Bespaar tijd en minimaliseer fouten met geautomatiseerd coderen van boekingen/transacties
Tijd besparen en nauwkeurigheid verhogen zijn cruciale aspecten van een efficiënt administratief proces. Met slimme filters voor het automatisch coderen van boekingen en transacties, kun je handmatige taken verminderen en tijd besparen.
Ontdek hoe deze filters helpen bij het versnellen en verbeteren van het coderingsproces, terwijl de druk op medewerkers zonder administratieve ervaring wordt verlicht. In deze blog lees je hoe je slimme filters kunt instellen om te profiteren van de voordelen van geautomatiseerd coderen.
Boekingen/transacties automatisch coderen met filters
Minder handmatige handelingen? Dat betekent dat je meer tijd overhoudt voor taken die écht belangrijk zijn. En medewerkers die administratieve handelingen niet gewend zijn, worden ontzorgd door te automatiseren. Maar hoe helpen slimme filters tijdens het automatisch coderen om dit voor elkaar te krijgen?
Je kunt de Spend Cloud zo inrichten dat boekingen/transacties automatisch worden gecodeerd. Op die manier worden de kostensoort, kostenplaats en eventuele verbijzonderingen automatisch gevuld. Geen typfouten meer! Uiteindelijk helpen de slimme filters om het coderen van transacties te versnellen en verbeteren.
Hoe richt je slimme filters in?
Filteren op Merchant Category Codes (MCC)
MC-codes geven aan wat voor producten of diensten een organisatie levert. Je kunt filters instellen voor deze codes en/of woorden en cijfers in de transactie-omschrijving. Alle uitgaven die je doet, zijn voorzien van transactie-omschrijvingen. In die omschrijving zie je soms de naam terug van de winkel waar je de uitgave hebt gedaan en soms de MC-code. In een bankimport kun je gebruikmaken van filters op woorden en/of cijfers en voor uitgaven die gedaan zijn met een pas kun je gebruikmaken van filters op MC-code. Zo kun je kosten uitsplitsen per grootboekrekening.
Slimme filters in het transactie-archief
In het archief kun je alle boekingen terugvinden: pas- en bankboekingen. Op basis van deze data kun je rapportages genereren. Om die rapportages te laten aansluiten bij jouw specifieke behoeftes, zijn er allerlei filters beschikbaar. ‘Rekening’, ‘betaalmethode’ en ‘pas’ zijn nieuw. Zo kun je met het overzicht:
- Een specifieke boeking terugvinden, zoals bij een retour
- Online betalingen monitoren
- Budgetten monitoren op basis van data zoals kostenplaats, kostensoort, project of cliënt
- Een overzicht samenstellen van alle boekingen in een bepaalde periode
- Dit overzicht exporteren (bijvoorbeeld als PDF) met begin- en eindsaldo die je voor een audit kunt gebruiken.
Hierbij kun je zelf kiezen welke filters en kolommen je wilt zien en bepaal je ook de volgorde.
Benieuwd naar andere slimme Spend Cloud opties?
De Spend Cloud heeft diverse slimme functionaliteiten voor het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces, en voor het gebruik van Spend Cloud Cards. Lees meer over wat je allemaal met de Spend Cloud kunt, op de Spend Cloud-pagina. We bewijzen de kracht van de software ook graag tijdens een live demo. Spreken we je binnenkort?
Ontvang de factsheet direct!
Bekijk alle voordelen van slimme betaalpassen voor medewerkers en voor de administratie in de factsheet.
Eén reactie