je factuurverwerkingssoftware in stuurt, kun je deze met slimme filters automatisch in de Spend Cloud ontvangen. De Spend Cloud controleert dan of de e-mail daadwerkelijk een factuur is en laadt de factuur in. Hierdoor sorteert de post zichzelf, net zoals facturen die vroeger handmatig in verschillende postmappen werden geplaatst.

Factuurgegevens verwerken: van blokstempel naar één klik op de knop

Vroeger kreeg een factuur met de blokstempel te maken. Tegenwoordig kun je digitale velden handmatig laten vullen door factuurverwerkingssoftware. Of, je laat de Spend Cloud alles automatisch vullen op basis van factuurdata (bij voorkeur XML-data natuurlijk), historische data en door middel van kunstmatige intelligentie. In dit laatste geval hoef je dus alleen te controleren of alle gegevens correct zijn ingevuld en overgenomen. Dat scheelt ook behoorlijk wat handmatig werk!

Op naar de beoordeling

Nadat de medewerker heeft gecontroleerd of alles goed staat, gaat de factuur door naar het volgende stadium. Vroeger was dit een nieuwe postmap. Nu wordt de factuur digitaal doorgestuurd naar de beoordelaar. Ook hier kan de Spend Cloud een slimme suggestie doen voor het kiezen van wie de factuur moet beoordelen. Wist je dat je ook automatische workflows kunt instellen op basis van procuratieschema’s? Dan heb je helemaal geen handmatig werk meer aan deze stap.

Doorlooptijden van facturen in de gaten houden

De kans dat papieren facturen vaak lang op het volgende bureau blijven liggen, is best aanzienlijk. Gelukkig heeft de Spend Cloud allerlei statistieken waarmee je de doorlooptijd kunt monitoren. Hierin staat een overzicht van medewerkers die gemiddeld vaak een lange doorlooptijd veroorzaken. Zo kun je deze medewerkers gerichte ondersteuning bieden, zodat ze hun werk beter kunnen doen.

Benchmarks voor doorlooptijden

In een ideale wereld streeft iedereen naar een zo kort mogelijke doorlooptijd. Dat is daadwerkelijk haalbaar met volledig touchless factuurverwerking in de Spend Cloud! Is jouw organisatie daar nog niet klaar voor? Onze benchmark voor een gemiddelde doorlooptijd is vijf werkdagen.

Facturen goedkeuring: van parafen naar de Spend Cloud App

In het ouderwetse proces is het dan tijd om met pen een paraaf of handtekening op de factuur te zetten. Tegenwoordig druk je in de Spend Cloud (App) gewoon op een knop om een factuur goed te keuren. Het afgelopen jaar hebben we een interessante trend ontdekt: organisaties die veel gebruik maken van de app voor factuurverwerking, hebben een kortere doorlooptijd bij de verwerking van hun facturen. We adviseren dus om de Spend Cloud App te gebruiken!

Wat als er meerdere handtekeningen gezet moeten worden?

In plaats van dat er nog een met pen ondertekend moet worden, maakt de Spend Cloud gebruik van automatische workflows. Door procuratieschema’s slim in te richten, bespaar je weer handmatige handelingen. Dan gaat de factuur dus meteen door naar de eerste persoon die echt goedkeuring móét geven, in plaats van dat er tien paar ogen nodig zijn.

Facturen betalen: van overtypen naar automatische notificaties

Vroeger lag er voor deze stap in het proces nog niets vast in een softwareprogramma. De factuur moest volledig worden overgetypt in het boekhoudprogramma, zodat de informatie vindbaar was. Dan werd er een betaalvoorstel gemaakt waar alle facturen bij gezocht moesten worden. De papieren factuur werd in de ‘te betalen’-multomap geplaatst, nogmaals gecontroleerd en dan pas betaald. En dan zijn er de verfrommelde facturen, zonder handtekening of geregistreerde levering, die altijd te laat worden betaald.

In de Spend Cloud ziet dit proces er natuurlijk heel anders uit. De factuur wordt na goedkeuring automatisch, via een koppeling, beschikbaar gesteld voor betaling in het boekhoudprogramma. Daarnaast krijg je automatisch notificaties in de Spend Cloud wanneer facturen lang open staan voor goedkeuring. Zo worden ze niet vergeten. Je kunt ook een betaaltermijn registreren, zodat je de factuur zeker weten op tijd betaald (maar nooit te vroeg).

Archiveren: van multomappen naar digitale opslag

Wanneer de factuur betaald is, wordt de papieren factuur in de uitpuilende map ‘betaald’ opgeslagen, gesorteerd op boekstuknummers. Natuurlijk worden specifieke facturen gekopieerd en apart opgeslagen voor de accountant. Aan het einde van het jaar worden de papieren facturen namelijk in dozen gestopt om in het archief te worden opgeslagen. Wist je dat digitale facturen tegenwoordig automatisch worden opgeslagen in een digitaal archief? En dat je in de Spend Cloud met slimme zoekfuncties eenvoudig de juiste factuur kunt terugvinden?

Voorbereiden op de accountantscontrole

Aan het einde van het jaar moest je de archiefkast in duiken om facturen op te zoeken die de accountant voor een steekproef wilde controleren. Dat zijn natuurlijk altijd facturen die net verkeerd zijn opgeborgen. Kortom: een frustrerende zoektocht van heb ik jou daar.

De Spend Cloud daarentegen heeft een audit trail beschikbaar. Je kan de accountant zelfs rechten geven om zelf in de Spend Cloud in te loggen. Dan hebben medewerkers helemaal geen werk meer aan de accountantscontrole! Lees meer over deze opties op de Spend Analytics-pagina.

Maar gaat zo’n geautomatiseerd factuurverwerkingsproces wel echt goed dan?

Hoe weet je zeker dat je factuurverwerkingsproces correct verloopt, als je geen controlemoment bij iedere stap hebt? Als je zoveel mogelijk handmatige handelingen weggeautomatiseerd? En als je de Spend Cloud suggesties laat doen?

De Spend Cloud verwerkt facturen nooit “zomaar”. De software zoekt altijd een 3-way match, 2-way match of een andere soort match. Daarover lees je meer op de touchless factuurverwerking-pagina. Daarnaast krijg je altijd een melding wanneer verschillen buiten de afwijkingstolerantie vallen die je als organisatie zo streng kunt instellen als je zelf wilt. Ook kun je diverse controlemomenten instellen, ondanks dat dit vaak niet noodzakelijk is.

We gaan graag met je in gesprek over welke instellingen handig zijn voor jouw organisatie. Vraag een live demo van de Spend Cloud aan! Dan leggen we de mogelijkheden uit. Spreken we je binnenkort?

Meer informatie over de Spend Cloud?

Neem contact met ons op of vraag meteen een gratis, vrijblijvende demo aan!

Ik wil een demo

Benieuwd wat de Spend Cloud voor jouw organisatie kan betekenen? 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *