De Spend Cloud gebruiken voor het decentrale inkoopproces van Junis
“Junis heeft voor de Spend Cloud gekozen om vier redenen.”
Stichting Kinderopvang Junis biedt diverse vormen van kinderopvang aan. Met 1100 medewerkers verdeeld over 95 locaties, moet je processen goed op orde hebben. Dat heeft inkoopadviseur Kim grondig aangepakt voor Junis. De Spend Cloud biedt een goede ondersteuning voor onder andere het inkoopproces van de organisatie.
Vroeger had Junis geen inzicht en sturing op kosten
“Voordat Junis met de Spend Cloud werkte, hadden we van tevoren geen controle over het inkoopproces. Het inzicht kwam eigenlijk pas achteraf, wanneer we de factuur ontvingen,” vertelt Kim. “Dan heb je dus te maken met bestellingen die zijn geplaatst terwijl clustermanagers er misschien niet achter staan. Of orders die op een afwijkend adres worden bezorgd in plaats van op locatie. Dat is natuurlijk ook niet de bedoeling. Door het inkoopproces te automatiseren, zorgen we dat deze dingen niet meer gebeuren.”
Waarom werken met de Spend Cloud voor inkoopprocessen?
“We waren op zoek naar boekhoudsoftware en software voor het Purchase to Pay proces. We wilden tooling die niet alleen een goede basis biedt, maar meer levert. Het was een logische keuze om te kijken of de Spend Cloud bij ons paste, omdat we al werken met de slimme betaalpassen. Die unieke combinatie van Purchase to Pay met passen was wat ons over de streep trok,” legt Kim uit.
“Junis heeft uiteindelijk voor de Spend Cloud gekozen om vier redenen. De grootste reden is dat we alle processen op één plek wilden kunnen beheren. En dan natuurlijk de stap zetten naar automatisering. Het factuurverwerkings-, contractmanagement- en inkoopproces sluit allemaal op elkaar aan in de Spend Cloud en dat is precies wat we nodig hebben. Je hebt alles bij elkaar en kunt dingen eenvoudig terugvinden. Alles komt ook altijd bij de juiste persoon terecht via automatische workflows. Wie heeft iets aangemaakt? Wie heeft het goedgekeurd? Bij welke order hoort deze factuur? Het staat allemaal in de Spend Cloud.”
“De integratie tussen de Spend Cloud en Visma.net Financials was een andere reden. Omdat beide producten van Visma zijn, is het makkelijker om snel te schakelen en dingen voor elkaar te krijgen. We wilden zo min mogelijk aparte tooling en beschouwen het boekhoudprogramma en de Spend Cloud eigenlijk als één integrale oplossing.”
“Daarnaast wilden we vanuit het servicebureau overkoepelend meer inzicht hebben in het inkoopproces, zodat we niet meer hoefden af te gaan op facturen. En we wilden meer beveiliging wat betreft wie wat kan bestellen en wie die orders goedkeurt. Omdat de Spend Cloud ons in dit alles voorziet, was het voor Junis een duidelijke keuze.”
Korte lijnen tijdens en na de Spend Cloud-implementatie
“De samenwerking met Emmanuel en Noureddine van Visma | ProActive, en de samenwerking met Visma Software was heel fijn. De implementatie van de Spend Cloud in combinatie met Visma.net is iets dat we echt in samenspraak met clustermanagers en -coördinatoren hebben gedaan. Dat is best een uitdaging met zoveel medewerkers verspreid over verschillende locaties. De ondersteuning daarbij vanuit Visma | ProActive en Visma Software was top.”
“Voor de Spend Cloud kregen we bijvoorbeeld eenvoudige invulschema’s zodat we de inrichting in één keer goed konden neerzetten. Dit in plaats van dat we alles helemaal zelf moeten bedenken. En als we dan wel vragen hebben, wordt er altijd meegedacht door Visma | ProActive. Die korte lijnen zijn heel prettig.” Dankzij de inzet van Junis is de integratie tussen de Spend Cloud en Visma.net echt sterker geworden. Better together!
Inkoopsoftware is ideaal voor clustermanagers en -coördinators
“In plaats van facturen dagelijks handmatig te moeten verwerken en goedkeuren, verloopt het meeste nu automatisch voor clustermanagers en -coördinators,” gaat Kim verder. “Vooral zij merken de voordelen van inkoopsoftware van de Spend Cloud. Het draagvlak is hoofdzakelijk top-down heel groot en bij de medewerkers die iets digitaal vaardiger zijn dan sommige anderen. Gelukkig zien de medewerkers die even moeten wennen aan de nieuwe werkwijze met OCI-koppelingen, ook de voordelen van inkoopsoftware in als je het hele inkoopproces aan ze duidelijk maakt. We creëren goedkeuring aan de voorkant en dat werkt heel prettig.”
Hoe werkt bestellen met de Spend Cloud voor een kinderopvanglocatie?
De Spend Cloud App via de tablet
“Junis hanteert per groep een tablet waar de Spend Cloud App op staat en de browser voor Spend Cloud met SSO is ingesteld. Zo kunnen alle medewerkers die op die groep werken met één tablet bestellen,” vertelt Kim. “Medewerker A kan bijvoorbeeld op maandag de digitale winkelwagen vullen. Dan kan medewerker B de bestelling plaatsen, onafhankelijk van of medewerker A op een andere dag aanwezig is. Zo komen bestellingen toch op tijd binnen.”
Het inkoopproces blijven verbeteren met de Spend Cloud
Kortom: de Spend Cloud werkt voor iedereen, zowel op het Servicebureau, als ook de clustermanagers, -coördinators en de medewerkers die voor de kinderen zorgen. “En ik kan met Spend Analytics kijken waar al het geld naartoe gaat,” zegt Kim. “Daar word ik heel blij van. Ik zit elke dag in de Spend Cloud en ik vind het leuk om te optimaliseren. Het is fijn dat ik veel meer inzicht heb dan vroeger. Ik draag in mijn eentje de verantwoordelijkheid voor het hele inkoopproces bij Junis, dus dan moet je een goed werkbaar proces hebben. Uiteindelijk wil ik bijvoorbeeld op basis van analyses leveranciers aanschrijven om met nog meer OCI-koppelingen te kunnen werken.”
Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van het werken met een volledig digitaal en geautomatiseerd Purchase to Pay proces in deze factsheet.
Het resultaat? Tijdsbesparing en inzicht!
“Het is lastig om te zeggen wat we in de tussentijd bereikt hebben dankzij de Spend Cloud,” geeft Kim toe. “Natuurlijk merken we het in besparing op verwerkingskosten, maar ik kan er geen bedrag aan hangen. We hebben per inkoopfactuur misschien minder kosten aan het verwerken, maar Junis is ook enorm gegroeid afgelopen tijd. Dan is het geen eerlijke vergelijking. Wat ik wel met zekerheid kan zeggen, is dat de nieuwe werkwijze een enorme tijdsbesparing heeft opgeleverd. Vooral de clustermanagers en -coördinatoren merken dat heel erg. En ik heb meer inzichten en dat is fijn!”
Nieuwsgierig naar meer over Purchase to Pay?
Bekijk alle voordelen van een integratie tussen inkoop, factuurverwerking en contractmanagement in de factsheet.
