De ultieme gids voor een efficiënt inkoopbeleid
Ontdek hoe je een korte crediteurenlijst en het naleven van het inkoopbeleid eenvoudig faciliteert.
Een goed inkoopbeleid is essentieel voor elke organisatie, groot of klein. Het zorgt ervoor dat jouw inkoopproces gestructureerd en kosteneffectief is. Hoe stel je zo’n beleid efficiënt op en waar moet je rekening mee houden? Deze gids helpt je op weg.
Of bekijk meteen welke mogelijkheden het Spend Cloud inkoopsysteem biedt.
Stap 1: Analyseer de huidige situatie
Zorg dat je op de hoogte bent van relevante wet- en regelgevingen, en van hoe jouw huidige inkoopprocessen nu lopen. Welke afspraken zijn er al gemaakt? Welke medewerkers zijn waar verantwoordelijk voor en waarom? Is die verdeling ook logisch? Kan het eenvoudiger? Waar wordt geld aan uitgeven en waarom? Welke leveranciers worden gebruikt?
Denk ook kritisch na over welke inkoopsystemen jullie momenteel gebruiken. Wat zijn daar de sterke en zwakke punten van? Is er inmiddels een ander inkoopsysteem dat beter bij huidige en toekomstige behoeften aansluit?
Jouw analyse moet niet alleen informatie bevatten over de huidige situatie, maar ook over het ideaalplaatje. Praat dus ook zeker met diverse stakeholders om alle frustraties en wensen op een rijtje te zetten. Pas als je weet hoe groot het gat tussen nu en de ideale situatie is, kun je een passende oplossing bepalen. Bepaal wat je wilt bereiken met het beleid en ga dan aan de slag.
Stap 2: Definieer het inkoopbeleid
Een tip van Nevi is om het beleid in begrijpelijke taal te schrijven. Als medewerkers de tekst snappen, is het makkelijker na te volgen. Nevi raadt ook aan om te overwegen of een gezamenlijk inkoopbeleid effectief is voor kleinere organisaties. “Een gezamenlijk inkoopbeleid kan namelijk helpen bij het delen van inkoopkennis.
Zorg daarnaast dat de conceptversies van het inkoopbeleid de volgende informatie bevat:
- Doelstellingen: Wat wil je bereiken met het inkoopbeleid? Denk aan kostenbesparing, kwaliteitsverbetering, vereenvoudiging, verduurzaming, cybersecurity of risicobeperking van bijvoorbeeld ‘maverick buying’.
- Richtlijnen en procedures: Beschrijf de procedures voor het aanvragen, goedkeuren, bestellen en ontvangen van goederen en diensten. Hierbij is het ook belangrijk om aan te geven welke leveranciers de voorkeur krijgen en hoe nieuwe leveranciers worden geselecteerd. Voeg ook toe wat de procedure is als iemand het inkoopbeleid niet volgt.
- Rollen en verantwoordelijkheden: Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe aan de verschillende betrokkenen. Bepaal ook welke procuratieschema’s relevant zijn.
- Duurzaamheid: Hoe gefocust is jouw organisatie op duurzaamheid? Overweeg bijvoorbeeld milieuvriendelijke producten, eerlijke handel, duurzame leveranciers en mogelijkheden voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Wees zeker wat duurzaamheid en MVO betreft zo concreet mogelijk met meetbare doelen.
- Ethiek: Neem ethische overwegingen op in het inkoopbeleid. Denk aan transparantie, integriteit en het voorkomen van belangenverstrengeling.
- Systemen: Bepaal welke aanvullende of vervangende tooling nodig is om het inkoopbeleid efficiënt te kunnen volgen en onderhouden. Is het belangrijk om het proces te vereenvoudigen voor medewerkers of moet er juist meer vastgelegd worden?
- Innovatie: Hoe gefocust is jouw organisatie op innoveren? Willen jullie gebruik maken van OCI-koppelingen, kunstmatige intelligentie en de nieuwste snufjes of leggen jullie de focus ergens anders?
Ben je op zoek naar inspiratie voor doelstellingen? Lees dan vooral verder in deze blog met tips om jouw inkoopsysteem te optimaliseren.
Stap 3: Verifieer en finaliseer
Verifieer het concept voor het inkoopbeleid met de belangrijkste stakeholders en eventueel met ondernemers. Wie de belangrijkste stakeholders precies zijn, bepaal je aan de hand van onze tips voor efficiënt stakeholdermanagement. Zorg in ieder geval dat alle betrokken partijen gepresenteerd zijn tijdens deze laatste verificatie.
Bedenk ook een proces om het inkoopbeleid periodiek te evalueren en bij te schaven. Zo blijven de inkoopprocessen namelijk passen bij de wensen en behoeften van jouw organisatie. Nevi raadt aan om dit minstens om de twee jaar te doen en om een onafhankelijke klachtenprocedure te hebben. Zorg dat er in ieder geval een mogelijkheid is om (anoniem) feedback te geven. Als ook dit is uitgedacht, is het beleid klaar voor implementatie.
Stap 4: Implementeer en communiceer
Een inkoopbeleid implementeer je efficiënt met deze stappen:
- Creëer draagvlak, bijvoorbeeld deze tips om weerstand te voorkomen bij een implementatietraject.
- Train medewerkers die extra ondersteuning nodig hebben in het aanpassen van hun werkwijze.
- Communiceer het inkoopbeleid duidelijk en maak informatie over het beleid toegankelijk.
- Zorg ervoor dat de juiste inkoopsystemen zijn ingericht om het inkoopbeleid te ondersteunen.
Stap 5: Evalueer en verbeter
Zoals eerder benoemd is het essentieel om het inkoopbeleid regelmatig te evalueren en te optimaliseren. Vraag aan medewerkers wat prettig werkt en wat niet, zodat inkoopprocessen aangescherpt kunnen worden. Pas daarnaast deze tips toe om het voor medewerkers makkelijk te maken om het inkoopbeleid na te leven en hou die naleving ook goed in de gaten. We merken dat het gebruik van OCI-koppelingen ook een grote positieve impact op de naleving van het inkoopbeleid bij veel klanten.
Tips om het inkoopproces te analyseren
Er zijn uiteenlopende manieren om het inkoopproces te analyseren. Denk aan beïnvloedbare kosten versus niet-beïnvloedbare kosten. Denk aan analyses per productgroep, per kostensoort of per leveranciersgroep. Denk aan analyses op het aantal relaties of het aantal facturen.
Daarnaast kun je natuurlijk een ABC-analyse, top-25 spend, doorlooptijdoverzicht en Kraljic-matrix inzetten. Nieuwsgierig naar welke opties de Spend Cloud biedt? Lees dan verder op de Spend Analytics-pagina of bekijk gelijk alle features van het Spend Cloud inkoopsysteem.
